Файл: Особенности коммуникаций в организации (Цели и функции коммуникаций в организации).pdf

Введение

Актуальность темы. Актуальность темы обусловлена высокой конкуренций между организациями и компаниями и дабы увеличить эффективность трудовой деятельности, следовательно, чтобы не оставалось конкурентов компания "ВымпелКом"(Билайн) следует правилам налаживания, коммуникативного процесса которые мы в данной работе и рассмотрим.

В процессе успешной организации трудовой деятельности на рынке труда важная роль должна быть отведена установлению деловых, партнёрских, межличностных отношений.

В данной работе рассмотрим понятие коммуникаций, методы их применения на практике на примере работы компании "ВымпелКом"(Билайн) Компания является оператором связи поэтому в данной организации коммуникации составляют 90% деятельности.

Цель данной курсовой работы: изучение коммуникаций и их применения в организации, а также использование коммуникаций в современных условиях на примере работы компании "ВымпелКом"(Билайн)

В ходе данной работы были поставлены следующие задачи:

1.Изучение теоритических материалов.

2.Знакомство с обшей характеристикой компании.

3.Анализ работы коммуникаций в компании.

4.Поиск решения проблем низкого уровня коммуникации.

Предмет работы: Компания "ВымпелКом"(Билайн)

Структура курсовой работы: состоит из введения, двух глав и заключения.

В первой части работы рассматривается теоретический материал, касающийся этапов и элементов коммуникационного процесса, виды коммуникационных сетей.

Во второй – краткая характеристика исследуемой организации, анализ коммуникационных процессов. Проведена практическая работа в виде опроса ряда сотрудников, произведён сбор данных, выявлены проблемы, а также сформирован ряд правил для предотвращения появления этих проблем.

В данной работе для наглядности были использованы схемы, диаграммы и рисунки.

Глава 1.Понятие и сущность коммуникации

1.1.Понятие коммуникации

Современный мир невозможно уже представить без технологий и современных способов связи. Благодаря телефонам и средствам сотовой связи люди могут общаться на большом расстоянии (в разных городах), что раньше было невозможно, так же существует возможность видеть собеседника при разговоре при помощи (Skype, FaceTime и др.). Это все делается чтобы при передачи информации правильность и смысл сообщения быть донесен с полной точностью, ведь при общении участвуют как вербальные, так и невербальные способы общения.

Давайте разберемся что такое коммуникация и какие есть виды и функции коммуникаций в организации.

Коммуникация — в широком смысле обмен информацией между индивидами через посредство общей системы символов.

В теоретическом плане коммуникации в организации — это сложная система обмена информацией между организационными элементами, осуществляемая по различным каналам связи.

Коммуникации – это обмен информацией между двумя людьми и более. Рассмотрим различные определения данного термина. Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми» или же коммуникация (communicatio), от латинского слова «communico» - делаю общим, связываю, общаюсь. Само значение слова дает понять, что это средство объединения [2].

В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию. Коммуникация в организации – процесс и результат обмена информацией.

Коммуникация – передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отражены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния и программы деятельности общающихся сторон.

Большую часть времени на коммуникации уходит у руководителя организации. Он должен уметь на коммуникативном уровне реализовать свою роль в межличностных и межгрупповых взаимоотношениях, уметь принимать решения, не забывая о социальной перцепции и выполнения управленческих функций: организации, контроля, мотивации, убеждения, реализации и др. В этом и заключается основная работа руководителя [1].

Коммуникация один из процессов которые входят в структуру многопланового процесса – общения, существует еще два процесса, интеграция - обмен действиями и социальная перцепция – восприятие и понимание партнера, а сама коммуникация — это обмен информацией. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. В связи с этим высокопрофессиональный руководитель (менеджер) должен владеть обстановкой, понимать влияние факторов на общение и владеть искусством как письменного, так и устного общения [2].

Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям. Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Оценки показывают, что до 80% времени руководителей всех уровней расходуется на те или иные коммуникации. Но осуществляются они далеко не эффективно: 75% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями [5].

В американском менеджменте считается, что эффективный руководитель должен знать каналы неформальных коммуникаций в своей компании, скорость прохождения по ним информации и уметь использовать эти каналы в определенных ситуациях. Например, когда нужно провести преобразования, и руководителю важно знать, как на них могут отреагировать сотрудники, использование намеренной утечки информации и знание реакции на грядущие изменения работников позволит предотвратить принятие неправильных решений. Или, когда нужно быстро получить информацию о настроении (намерениях, возможных действиях и пр.) определенных групп работников можно умело воспользоваться каналами слухов. Но руководитель должен быть очень искусным в вопросах неформальных коммуникаций, так как граница между этичным и неэтичным поведением очень тонкая, а ее нарушение может стать фатальным для авторитета руководителя и общей психологической обстановки в компании.

Как уже было отмечено, все коммуникации происходят с участием человека. Умение говорить, слушать, писать и читать является важнейшим качеством менеджера, отражающим его способности к коммуникации. Процесс управления, эффективность совместного труда во многом зависят от того, как менеджер может принять и интерпретировать поступающие к нему данные, и отправить необходимую информацию всем, кто с ним связан общей деятельностью. В целом эти требования сводятся к тому, что менеджер должен уметь строить эффективные процессы коммуникаций в организации [5].

Коммуникации по своей природе - это контакт, связь с целью обмена идеями, мнениями и информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий. Передаваемая информация должна быть значима для участников коммуникации.

Коммуникацию и ее проблематику изучают как предмет. Он называется теория коммуникации.

Если для российской системы образования теория коммуника­ции — сравнительно новая учебная и научная дисциплина, то за ру­бежом, особенно в университетах Европы и США, уже сложилась определенная традиция ее преподавания. Здесь в качестве самосто­ятельной академической дисциплины эта область научного знания сформировалась в середине XX в. и стала развиваться столь же бы­стрыми темпами, как и вызвавшая ее к жизни электронно-коммуни­кативная революция. В течение нескольких десятилетий в США и ряде других стран читаются курсы по теории коммуникации, сло­жился круг авторитетных специалистов и школ, издается большое количество учебной и научной литературы.

Особенно заметный рост исследовательского интереса к про­блемам коммуникации и информации стал наблюдаться во второй половине XX в. Вызван он был в первую очередь бурным разви­тием кибернетики, математической теории коммуникации и со­временных электронных систем связи. С появлением работ Н. Винера, К. Шеннона, У.Р. Эшби, наших отечественных ученых А.И. Берга, А.Н. Колмогорова и других термины «коммуника­ция», «информация», «информационный обмен» получили широ­кое распространение в самых разных отраслях науки и стали едва ли не самыми многозначными. К началу 1960-х гг. только в зару­бежной философской и социологической литературе насчитыва­лось около сотни определений коммуникации. Можно с уверен­ностью сказать, что сегодня таких определений существует на по­рядок больше. Поэтому каждый, кто интересуется результатами научных исследований в данной области, сталкивается с богатым спектром точек зрения, аспектов, срезов, попыток общетеорети­ческого и специального подхода к исследованию и пониманию коммуникации [4].

1.2. Цели и функции коммуникаций в организации

Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить [6, С.124].

К основным целям можно отнести:

• Обеспечение эффективного обмена информацией между структурами управления.
• Совершенствование межличностных и межгрупповых отношений в процессе обмена информацией.
• Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами сотрудников.
• Как средство для достижения максимальной эффективной трудовой деятельности.

К основным функциям коммуникации относятся:

1. информативная - передача истинных или ложных све­дений, осуществляет процесс движения информации;
2. интерактивная (побудительная) - организация взаимо­действия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника путем использова­ния различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);
3. перцептивная функция - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

Под коммуникациями понимается обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью. В процессе специализации управленческого труда коммуникации выделились в самостоятельный вид профессиональной деятельности, цель которых – формирование и эффективное развитие всех видов капитала организации. Достигается эта цель с помощью применения специальных коммуникационных технологий, методов, инструментов, механизмов [8].

Коммуникации играют особую роль в групповой динамике. Без коммуникаций нет общения, а без общения не может быть и группы. Таким образом, коммуникации выступают как определяющее условие для формирования группы и ее жизнедеятельности.

Поэтому менеджеру(руководителю) надо хорошо знать средства коммуникации, уметь правильно ими пользоваться в процессе общения, преодолевать коммуникативные барьеры непонимания.

Работа руководителя любого уровня невозможна без отлаженной системы коммуникаций. Под коммуникацией понимается процесс передачи информации от одного человека к другому с помощью приборов, жестов, речи или в письменной форме. Менеджер обменивается информацией с руководителям, коллегами, подчиненными и потребителями. Он ставит резолюции на документах и записывает свои замечания, отправляет и получает сообщения по электронной почте, просматривает отчеты, готовит презентации, проводит собрания групп, произносит речи и сообщает о своих решениях другим людям.

Путем коммуникаций информация передается руководителям, а решения – их исполнителям [3].

Без коммуникаций не может быть организации, так как без них невозможно обеспечить координацию деятельности людей. Благодаря коммуникациям обеспечивается связь между организацией и средой, взаимодействие всех функций управления и согласованность принимаемых решений. В каждой организации осуществляется множество коммуникаций.

1.3. Виды коммуникаций

рис1-схема видов коммуникаций

В целом коммуникации можно разделить на две большие группы – формальные и неформальные. Формальные – это предписанные коммуникации, которые должны иметь место в процессе управления. Их специально проектируют, описывают, анализируют, совершенствуют. Это основные коммуникации в менеджменте. В них входит обмен информацией организации со средой, а также внутренние коммуникации, протекающие по восходящему и нисходящему направлению, по вертикали, горизонтали и диагонали управления. Содержание горизонтальных и диагональных сообщений имеет в основном координационный характер, а вертикальных – преимущественно приказной. Неформальные коммуникации - социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой», информация в ней часто распространяется с помощью слухов.