Файл: Проектирование ИС автоматизированного документооборота предприятия АО НИИЭС.pdf

Рисунок 3. Информационная модель ИС.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Ниже представлена таблица (Таблица 2), на ней показаны системы кодирования и классификаторы, которые используются в рамках предприятия.

Таблица 2

Системы кодирования и классификаторы

В столбце (Вид классификатора) был взят системный классификатор.

Системные — классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в конкретной АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе.

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) предназначен для:

• обеспечения совместимости государственных информационных систем и информационных ресурсов, содержащих сведения о хозяйствующих субъектах;
• межведомственного обмена информацией;
• однозначной идентификации хозяйствующих субъектов, расположенных на территории Российской Федерации;
• сопоставимости экономико-статистических данных;
• автоматизированной обработки информации

ОКПО включает два раздела.

• Первый раздел содержит юридические лица, их филиалы и представительства, организации, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица.
• Второй раздел содержит индивидуальных предпринимателей.
• Структурно первый и второй разделы ОКПО состоят из трех блоков: блока идентификации, блока наименования объектов, блока классификационных признаков.

В первом разделе ОКПО блок идентификации включает код ОКПО юридического лица, построенный с использованием порядкового метода кодирования.

• Код ОКПО юридического лица состоит из восьми цифровых знаков, семь из которых представляют собой порядковый номер, восьмой знак является контрольным числом, рассчитанным по Методике расчета контрольного числа согласно Правилам стандартизации ПР 50.1.024-2005 "Основные положения и порядок проведения работ по разработке, ведению и применению общероссийских классификаторов".
• Структура блока идентификации в первом разделе:

• Во втором разделе ОКПО блок идентификации включает код ОКПО индивидуального предпринимателя, построенный с использованием порядкового метода кодирования.
• Код ОКПО индивидуального предпринимателя состоит из десяти цифровых знаков, девять из которых представляют собой порядковый номер, десятый знак является контрольным числом, рассчитанным по вышеуказанной Методике расчета контрольного числа.
• Структура блока идентификации во втором разделе:

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В этом разделе рассмотрим описание состава входной документации, файлов и справочников, соответствующих им экранных форм размещения данных.

В самом начале в организацию поступает письмо от заказчика с предложением заключить договор на выполнение услуг. Письмо поступает в секретариат, где оно регистрируется (Рисунок 4), и ему присваивается входящий номер.

Рисунок 4. Регистрация входящего документа

Затем рассмотрим справочники ИС.

Они представлены в виде таблицы (Таблица 3.)

Таблица 3

Сводная таблица «Справочники ИС»

• Структура ИС – содержание необходимой информации и структура ИС.
• Контрагенты: название, юридические реквизиты.
• Сотрудники предприятия: полный список сотрудников предприятия
• Регламенты предприятия: регламенты по разработке стандартов и процедур документирования деятельности, регламенты по эксплуатации единой ИС управления документами, регламенты процедур документирования делопроизводства и документооборота и контроля их соблюдения.

2.4. Характеристика результатной информации

После того как документ был зарегистрирован в системе и прошёл Согласование (Рисунок 5), в том числе согласно внутренним регламентам предприятия, то только тогда согласованная документация поступает пользователям внутренним и внешним.

Рисунок 5. Этап согласования документации с руководством предприятия.

После этого происходит Формирование отчётности внутренней и внешней, согласно принятым и утверждённым формам.

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

В данном разделе представлено дерево функций Информационной Системы предприятия АО «НИИЭС» (Рисунок 6.) и сценарий диалога работы с информационной системой (Рисунок 7.) она отражает содержание документов, принципов работы с информационной системой на разных этапах работы информационной системы.

Дерево функций ИС делится на основные и служебные.

Основные функции ИС предприятия АО «НИИЭС» включают в себя:

• Обработку и хранение документов: регистрация входящих, исходящих документов и регистрация внутренних документов предприятия.
• Передачу документов между исполнителями
• Контроль исполнительной дисциплины
• Работу с взаимосвязанными документами
• Распределение документов по исполнителям
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск по всей ИС
• Интеграция с внешними носителями электронной почты
• Ведение справочников
• Создание отчётов
• Ответы на запросы пользователей ИС

Служебные функции ИС включают в себя:

• Аутентификацию пользователей данного предприятия
• Запросы в службу поддержки пользователей(СПП)
• Запросы в службу корпоративного обеспечения(СКО)
• Обмен файлами со сторонними организациями

Сценарий диалога ИС включает в себя:

• Файл
• Операции
• Справочники
• Документы
• Помощь
• Выход

В разделе меню Файл доступны самые необходимые функции для работы с документами, а именно:

• Создать – позволяет создавать новые документы/договоры.
• Открыть – позволяет открывать уже созданные документы, которые необходимы для решения тех или иных вопросов, а также позволяет открывать договоры, которые также необходимо рассмотреть и решить те или иные вопросы, касающиеся именно их.
• Сохранить – позволяет сохранить последние изменённые действия, которые совершались в работе с документами.
• Сохранить как – позволяет сохранить тот или иной документ/договор в выбранное место на компьютере.
• Предварительный просмотр документа – позволяет просмотреть последнюю отредактированную версию документа или договора.
• Закрыть – позволяет закрыть файл.

В разделе меню Операции доступны следующие функции:

• Отправить запрос – позволяет отправить запрос на согласование документации с адресатом.
• Регистрация входящих документов – позволяет зарегистрировать входящие документы/договоры в ИС предприятия.
• Регистрация исходящих документов – позволяет зарегистрировать исходящие документы/договоры в ИС предприятия.
• Регистрация внутренних документов предприятия – позволяет зарегистрировать в ИС только те документы, которые касаются исключительно самого предприятия.
• Журнал операций – позволяет отобразить список операций(действий), совершаемых над документами в ИС.

В разделе меню Справочники доступны следующие функции:

• Структура ИС – отображается структурная схема ИС предприятия.
• Контрагенты – отображает название контрагентов и их юридические реквизиты.
• Сотрудники предприятия – отображается полный список сотрудников предприятия.
• Регламенты предприятия – отображается полный список регламентов предприятия. Список включает в себя: регламенты по эксплуатации единой системы управления документами, а также по разработке стандартов и процедур документирования деятельности, делопроизводства и документооборота, и контроля их соблюдения.

В разделе меню Документы доступны следующие функции:

• Журнал документов/договоров
• Лист согласования – отображает процесс согласования документов /договоров согласующими лицами
• Доп.соглашения – дополнение к договору.

В разделе меню Помощь доступны следующие функции:

• О системе – описание ИС.
• Настройки ИС
• Полнотекстовый поиск – глобальный поиск необходимой информации по всей ИС.

В разделе меню Выход доступна функция выход – осуществляется выход из учётной записи и перенос на форму авторизации.

Рисунок 6. Дерево функций ИС

Рисунок 7. Сценарий диалога

3.2. Характеристика базы данных

В данном разделе представлена ER-модель базы данных Информационной Системы (Рисунок 8.) и Характеристика баз данных информационной системы (Таблица 4, Таблица 5, Таблица 6, Таблица 7, Таблица 8, Таблица 9, Таблица 10) в АО «НИИЭС», она отражает содержание связи сущностей базы банных и подробное описание полей таблицы базы данных.

Описание структуры записей таблицы «Типы документов» (Таблица 4.) состоит из следующих полей:

• Код типа документа
• Тип документа

Поле Код типа документа является ключевым. Оно получает своё значение автоматической генерацией цифр.

Поле Тип документа содержит информацию о типе того или иного документа.

Описание структуры записей таблицы «Документы» (Таблица 5.) состоит из следующих полей:

Содержание

• Код документа
• ID запроса
• Дата
• Текущий статус
• Код типа документа
• Правки и изменения
• Код истории путей документов