Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Выявление нужд и ожиданий потребителей.pdf

• Диаграммы. Каждое представление состоит из ряда диаграмм различных типов, отражающих структурные и динамические аспекты бизнес процессов.

• Объекты и процессы. Объекты представляют ресурсы, используемые в процессах (финансовые, материальные, человеческие, информационные).

Наиболее полной можно считать следующую классификацию бизнес правил (в скобках приведены примеры правил для гипотетической системы обработки заказов в торговой компании):

1. Факты – достоверные утверждения о бизнес-процессах, называемые также инвариантами (оплачивается доставка каждого заказа; со стоимости доставки налог с продаж не берется).

2. Правила ограничения – определяют различные ограничения на выполняемые операции:

•Управляющие воздействия и реакции на воздействия (когда заказ отменен и еще не доставлен, то его обработка завершается).

•Операционные ограничения – предусловия и постусловия (доставить заказ клиенту только при наличии адреса доставки).

•Структурные ограничения (заказ включает по крайней мере один продукт).

• Активаторы операций – правила, при определенных условиях приводящие к выполнению каких-либо действий (если срок хранения товара на складе истек, об этом надо уведомить ответственное лицо).

3. Правила вывода:

•Правила следствия – правила, устанавливающие новые факты на основе достоверности определенных условий (клиент получает положительный статус только при условии оплаты счетов в течение 30 дней).

•Вычислительные правила – различные вычисления, выполняемые с использованием математических формул и алгоритмов (цена нетто = цена продукта * (1 + процент налога / 100)).

1.3 Методологии моделирования бизнес-процессов

Цели моделирования бизнес-процессов обычно формулируются следующим образом:

• обеспечить понимание структуры организации и динамики происходящих в ней процессов;

• обеспечить понимание текущих проблем организации и возможностей их решения;

• убедиться, что заказчики, пользователи и разработчики одинаково понимают цели и задачи организации;

• создать базу для формирования требований к ПО, автоматизирующему бизнес-процессы организации.

Основная область применения бизнес моделей – это реинжиниринг бизнес процессов. При этом предполагается построение моделей текущей и перспективной деятельности, а также плана и программы перехода из первого состояния во второе. Любое современное предприятие является сложной системой, его деятельность включает в себя исполнение десятков тысяч взаимовлияющих функций и операций. Человек не в состоянии понимать, как такая система функционирует в деталях – это выходит за границы его возможностей. Поэтому главная идея создания так называемых моделей «AS-IS» (как есть) и «AS-TO-BE» (как должно быть) – понять, что делает (будет делать) рассматриваемое предприятие и как оно функционирует (будет функционировать) для достижения своих целей.

Назначением будущих систем ПО является, в первую очередь, решение проблем бизнеса посредством современных информационных технологий. Требования к ПО формируются на основе бизнес модели, а критерии проектирования систем прежде всего основываются на наиболее полном их удовлетворении.

Следует отметить, что модели бизнес процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение, которое следует из целей их построения. Модель бизнес-процесса должна давать ответы на вопросы:

1. Какие процедуры (функции, работы) необходимо выполнить для получения заданного конечного результата?

2. В какой последовательности выполняются эти процедуры?

3. Какие механизмы контроля и управления существуют в рамках рассматриваемого бизнес-процесса?

4. Кто выполняет процедуры процесса?

5. Какие входящие документы/информацию использует каждая процедура процесса?

6. Какие исходящие документы/информацию генерирует процедура процесса?

7. Какие ресурсы необходимы для выполнения каждой процедуры процесса?

8. Какая документация/условия регламентирует выполнение процедуры?

9. Какие параметры характеризуют выполнение процедур и процесса в целом?

Важным элементом модели бизнес-процессов являются бизнес правила или правила предметной области. Типичными бизнес-правилами являются корпоративная политика и государственные законы. Бизнес-правила обычно формулируются в специальном документе и могут отражаться в моделях.

Для моделирования бизнеспроцессов не обходимо использовать определенную методику, которая включает:

• описание методов моделирования – способов представления реальных объектов предприятия при помощи объектов модели;

• процедуру – последовательность шагов по сбору информации, ее обработке и представлению в виде моделей (диаграмм и документов). Методика может существовать как самостоятельный продукт (например, метод Ericsson Penker [Eriksson2000]) или входить в состав комплексной технологии создания ПО (например, метод моделирования бизнес-процессов в технологии Rational Unified Process).

2 Моделирование бизнес-процесса индивидуального заказа мебели ООО «КОМПАНИЯ АЛЬЯНС»

2.1 Индивидуальный заказ мебели как бизнес-процесс

Полное название организации – ООО «КОМПАНИЯ АЛЬЯНС». Компания была создана в 2005 году в городе Железногорске. Директором является Говоров Вячеслав Игоревич. Компания небольшая имеет одну торговую точку по адресу проспект Курчатова, д. 3 г, где производится прием заявок и находится выставка, а также производственный цех (ул. Привокзальная 26), в котором непосредственно и производится мебель и находится склад с материалами. Конкуренция на мебельном рынке в Железногорске растет с каждым годом. Даже во время нестабильной экономической ситуации в России множество предпринимателей выбирают мебельное производство для получения доходов. Однако из-за довольно продолжительного существования на рынке Железногорска и сформированной базы клиентов компания «Альянс» выдерживает конкуренцию.

Одной из главных задач компании является создание качественной мебели под заказ, воплощая в жизнь любые творческие идеи дизайна и стиля корпусной мебели, учитывая все пожелания клиента, особенности дизайна и обстановки любого помещения. Клиентами компании являются юридические и частные организации и физические лица. Род деятельности компании очень обширен и ценовая политика весьма гуманна. Клиентом мебельного ателье «Альянс» может стать каждый человек, которому необходима мебель того или иного плана. Компания изготавливает корпусную мебель, предназначенную для потребителей со средним и высоким уровнем доходов, а также малого и среднего бизнеса.

Предприятие изготавливает мебель для гостиных, спален, прихожих, детских и молодежных комнат, ванных комнат, кухонь и домашних кабинетов. Также предусмотрено изготовление мебели для бизнеса, такой как: специализированное торговое оборудование, мебель для школ и дошкольных учреждений, стойки рецепции, рабочее место любого профиля.

Основными видами услуг компании в настоящее время являются:

− бесплатный замер;

− индивидуальная консультация дизайнера;

− подробная разработка дизайн проекта;

− изготовление мебели;

− сборка и установка мебели;

− гарантийное, пост гарантийное обслуживание;

− обслуживание на дому.

Таким образом, мебельное ателье «Альянс» предоставляет различные виды услуг по разработке и производству мебели, основной целью которых является привлечение как можно большего числа клиентов. Для нормального функционирования компании необходимо поддерживать взаимоотношения с клиентами, партнерами и поставщиками. В результате описания объекта исследования была получена предварительная информация о нём. На основании полученной информации опишем организационную структуру предприятия.

Визуальная модель организационной структуры представлена в приложении А.

Модель имеет линейный вид и относится к многоуровневой форме, что доказывается тем, что:

− элементы находятся в вертикальной зависимости;

− каждый уровень управления подчиняется вышестоящему.

Кроме того видно, что на предприятии есть сотрудники не принадлежащие какому-либо отделу, это значит, что выполняемые ими функции уникальны, и каких-либо подчиненных у данных сотрудников нет, что вполне приемлемо для предприятия небольшого размера. Главой управления предприятием является директор. Его основная функция – это общее руководство над предприятием, которая включает в себя следующее: организация, координация и контроль работы предприятия; организация эффективного взаимодействия отделов предприятия; стратегическое планирование развития предприятия и реализация этих планов; участие в формировании бюджета и контроль его выполнения; обеспечение эффективного документооборота и своевременного движения информации в компании. Директору подчиняются 4 отдела, бухгалтер и дизайнер-проектировщик. За каждым отделом закреплен начальник, у которого в подчинении находятся сотрудники этого отдела. Бухгалтер и дизайнер-проектировщик не принадлежат к какому-либо отделу и подчиняются непосредственно директору.

Должностных инструкций в компании нет, поэтому некоторые отделы и сотрудники часто выполняют не свои функции. Например, начальник производственного отдела может провести выгрузку товаров на склад, а начальник склада, может отдавать поручения сотрудникам хозяйственного отдела. Данная модель не показывает функции сотрудников, поэтому возникает необходимость в построении и анализе функциональной модели.

Функциональная модель - описание выполняемых системой функций и их взаимных связей. Функциональные модели, содержат иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей. Главной задачей фирмы является продажа мебели. Поэтому основными функциями будут:

− осуществление продажи товара;

− производство.

К числу второстепенных функций относятся следующие:

− подбор и управление кадрами − ведение бухгалтерского и финансового учета;

− обеспечение функционирования склада;

− осуществление процесса поставки и доставки;

− исследование и анализ рынка сбыта.

Функциональная структура компании ненадежна, так как должностных инструкций нет. Сотрудники могут выполнять смежные функции, а контроль над сотрудниками производится лишь директором. Кроме того из-за отсутствия постоянных связей цеха и магазина процесс управления и контроля становится еще сложнее. Функциональная модель отражена в приложении Б.

Для того, чтобы корректно выбрать необходимые в оптимизации бизнес-процессы необходимо их проклассифицировать. В связи с тем, что организация небольшая, выберем простую классификацию. На рисунке 3 представлены бизнес-процессы фирмы «Альянс».

Рисунок 3 – Классификация бизнес-процессов фирмы «Альянс»

Основными процессами организации являются заказ мебели клиентом, закупка сырья и материалов, производство мебели и продажа. Основной процесс помогают осуществлять обеспечивающие процессы, они поддерживают работу основного процесса юридически, технически и информационно. Такие процессы в организации осуществляют бухгалтер, и начальник склада и отчасти директор. Кроме обеспечивающих процессов в компании представлены и управляющие процессы, в которых происходит контроль над финансами, персоналом и ресурсами. Управляющие процессы целиком и полностью исполняет директор организации. Краткое описание процессов представлено в таблице 1.

Таблица 1

Краткое описание бизнес-процессов мебельного ателье

Юридическая защита в компании отдана на аутсорсинг. Ошибки или неправильные действия в любых процессах ведут к снижению прибыли и некорректной работе самой фирмы, а для их предотвращения необходима оптимизация бизнес-процессов.

Основными факторами, влияющими на данный процесс, являются время обслуживания клиента, время обработки заказа, время выполнения заказа, степень удовлетворенности клиентов.