Файл: Особенности коммуникаций в организации ( ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ И ХАРАКТЕРИСТИКА КОММУНИКАЦИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ).pdf

2.3 Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «АЛЮР»

Исследование коммуникационного процесса в управлении ООО «АЛЮР» проводится по направлениям анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в области коммуникационного процесса.

Вертикальная коммуникация реализуется в ООО «АЛЮР» как двухуровневая структура управления. Руководство текущей деятельностью осуществляет генеральный директор. В структуре управления ООО «АЛЮР» ярко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые идут от генерального директора к руководителям подразделений, от руководителей подразделений их подчиненным.

Коммуникации проходят сверху вниз, т.е. аппарат управления издает поручения или иную форму сообщения и спускает её ниже на отделения. Управление ООО «АЛЮР» осуществляется на базе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления - структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, и обслуживающих функциональных подразделений.

Организационную структуру можно также рассматривать как форму разделения и кооперации управленческой деятельности, а, следовательно прав и ответственности за их выполнение. Решение о выборе организационной структуры принимается руководством высшего звена. В подчинении у генерального директора помощник, главный бухгалтер, директор проектов, начальник коммерческого отдела.

Генеральный директор контролирует выполнение заказов сотрудниками фирмы, подписывает документы, проверяет правильность выполненных отчетов, заключает договоры с другими фирмами, создаёт правила, нормы, ищет и реализует новые возможности.

Главный бухгалтер производит выплату заработной платы; производит начисления; составляет отчет по финансовой деятельности; обрабатывает информацию и своевременно предупреждает о негативных явлениях в финансовой деятельности; мобилизует внутрипроизводственные резервы и эффективно их использует.

Директор проектов -несет ответственность за выполнение проекта от разработки его идеи и макета, до изготовления наружной рекламы и ее установки. Директор проектов следит за соблюдением сроков выполнения заказа и качеством рекламного продукта. В его подчинении начальник творческого отдела и начальник производственного отпела.

Начальник творческого отдела руководит группой специалистов отдела и несет ответственность за разработку творческой идеи, согласовывает ее с заказчиком. Отделом разрабатывается макет рекламного продукта, форма воплощения идеи.

Начальник производственного отдела руководит группой

специалистов, которые создают по разработанной идее конечный рекламный продукт и занимаются его установкой.

Начальник коммерческого отдела в его функции входит поиск заказчика, заключение с ним договора и проведение контроля за соблюдением условий договора. В коммерческом отделе идет согласование стоимости работ по договору, использование методов стимулирования заказчика, порядок оплаты договора.

Помощник генерального директора выполняет работу по документообороту рекламного агентства, ведет учет кадров, оформляет документы по приему и увольнению сотрудников.

Управление ООО «АЛЮР» осуществляется на базе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления является наиболее эффективной для такой небольшой организации.

Благодаря этому, организация приобретает возможность совершенствования управленческой системы, повышения производительности и эффективности. Это дает положительный эффект, который позволяет высшему руководству концентрировать внимание на решении стратегических проблем развития организации, обеспечивать ее эффективное взаимодействие с внешней средой. К тому же, созданная по такой модели компания приобретает гибкость и способность оперативно реагировать на изменяющиеся условия, реструктурировать линейные подразделения по мере расширения организации. Важно отметить и то, что выделение функциональных работников повышает значимость выполняемых ими операций.

Принятие данной организационной структуры обусловлено тем, что в линейных структурах удачно реализуется единоначалие, простота связей и определенность зависимостей. Этот тип структуры невозможен в крупных

масштабах управления, потому что он ведет к резкому увеличению

количества ступеней, в то же время он наиболее подходит для среднего и малого бизнеса.

Горизонтальные коммуникационные потоки имеются между равными по рангу членами организации руководителями подразделений коммерческого, финансового и производственного блоков. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведении акций по мотивации и стимулированию потребителей, проведении специальных событий. Горизонтальные коммуникации бывают как официальные, так и неофициальные, в рамках мероприятий корпоративной культуры (празднования и поздравления).

Коммуникации в данном случае происходят и в аппарате управления и на уровнях находящихся ниже, под аппаратом управления. Обычно межличностные отношения на более низких уровнях проводятся в независимости от генерального директора. , например. обсуждение вопросов объема проводимых проектных работ, технологий их проведения.

Использование основных видов коммуникаций зависит от формы коммуникационного процесса.

В ООО «АЛЮР» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные буклеты, стенды, плакаты, доклады, ящики обратной связи, выступления руководителей в СМИ, планерки и совещания, встречи с клиентами, Интернет.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи, дискуссии, обсуждение проблем на совещаниях и собраниях всего трудового коллектива. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы — от анкетирования до личных интервью).

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

Еще одним видом коммуникации в ООО «АЛЮР» является «Кольцевая Почта» (у каждого сотрудника в организации есть свой почтовый ящик). По этим ящикам рассылают корреспонденцию, а также различные документы, приватную почту и т. д.

В горизонтальной форме коммуникации происходят по давно уже известным схемам, в первую очередь используется внутренний телефон, по которому сотрудники могут общаться друг с другом, не отходя от своего рабочего Места, а также система сотовой связи. Электронная почта (e-mail) является тоже одним из самых удобных средств коммуникации. Стоит выделить то, что электронной почтой пользуются как сотрудники в общении между собой, так и в общении с клиентами.

Не остаются без внимания и личные встречи. Ведь иногда, для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или кого-то указания.

Внешние коммуникационные потоки реализуются через проведение мероприятий по продвижению услуг рекламно-маркетинговой группы ООО «АЛЮР» (маркетинговые коммуникации, информационно коммуникативные технологии рекламы и PR).

В целом данные коммуникационные потоки можно считать удовлетворительными, поскольку они решают задачи управления организацией, развития бизнеса и создания широкой известности, благоприятного имиджа и деловой репутации фирмы.

Руководство ООО «АЛЮР» проводит определенную работу по функционированию внешних коммуникационных потоков, сформулировав и доведя до своего целевого рынка и общественности философию, миссию, цели и ценности организации.

При анализе коммуникационного процесса в организации ООО «АЛЮР» был выявлен ряд проблем:

• ошибочный перевод информации на различных этапах передачи сотрудниками организации; встречаются недостаточно точно сформулированные сообщения, в которых имеется неточность формулировок, их расплывчатость, отсутствие последовательности, плохое изложение мыслей.
• искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации вверх и вниз; сообщения искажаются непреднамеренно в силу затруднений в межличностных коммуникациях; искажение сообщений происходит и в процессе обработки информации, когда всевозможные преграды в межличностных контактах могут подталкивать их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений);
• психологический настрой сотрудников, который мешает развитию формальных и неформальных отношений между работниками организации;
• несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления;
• низкая эффективность коммуникаций ООО «АЛЮР» во внешней среде.

Анализ горизонтальных коммуникационных потоков показал, что недостатком в работе руководства ООО «АЛЮР» является отсутствие программы корпоративной культуры. В кризисных и конфликтных ситуациях именно неформальная коммуникация играет важнейшую роль.

3 Направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций в ООО «АЛЮР»

3.1 Роль внешних коммуникаций в управлении ООО «АЛЮР»

Функции в области внешних коммуникаций:

• формирование (сохранение или изменение) желаемого имиджа организации; информирование об общественной значимости деятельности рекламно-маркетинговой группы;

- подготовка текстов выступлений, материалов (в том числе слайдов, фильмов) для пресс-конференций, пресс-релизов и т.д.; установление, поддержание и расширение контактов с целевой аудиторией;

• мероприятия, направленные на расширение сферы влияния компании средствами, адекватными поставленной цели и не противоречащими социальной этике;
• работа со СМИ;
• деятельность по сбору и анализу информации, отслеживание отзывов и комментариев, касающиеся деятельности ООО «АЛЮР»; - подготовка ответов на критические публикации в СМИ.

Продвижению услуг ООО «АЛЮР» может осуществляться с помощью следующих средств: телевидение, радио, журналы, Интернет.

Решение задач в области продвижения направлено на то, чтобы дать необходимую информацию существующим и заказчикам о

перечне продукции и услуг, условиях, ценах, стимулировании, поддержать лояльность существующих клиентов, повысить имидж предприятия, информировать потребителей о проводимых акциях, специальных предложениях и других маркетинговых изменениях.

3.2 Рекомендации по улучшению процесса коммуникации внутри организации ООО «АЛЮР»

Совершенствование внутренних и внешних коммуникаций ООО «АЛЮР» направлено на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками.

Следует провести мероприятия по следующим направлениям:

• разработка сайта ООО «АЛЮР» для использования его ресурса в проведении внутренних и внешних коммуникаций; проведение коммуникационных мероприятий по продвижению имиджа и услуг ООО «АЛЮР» во внешней среде;
• проведение мероприятий по корпоративной культуре для активизации неформальных коммуникационных потоков внутри организации.