Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ реализации функций управления в ООО «Альянс»).pdf

Глава 2. Анализ реализации функций управления в ООО «Альянс»

2.1. Краткая характеристика ООО «Альянс»

ООО «Альянс» было создано в 2005 г. в городе Железногорске.

Основной вид деятельности – производство мебели по индивидуальным заказам.

Компания небольшая имеет одну торговую точку по адресу проспект Курчатова, д. 3, где производится прием заявок и находится выставка, а также производственный цех (ул. Привокзальная, 26), в котором непосредственно и производится мебель и находится склад с материалами.

Одной из главных задач компании является создание качественной мебели под заказ, воплощая в жизнь любые творческие идеи дизайна и стиля корпусной мебели, учитывая все пожелания клиента, особенности дизайна и обстановки любого помещения.

Клиентами компании являются юридические и частные организации и физические лица. Компания изготавливает корпусную мебель, предназначенную для потребителей со средним и высоким уровнем доходов, а также малого и среднего бизнеса. Предприятие изготавливает мебель для гостиных, спален, прихожих, детских и молодежных комнат, ванных комнат, кухонь и домашних кабинетов. Также предусмотрено изготовление мебели для бизнеса, такой как: специализированное торговое оборудование, мебель для школ и дошкольных учреждений, стойки рецепции, рабочее место любого профиля.

Основными видами услуг компании в настоящее время являются: бесплатный замер; индивидуальная консультация дизайнера; подробная разработка дизайн проекта; изготовление мебели; сборка и установка мебели; гарантийное, пост гарантийное обслуживание; обслуживание на дому.

2.2. Организационная структура ООО «Альянс»

Организационная структура – совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц. Модель организационной структуры – описание организационной структуры. Отображается иерархия организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, многообразие связей между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений.

Рассмотрим модель организационной структуры ООО «Альянс». Модель отражает существующие подразделения фирмы в виде иерархии. Визуальная модель организационной структуры представлена в Приложении 1. Модель имеет линейный вид и относится к многоуровневой форме, что доказывается тем, что: элементы находятся в вертикальной зависимости; каждый уровень управления подчиняется вышестоящему.

Кроме того видно, что на предприятии есть сотрудники не принадлежащие какому-либо отделу, это значит, что выполняемые ими функции уникальны, и каких-либо подчиненных у данных сотрудников нет, что вполне приемлемо для предприятия небольшого размера.

Главой управления предприятием является директор. Его основная функция – это общее руководство над предприятием, которая включает в себя следующее: организация, координация и контроль работы предприятия; организация эффективного взаимодействия отделов предприятия; стратегическое планирование развития предприятия и реализация этих планов; участие в формировании бюджета и контроль его выполнения; обеспечение эффективного документооборота и своевременного движения информации в компании.

Директору подчиняются начальники четырех отделов, бухгалтер и дизайнер-проектировщик. За каждым отделом закреплен начальник, у которого в подчинении находятся сотрудники этого отдела. Бухгалтер и дизайнер-проектировщик не принадлежат к какому-либо отделу и подчиняются непосредственно директору.

Должностных инструкций в компании нет, поэтому некоторые отделы и сотрудники часто выполняют не свои функции. Например, начальник производственного отдела может провести выгрузку товаров на склад, а начальник склада, может отдавать поручения сотрудникам хозяйственного отдела.

Данная модель не показывает функции сотрудников, поэтому возникает необходимость в построении и анализе функциональной модели.

2.3. Функциональная структура ООО «Альянс»

Функциональная модель - описание выполняемых системой функций и их взаимных связей. Функциональные модели, содержат иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей.

Главной задачей фирмы является продажа мебели. Поэтому основными функциями будут: осуществление продажи товара; производство.

К числу второстепенных функций относятся следующие: подбор и управление кадрами; ведение бухгалтерского и финансового учета; обеспечение функционирования склада; осуществление процесса поставки и доставки; исследование и анализ рынка сбыта.

Все перечисленные выше функции относятся ко второму уровню функциональной модели и исходят из главной задачи организации. Каждая из этих функций детализирована, то есть разделена на функции более низкого иерархического уровня. Директор выполняет все функции, связанные с управлением, поставками, а так же помогает контролировать процесс производства начальнику производственного отдела. Кроме того директор занимается кадрами.

Дизайнер-проектировщик создает проекты мебели любой сложности, в основном кухни, шкафы-купе, спальни, прихожие. Директор так же владеет навыками проектировки, что помогает разгрузить единственного сотрудника по дизайну.

Бухгалтерский и финансовый учет компании обеспечивает бухгалтер. Он составляет различные отчеты, кроме того выдает заработную плату.

Юридическую поддержку компания отдает на аутсорсинг.

Функциональная структура компании ненадежна, так как должностных инструкций нет. Сотрудники могут выполнять смежные функции, а контроль над сотрудниками производится лишь директором. Кроме того из-за отсутствия постоянных связей цеха и магазина процесс управления и контроля становится еще сложнее.

Функциональная модель отражена в Приложении 2.

На рисунке 1 представлены бизнес-процессы ООО «Альянс».

Рисунок 1. Классификация бизнес-процессов ООО «Альянс»

Основными процессами организации являются заказ мебели клиентом, закупка сырья и материалов, производство мебели и продажа. Основной процесс помогают осуществлять обеспечивающие процессы, они поддерживают работу основного процесса юридически, технически и информационно. Такие процессы в организации осуществляют бухгалтер, и начальник склада и отчасти директор.

Кроме обеспечивающих процессов в компании представлены и управляющие процессы, в которых происходит контроль над финансами, персоналом и ресурсами. Управляющие процессы целиком и полностью исполняет директор организации.

Ошибки или неправильные действия в любых процессах ведут к снижению прибыли и некорректной работе самой фирмы, а для их предотвращения

Главной целью организации является максимизация прибыли и повышение конкурентоспособности. Основную прибыль организации приносят основные бизнес-процессы. Размер доходов, полученных в результате течения основных бизнес-процессов, зависит от конкурентоспособности организации, которая, в свою очередь, определяется множеством факторов, в том числе степенью удовлетворенности клиентов качеством услуг и товаров. Для того, чтобы повысить качество, а тем самым максимизировать прибыль, необходимо оптимизировать данные бизнес-процессы.

Процессы управления и обеспечивающие процессы в фирме налажены, так что их оптимизация не так важна, если существуют проблемы в основных бизнес-процессах. Поэтому рассматривать и оптимизировать их не считаю необходимым, и выбор будет происходить из четырех основных процессов: закупка сырья и материалов, процесс заказа, производство и продажа.

Процесс закупки сырья и материалов работает стабильно, контакты с поставщиками налажены и существуют уже несколько лет. Так же проблем нет с производством. Коллектив слаженный и работает без перебоя, кроме того недавно было закуплено новое оборудование. Процесс продажи связан с процессом заказа, поэтому и проблемы в них одинаковы. Проблемность этих процессов легко просматривается, так как количество заказов, а вследствие и продаж упало за последний год на 20%.

Изменять процессы, связанные с производством очень затратно и не имеет смысла, в связи с покупкой нового оборудования. Процесс закупки материалов оптимизировать не столь затратно, как процесс производства, однако возможностей для этого нет, так как нет времени на поиск новых поставщиков и переговоры с ними. Кроме того с действующими поставщиками у компании налажены связи и имеются неплохие скидки на их продукцию.

Выбирая из четырех основных бизнес-процессов организации можно увидеть, что в оптимизации нуждается процесс индивидуального заказа, а остальные процессы в данный момент в изменении не нуждаются.

Выводы

Основная деятельность ООО «Альянс» – производство корпусной мебели различного вида на заказ.

Проведенное исследование выявило ряд проблем в реализации функций менеджмента на предприятии:

• неэффективный обмен информацией между отделами компании и директором. Так как процесс прохождения заказов от отдела продаж к директору не автоматизирован, то возможна задержка их выполнения;
• технологические расчеты осуществляются вручную, что занимает большое количество времени и не гарантирует отсутствие ошибок, что соответственно ведет к браку продукции и к неэкономичному расходу материалов;
• нет строгого учета и контроля расходования материалов и комплектующих;
• устаревшее оборудование и программное обеспечение;
• отсутствие постоянной информационной связи между магазином и офисом.

Глава 3. Рекомендации совершенствованию управления ООО «Альянс»

Процесс заказа мебели, является основным и главным для ООО «Альянс». Владельцем данного процесса в компании «Альянс» является директор, потому что именно он располагает ресурсами и управляет информационными потоками процесса, кроме того следит за его выполнением. Входом в процесс можно назвать предпочтения и желание клиента приобрести ту или иную мебель в ателье. Выходом является договор на производство мебели между клиентом и ателье, а так же счет-фактура на оплату выполненного заказа.

Процесс индивидуального заказа мебели происходит следующим образом. Клиент приходит в магазин, где говорит о своих предпочтениях дизайнеру, который рассматривает его предпочтения, делает макет-набросок проекта, после чего предлагает внести некоторые изменения в заказ, с точки зрения его профессионального взгляда и наличия необходимого материала у поставщиков (уточнение о наличии материала производится дизайнером, в процессе выполнения макета, по телефону). Далее проект согласовывается с клиентом, производится договоренности о вариациях доставки и монтажа, заключается договор с клиентом, берется предоплата на материалы. Все полученные за день заказы собираются в единую папку, которую каждый день вечером забирает директор и доставляет в цех, где на следующее утро дает указание на работы по собранным заказам. После выполнения проекта, составляется счет-фактура на оплату заказа. Директор уведомляет клиента о выполнении заказа по телефону. После чего, в соответствии с договоренностью, продукт либо доставляется к клиенту, производится монтаж и окончательная оплата по счет-фактуре, либо клиент приезжает в цех, оплачивает и забирает заказ. Модель данного процесса представлена в Приложении 3.

Основными факторами, влияющими на данный процесс, являются время обслуживания клиента, время обработки заказа, время выполнения заказа, степень удовлетворенности клиентов.

Проанализируем слабые и сильные стороны процесса, выявим угрозы и возможности для улучшения. Для этого используем метод SWOT-анализа, представленный таблице 1.

Таблица 1

SWOT-анализ процесса индивидуального заказа мебели