Файл: Учет наличных денежных средств в кассе предприятия.pdf

2.5 Ревизия и инвентаризация кассы

В сроки, установленные приказом директора ООО «Кантин Нитрон» производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности. При подсчете фактического наличия денежных знаков принимаются к учету наличные деньги. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Излишки денег, выявленные ревизией, приходуются в кассу и зачисляют в доход организации. Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира).

В случае если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Для производства ревизии кассы приказом директора организации назначена комиссия, которая составляет акт ревизии наличных денежных средств.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом.

Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, другой остается у кассира. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Основная корреспонденция счетов при ревизии или инвентаризации денежных средств в кассе ООО «Кантин Нитрон» приведена в таблице № 4.

Таблица 4

Корреспонденция счетов при ревизии или инвентаризации денежных средств в кассе организации

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. В соответствии с приказом «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» инвентаризация кассы производится в соответствии с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации».

В ООО «Кантин Нитрон» создана постоянно действующая комиссия, которая проводит инвентаризацию в кассе один раз в квартал, а также при смене кассира. В ее состав входят работники администрации и бухгалтерии.

Перед началом проверки фактического наличия денежных средств комиссия получает последний отчет о движении денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные, расходные документы, приложенные к отчету, с указанием «до инвентаризации на определенную дату. Эта запись необходима, для того чтобы бухгалтерия, могла определить остатки денежных средств к началу инвентаризации по учетным данным. При этом материально – ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Такие же расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги. Результаты инвентаризации оформляются актом по форме № ИНВ – 15.

При обнаружении ревизией излишка или недостачи ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Для этого кассир предоставляет комиссии письменное объяснение. В ООО «Кантин Нитрон» автоматизированный учет и ведение кассовой книги, поэтому проводится также проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой – у кассира. При смене кассира, акт составляется в трех экземплярах (кассиру, сдавшему ценности, кассиру, принявшему ценности, и бухгалтерии).

Бухгалтерские проводки в бухгалтерии составляются аналогичные, как при проведении внезапной ревизии кассы.

Глава 3 Аудиторская проверка как средство контроля учета денежных средств на примере ООО «Кантин Нитрон»

Последовательность проведения аудиторской проверки в ООО «Кантин Нитрон».

Директор ООО «Кантин Нитрон», как участник общества изъявил желание провести проверку состояния денежных средств организации. Для этого в ООО «Аудит-Сервис» было направлено письмо с предложение о проведении аудита денежных средств организации.

Директором ООО «Аудит-Сервис» также было направлено в адрес ООО «Кантин Нитрон» письмо-обязательство в двух экземплярах о принятии предложения о проведении аудиторской проверки бухгалтерской отчетности ООО «Кантин Нитрон».

Далее между ООО «Аудит-Сервис» и ООО «Кантин Нитрон» был заключен договор, где обсуждались предмет договора, обязанности и ответственность сторон, стоимость работ, порядок расчетов и прочие условия.

Затем аудиторами была составлена программа проведения аудита, где обозначены аудиторские процедуры, период их проведение и ответственные исполнители.

В процессе проведенной аудиторской проверки аудиторами было изучено состояние внутреннего контроля и его соответствие масштабу и характеру деятельности организации, и составлено аудиторское заключение, где результатом проведенной проверки была признана достоверность бухгалтерской отчетности ООО «Кантин Нитрон», то есть ее обеспечение во всех существенных аспектах отражения активов и пассивов организации по состоянию на 01.01.2014 года.

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок – это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с реализацией, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими.

Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций в ООО «Кантин Нитрон», являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал регистрации приходных кассовых ордеров; журнал регистрации расходных кассовых ордеров; журнал регистрации выданных доверенностей; журнал регистрации депонентов; журнал регистрации платежных ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.

Операции движения денежных средств в кассе ООО «Кантин Нитрон» находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности: Главная книга, журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса», баланс предприятия (ф. № 1), отчет о прибылях и убытках (ф. № 2), отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор планирует эту проверку. Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия.

Аудитор с помощью специально составленного вопросника аудиторской проверки определяет состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на предприятии кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет специфические черты ведения учета на предприятии, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия для аудитора являются:

• отсутствие на предприятии налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• отсутствие на предприятии приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок;
• наличие признаков формального проведения ревизий кассы: назначение в комиссии по проведению ревизий постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;
• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в распоряжениях руководителя предприятия;
• формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров;
• отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главного бухгалтера и кассира, поэтому аудитор опрашивает каждого из ответственных лиц.

Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев ответ не надо вписывать, так как аудитор отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник построен по принципу блок-схемы: если нет необходимости задавать какой-либо вопрос, номер следующего вопроса указан в графе «Номер следующего вопроса».

Вопросник аудитора составляется в трех экземплярах, на каждом из них проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа.

По результатам опроса, у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины на предприятии, а также формируется план проведения проверки кассовых операций и намечен состав процедур.

Все процедуры построены по единой схеме: наименование, цель процедуры, средства, необходимые для ее выполнения, техника исполнения процедуры, оформление результатов.

Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента. Классификационный номер содержит название раздела бухгалтерского учета и три знака. Строится по серийно-порядковой системе: первый знак – номер нарушения по классификации (выделено семь нарушений порядка ведения кассовых операций); второй знак – номер разновидности нарушения (от 1 до 4); третий знак – порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.

При проверке кассовых операций также использовались методы получения аудиторских доказательств. Посредством этих методов выявляются возможные нарушения.

Методами получения аудиторских доказательств являются: наблюдение или участие в инвентаризации, наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций, устный опрос, получение письменных подтверждений, проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц, проверка документов подготовленных на предприятии клиента, проверка арифметических расчетов, анализ.

Также аудиторами при проверке соблюдения организацией размеров лимита остатка денежных средств в кассе, проверке наличия контрольно-кассовых машин при расчетах наличными деньгами с населением и проверке правильности отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета были использованы рабочие документы, установленных форм

В результате аудиторской проверки кассовых операций в ООО «Кантин Нитрон» было установлено следующее:

1. Между ООО «Кантин Нитрон» и обслуживающим его банком заключен договор об обслуживании расчетного счета, но не имеется расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и не оформлено разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на 2014 г.
2. Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.
3. Случаи превышения лимита остатка наличных денег в кассе сверх установленного банком не выявлены.
4. В ходе проверки документов, подтверждающих расходование наличных денег работниками ООО «Кантин Нитрон» на нужды организации (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и др.) установлено целевое использование денежных средств.
5. С кассиром - операционистом и главным бухгалтером заключены договора о полной материальной ответственности, где работники ООО «Кантин Нитрон» принимают на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему организацией материальных ценностей, обязуются бережно к ним относится, вести учет, составлять отчеты о движении и остатках материальных ценностей, участвовать в их инвентаризации.
6. Приходные и расходные кассовые ордера оформлены должным образом, без помарок, подчисток, также имеются все необходимые подписи. Все они отражены в Кассовой книге и журнале-ордере № 1 и ведомости № 1 по счету 50 «Касса». Обороты по каждому кассовому отчету (суммы прихода средств и суммы расхода) соответствуют строкам в журнале-ордере и ведомости по счету 50 «Касса», то есть соблюдается взаимосвязь аналитического и синтетического учета.
7. Не все прилагаемые к расходным и приходным кассовым ордерам документы не погашаются штампом «оплачено».
8. Данные журнала-ордера и ведомости № 1 по счету 50 «Касса» на конец отчетного периода занесены в форму отчетности № 1 «Баланс предприятия».
9. В конце отчетного периода подсчитаны дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 «Касса», и используя начальный остаток средств на начало отчетного периода, вычисляется остаток на конец месяца по данному счету. Данная сумма совпадает с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.
10. Расчеты с населением осуществляются с применением контрольно - кассовых машин.
11. Контрольно-кассовая машина зарегистрирована в ИФНС России по Заводскому району г.Саратова в Книге учета контрольно-кассовых машин организаций. Типы контрольно-кассовых машин допущены ГМЭК по контрольно-кассовым машинам к использованию на территории Российской Федерации. Выданы карточки регистрации контрольно-кассовой машины, где также обговорено техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин.