Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Выбор комплекса задач).pdf

Понятие «информация» является существенным в области электронной обработки данных. Информация, которую мы используем ежедневно, накапливается в нашей памяти. Мы получаем ее из разных источников, таких как книги, газеты, каталоги, радио, Интернет и т. п.

Иногда в рамках выполняемой работы используется информация большого объема, отдельные «части» которой, схожие по структуре друг с другом, отличаются по содержанию. При работе с большими объемами информации очень важно оперативно выполнять ее поиск. Кроме того, поиск адреса в отсортированном алфавитном списке адресов может выполняться быстрее, чем в одном и том же поиске с неотсортированными карточками. Рост объема обрабатываемых данных ставит проблему эффективности складского учета и доступа к нему. Все это включает базы данных [10, c.15].

Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что грамотно разработанная информационная система складского учета обеспечивает повышение качества информации, ее точности, объективности и, как следствие, возможности принятия своевременных управленческих решений, что напрямую влияет на эффективность функционирования организации. В связи с этим интерес представляет непосредственно процесс проектирования реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».

Целью курсовой работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».

Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

• выбрать комплекс задач автоматизации;

• охарактеризовать существующие бизнес-процессы;

• охарактеризовать документооборот, возникающий при решении задачи;

• обосновать проектные решению по информационному и программному обеспечению;

• разработать и описать информационную модель;

• охарактеризовать нормативно-справочную, входную, оперативную и результатную информацию;

• разработать общие положения (дерево функций и сценарий диалога);

• описать программные модули;

• описать контрольный пример реализации проекта.

Предметом исследования курсовой работы является бизнес-процесс «Складской учет».

Объектом исследования курсовой работы является склад товарно-материальных ценностей в МОУ СОШ №127 г. Омск.

Практическая значимость курсовой работы заключается в том, что разработанные операции бизнес-процесса «Складской учет» являются эффективным средством складского учета в учреждении и упрощают работу материально ответственного лица.

Методология исследования. В процессе решения главной из поставленных задач использовался функционально–модульный (структурный) подход. В ходе решения второстепенных задач применялись системный подход, метод факторного анализа, методы статистики и прогнозирования.

Структура курсовой работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

1 глава. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Главная цель всех действий с материальными ценностями – качественное обеспечение непрерывного функционального процесса. Складской учет предназначен как для обслуживающего персонала (педагогов, завхоза и пр.), так и для учащихся. В ходе изучения была построена функциональная модель «AS-IS», представленная на рисунке 1. Анализ модели «Как есть» позволяет провести анализ и выявить недостатки в бизнес-процессах [22, c.33].

Рисунок 1 – Контекстная диаграмма «Оборудование в школе»

Входящей (Input) частью является поступающее или купленное оборудование и сопровождающие первичные документы.

На выходе (Output) то, что производится работой:

отчет о списании;
отчет по инвентаризации;
отчет о наличии и движении основных фондов;
учтенное оборудование.

Управление (Control) осуществляется Уставом образовательного учреждения, указами Министерства финансов, постановлениями Госкомстата.

Ресурсами, которые выполняют работу (Mechanism) являются заведующий хозяйством и совет ОУ.

1.2. Характеристика существующих бизнес –процессов

Декомпозиционное разложение модели (рисунок 2) позволяет показать более детальное описание бизнес-процессов, их число не ограничено и зависит от уровня сложности, который необходимо показать в модели.

Конфигурация 1С должна упростить ведение складского учета в школе. Удобное программное решение для ведения складского учета позволит оптимизировать работу сотрудника, несущего материальную ответственность и позволит производить быстрый анализ оборудования.

Так как эта система разрабатывается для определенных целей и узкого круга пользователей, можно сразу определить аппаратные и программные требования. Это решение должно полноценно функционировать на персональном компьютере заведующего хозяйством. Он работает на ноутбуке под операционной системой Windows 7, ОЗУ 2048Мб 2-х ядерный процессор Intel 1800Мгц [30, c.28].

Заведующий хозяйством несет прямую материальную ответственность за складской учет, поэтому для безопасности данных нужно предусмотреть возможность защиты данных паролем.

Система складского учета должна содержать следующие подсистемы:

• авторизация;

• управление пользователями;

• прием и списание инвентаря;

• формирование отчетов;

• ведение журнала регистрации событий.

Рисунок 2 - Декомпозиция контекстной диаграммы

Для подсистемы авторизации входными данными является логин и пароль пользователя, на выходе – права доступа и имя в системе. Она должна обеспечить конкретному легальному пользователю те виды доступа, которые были определены для него администратором системы [25, c.77].

Управление пользователями доступно администратору системы. Разграничение прав доступа возможно настроить как для конкретного пользователя, так и для группы.

В систему приемки и списания инвентаря на входе поступает информация о поступлении, либо списании инвентаря.

Для системы составления отчетов входными данными является записи из базы данных о наличии инвентаря. Выходными – отчет для экспорта в бумажный или электронный вариант, бланк приема инвентаря или его списания [3, c.41].

При изучении объекта автоматизации были получены следующие поля для таблицы базы данных: № документа, операция, инвентарный номер, наименование объекта, дата выпуска, количество, цена, балансный счет, стоимость, местонахождение. Если создать одну таблицу данных с полученными полями, эта база будет избыточной и для изменения данных потребуется менять все поля записи, что затруднит её обслуживание, кроме того, будет непродуктивно расходоваться место для хранения базы на диске. Для правильного функционирования базы требуется её нормализовать.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Процесс записи, формирования и утверждения отчетности по результатам полученных данных приведен ниже на рисунке 3 в виде схемы документооборота.

Рисунок 3 – Схема документооборота

Необходимость создания единой автоматизированной системы складского учета возникла в связи с большим количеством данных записываемых вручную в журнал регистрации оборудования.

Для оптимизации складского учета планируется ввести электронную форму складского учета в школе.

Также производятся действия по обработки данных из журналов регистрации инвентаря на бумажном носителе. В данный момент на обработку складского учета тратится довольно много времени. При внедрении вычислительной техники в данный процесс планируется также сокращение времени необходимого на складской учет и проведение инвентаризаций [29, c.87].

Поскольку все данные по результатам складского учета фиксируются в журналах учета на бумажном носителе, они сдаются и хранятся в архиве школы.

Из недостатков действующей системы записи инвентаря можно выделить:

низкая производительность труда в данном процессе;
высокая трудоемкость внесения результатов и составления протоколов;
низкая оперативность, снижающая качество процесса складского учета;
несовершенство организации сбора и регистрации сведений;
несовершенство процессов сбора передачи, обработки, хранения защиты целостности и секретности данных по складскому учету [28, c.66].

В данный момент все операции по складскому учету производятся сотрудниками вручную. Роль компьютера используется для дублирования полученной информации и представляет собой набор таблиц в MS Excel которые используются для составления протокола, посредством изменения данных в таблице, форм протоколов и т. д. Чтобы снизить временные затраты на внесение данных и формирование отчетов потребуется вычислительная техника, способная решать данные задачи.

1.4. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Информационное обеспечение (ИО) включает в себя:

систему классификации и кодирования;
систему унифицированной документации, используемой в ИО;
информационную базу [27, c.40].

Классификатор - это систематизированных перечень наименованных объектов, их признаков и кодовых обозначений. Классификаторы служат средством описания данных, обуславливают единство классификации и кодирования информации и предназначены для обеспечения машинной обработки и выдачи данных в удобной форме потребителям при решении различных задач. Существуют следующие уровни классификаторов:

международные — стандартные классификаторы, используемые по всему миру;
межгосударственные — классификаторы, используемые в рамках экономических союзов и других межгосударственных объединений;
межотраслевые — классификаторы, используемые в пределах государства. Не должны противоречить международным классификаторам;
отраслевые — классификаторы, используемые в рамках одной отрасли;
региональные - классификаторы, действующие на территории региона;
системные (локальные) — классификаторы, принятые отдельным предприятием (организацией) для применения в рамках своей автоматизированной системы. Они содержат информацию, необходимую для решения задач в АС и отсутствующую в национальном или отраслевом классификаторе [26, c.92].

Для ведения складского учета лучше всего подойдет системный классификатор, так как никаких других классификаторов РФ в системе не используется.

Используются следующие системные документы: «Протокол учета инвентаря», «Отчет по списанному инвентарю за месяц», «Отчет по принятому инвентарю за месяц». Информационные файлы формируются на основе исходной информации, содержащейся в вышеуказанных первичных документах - основных носителях первичной информации в системах машинной обработки данных. К ним предъявляется ряд требований:

достаточная полнота информации для решения задачи;
исключение избыточности информации;
достоверность и своевременность информации;
утверждение форм первичных документов с макетами размещения;
информации на машинном носителе;
логичность построения документа.

Существует три способа организации информационной базы (ИБ):

файловая организация ИБ;
смешанная организация ИБ;
интегрированная ИБ [25, c.7].

Под файловой организацией ИБ понимается локальное размещение базы на компьютере, доступ к которому других пользователей осуществляется стандартными методами ОС для обмена данными по сети.

Под смешанной организацией ИБ подразумевается распределённая база данных, хранящаяся на нескольких серверах и реплицирующая изменения в каждой из них по расписанию [4, c.22].