Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

Приходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма № КО-3 .

Таблица 1

Корреспонденция счетов по поступлению денежных средств в кассу организации

2.4 Выдача из кассы наличных денег

ООО «Кантин Нитрон», имеет постоянную денежную выручку, и по согласованию с обслуживающим банком может расходовать ее на оплату труда и выплату социальных пособий. Также из кассы производится выдача наличных денег под отчет.

Организация выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размерах и на сроки, определенные руководителем. Перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утвержден приказом руководителя предприятия.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам форма № КО-2 или платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером организации.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, получающим деньги, запрещена. Сдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, разрешительной надписи руководителя предприятия, правильность оформления документов, наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после выдачи по ним денег подписываются кассиром.

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форма № КО-3. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.

В аналогичном порядке оформляются и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе в отпуск, болезни), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовая выдача денег на оплату труда отдельным лицам производится по расходным кассовым ордерам. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

По истечении сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир должен:

• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
• записать в кассовую книгу, фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №___».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

Таблица 2

Корреспонденция счетов по выбытию денежных средств из кассы

В организации используется операционная касса для расчетов с покупателями. Главный бухгалтер перед началом рабочего дня выдает кассиру авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег № КО-5.

Кассир в конце рабочего дня отчитывается перед главным бухгалтером в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдает остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям главному кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

По авансам, полученным для оплаты труда, кассир отчитывается в срок, указанный в платежной ведомости, для их выплаты. До истечения этого срока кассир обязан ежедневно сдавать в кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям.

При работе на контрольно-кассовых машинах применяется контрольно - кассовая лента, которая оформляется на начало и конец дня, при этом на ней проставляется число, время начала работы, номер контрольно - кассовой машины, клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и главным бухгалтером. Если в процессе работы произошел обрыв контрольно - кассовой ленты, то проставляются время обрыва, указанные выше реквизиты и подписи.

По окончании работы организации или по прибытии инкассатора банка кассир подготавливает денежную выручку и другие платежные документы, составляет кассовый отчет и сдает выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру главному бухгалтеру.

Главный бухгалтер в присутствии кассира - операциониста снимает показания контрольных счетчиков, вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту или получает ее распечатку и подписывает конец контрольной ленты, указывая на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы.

По показаниям счетчиков контрольно-кассовой машины на начало и конец дня определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям всех денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и совпадать с суммой, сданной кассиром - операционистом главному бухгалтеру.

После снятия показаний счетчиков, определения и проверки фактической суммы выручки делается запись в книгах кассира - операциониста, которая скрепляется подписями кассира и главного бухгалтера.

При расхождении результатов сложения сумм по контрольной ленте с выручкой, определенной по счетчикам главный бухгалтер с кассиром должен выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в книги кассира - операциониста.

На ООО «Кантин Нитрон» практикуется питание сотрудников завода по талонам.

Талоны – это абонементы на получение питания в столовой при производственном предприятии или учреждении. Абонемент на получение питания является бланком строгой отчетности.

Учет талонов как бланков строгой отчетности, согласно Плану счетов, утвержденному Приказом Минфина Российской Федерации от 31.10.2000 г. N 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению», ведется по номинальной стоимости питания, которое по ним можно получить, на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Кроме того, талоны на питание имеют определенную стоимость изготовления, поэтому первоначально они учитываются на счете 10 «Материалы» по их фактической себестоимости, после чего включаются в себестоимость продукции.

По условиям заключенных договоров со сторонними организациями предусматривается предварительная оплата питания в безналичном порядке.

Для ООО «Кантин Нитрон» денежные средства от предварительной продажи талонов являются полученной предоплатой за обеды и признаются в составе кредиторской задолженности согласно пункту 12 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 06.05.1999 г. N 32н.

Согласно Плану счетов, в этом случае полученные авансы отражаются по кредиту счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет 2 «Авансы полученные». По мере оказания услуг выручка от их реализации отражается по кредиту счета 90 «Продажи», субсчет «Выручка» и дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в счет погашения полученной предоплаты.

Например, ООО «Кантин Нитрон» заключило договор на оказание услуг общественного питания с заводом. По условиям договора, необходимо произвести предоплату за месяц в размере 80 000 руб., после чего потребителю выдаются 1 000 талонов на питание, на которые можно пообедать в пределах установленной суммы – 80 руб. Стоимость изготовления талонов составила 100 руб. Наличная выручка организации за месяц составила 300 000 руб., от посетителей в операционную кассу было принято 1 000 талонов. Предприятие общественного питания находится на специальном налоговом режиме. В бухгалтерском учете ООО «Кантин Нитрон» будут сделаны следующие записи:

Таблица 3

Записи в бухгалтерском учете по договору о расчете талонами