Файл: Разработка проекта подсистемы автоматизации складского учета (Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов).pdf

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Учет в компьютерных информационных системах имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Но со временем все меняется, и требования к информационным системам меняется. Сегодня сотрудники компании, там, где уже введена определенная информационная система, хотят полностью получать данные в этой системе и в ней же строить все необходимые отчеты.

Актуальность данной дипломной разработки и внедрения локальной вычислительной системы обоснована требованиями повышением производительности труда работников, возрастание требований количества и качества обслуживания клиентов.

Практическая значимость данного дипломного проекта - повышение степени автоматизации складского учета.

Целью данной курсовой работы является реинжиниринг процессов учета товаров на складе и разработка программного обеспечения для автоматизации информационных процессов складского хозяйства».

Задачи курсовой работы:

1. Провести анализ процессов складского учета товаров с целью:

 повышения скорости обработки заказа;

 формирования партий отгружаемых деталей и формирование документов на отгрузки;

 оперативного получения достоверных отчетов о состоянии складских запасов;

 получения объективных результатов работы склада.

2. Разработать алгоритмы работы информационной системы по выполнению обработки информации по складу.

3. Провести анализ и выбор программных продуктов, предлагаемых для выполнения выявленных функций.

4. Провести тестирование информационной системы на массиве реальных данных.

5. Выявить факторы и рассчитать эффективность данного проекта.

Работа состоит из трех глав. В первой главе характеризуется предприятие и его деятельности, обследуется предметная область и предлагается путь решения выявленных проблем. Во второй главе реализуются разработанные решения, с помощью разработки дополнительного программного обеспечения системы. В третьей главе исследуется информационная безопасность и направления ее совершенствования. Схемы, диаграммы, таблицы представлены в приложениях.

Обследование предприятия

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов

Рассмотрим основные бизнес-процессы, которые протекают в рамках выбранного нами направления, и дадим их краткую характеристику. Для обозначения бизнес-процессов компании, дадим краткое определение и характеристику бизнес-процессам как таковым.

Процесс - это структурированная, измеряемая совокупность видов деятельности, предназначенная для производства выходных данных для конкретного потребителя (внутреннего или внешнего). Бизнес-процесс - это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы, создаёт ценность и выдаёт результат. Бизнес-процессы характеризуются межфункциональным подходом, наличием конкретных входов (выходов), а также владельца процесса, наделенного соответствующей ответственностью и необходимыми полномочиями. Описание бизнес-процессов даже на макроуровне часто приводит к положительным результатам, позволяющим глубже проникнуть в суть явлений.

Рисунок (см. прил. 1) отображает работу отдела запасных частей. Процесс «Работа с остатками» и «Работа с клиентами» связан с остатками на складе и у поставщиков. Заказ поставщику происходит с учетом заказа покупателя, о чем свидетельствует процесс «Работа с поставщиками» и «работа с клиентами». А проверка укомплектованности заказов осуществляется после прихода товара от поставщика. Если же заказ укомплектован полностью, то клиенту сообщается, и при необходимости ставят в график обслуживания. Диаграмма «Обработка дефицита» отображен на рисунке (см. прил. 2).

Основной деятельностью организации является техническое обслуживание и продажа запчастей. Чтобы удовлетворять спрос покупателей производится анализ состояния рынка, прогнозирование возможных будущих неисправностей, запрос покупателя. При необходимости товар можно заказать и индивидуальным заказом, что позволит человеку не только быть уверенным, в том, что заказанный товар придет через определенный срок, но и то, что он будет лежать на складе в целости, пока его не заберет. В бланке заказа сразу отражается цена товара, но срок поставки не отражается. Необходимо доработать бланк заказа так, чтобы в программе отражалось срок поставки запчастей и, если срок не выполняется, то выдавала при формировании отчета по заказам (см. прил. 3). Этот позволит также отслеживать качество работы поставщиков и поможет складу заранее подготавливать место для отгрузки и размещения товара. Все распоряжение бухгалтерии и руководства компании являются на сегодняшний день устными. Чтобы объединить товар, разбросанный в разные заказы и увеличить автоматизацию складского учета, необходимо ввести требовательную накладную. А, для отслеживания справок, выданных страховой компаниям ввести новую форму.

Итак, склад относится к отделу запасных частей. И в дальнейшем мы будем рассматривать и улучшать работу всего отдела.

1.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

В качестве информационной системы используется программа «1С: Предприятие версии 8.1», как средство программирования для этой организации.

Задачи, рассматриваемые в работе:

1. Разработка справки-счета, которая будет записываться, но не влияющую на заказы поставщиков и клиентов и при необходимости ее перевести в заказ покупателя.

. Создание отчета по справкам-счетам для быстрого поиска.

. Доработка заказа поставщику по срокам и, соответственно, отчета.

. Разработать требование для получения груза по выставлению счета.

. Разработка бланка для регистрации брака товара и возврата товара на склад.

. Подключение дополнительного оборудования для процессов штрихового кодирования и оптимизация его.

Отделом запасных частей используются основные документы такие как: заказ поставщику, заказ покупателя, поступление товара, возврат товара от покупателя, возврат товара поставщику, перемещение товара, списание товара, инвентаризация склада, оприходование товара. О приходе товара между складом и менеджером сообщается устно и с запозданием.

Самыми острыми проблемами работы складского хозяйства обычно являются следующие: отсутствие информации о товаре и состоянии склада, потеря товара и времени, низкое качество обслуживания клиентов, зависимость от персонала. Каждая из этих проблем может быть разложена на составляющие. При нехватке информации у заказчика может появиться потребность знать реальное количество товара, иметь возможность контроля каждой партии (единицы) товара, учитывать выработку персонала. В ситуации, когда «больным местом» склада являются потери товара, возможно следующие разновидности проблемы: потери по сроку годности, потери от воровства, потери от «невозможности найти» товар. А потери времени могут возникать в процессе непосредственного выполнения складских операций, в ходе перемещения по складу, при оформлении документов. В свою очередь, качество обслуживания клиентов складывается из двух составляющих - точность отбора товара и своевременность поставки. Снижение зависимости от персонала особых пояснений не требует.

1.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи и функциональные требования к задачам информационных систем

Технологический процесс данной задачи состоит из трех этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом является составление документа (заявки). Цель второго этапа - перенос данных на машинные носители и первоначальное формирование информационной базы. Третий этап включает операции накопления, сортировки, корректировки, обработки данных и выдачи результатов (ответа).

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

 обеспечение достоверности обрабатываемой информации;

 решение задач в установленные сроки;

 обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;

 возможность решения задачи в различных режимах.

Эти требования могут быть обеспечены за счет следующих факторов:

 сокращение числа операций, особенно ручных;

 разработка системы жесткого контроля вводимой информации;

 снижение объема обрабатываемых данных;

 повышение квалификации пользователей, улучшение условий труда и, как следствие, повышение производительности.

На выбор способа сбора, регистрации и передачи данных влияют следующие факторы:

 удаленность источников информации от центра обработки данных;

 возможность связи с источниками информации по выделенным каналам связи.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т.д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении комплекса задач, описываемого в работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использования вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. Использование на складе КПК, позволит быстро проверять остатки на складах, а при инвентаризации позволит не останавливать работу склада, а инвентаризировать в процессе работы. Сканер штрих кодов и, соответственно, принтер штрих кодов позволит быстро и легко идентифицировать товар, что уменьшит на складе пересортицу и потерю товара. Ввод новых форм документов позволит повысить качество обслуживания клиентов и уменьшит трудозатраты на процесс приемки.

1.4 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Выбор ERP-решения - крайне сложная и комплексная задача, требующая серьезного обследования организации и четкого формулирования требований к корпоративной информационной системе. На сегодняшний день на российском рынке представлены значимые в мире разработчики ERP. ERP-системы классифицируют по многим признакам. Это и функциональные возможности, и стоимость проекта внедрения (существенное значение имеет отношение стоимость лицензии, стоимость услуги по внедрению). Различают программно-аппаратные платформы, на которых реализована сама ERP-система. Кроме того, некоторые эксперты делают попытку классификации систем управления ресурсами предприятия по наличию или отсутствию у продукта отраслевого решения.