Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях ( Виды и средства коммуникаций в менеджменте ).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации занимают особое место в системе управления бизнесом компании, поскольку они являются более активной частью всего комплекса управления. Чтобы лучше влиять на потребителей и обеспечивать устойчивое функционирование организации как часть общей стратегии управления, современные компании разрабатывают соответствующую коммуникационную стратегию.

В процессе управления, согласно исследованиям американских ученых, менеджер тратит от 50 до 90% общего времени общения. Поскольку руководитель выполняет все свои управленческие функции (межличностные отношения, информирование и принятие решений) и выполняет управленческие функции для формулирования целей организации и их достижения, качество обмена информацией может напрямую влиять на степень достижения целей. Это означает, что эффективное общение необходимо для успеха отдельных лиц и организаций. И наоборот, плохо сформированная система обмена информацией в организации становится одной из основных причин проблем.

С проблемой управления коммуникациями сталкивается огромное количество организаций по всему миру. Но когда организация движется по пути перемен, построить коммуникационные каналы сложнее, потому что любое организационное изменение - это конфликт между руководством и персоналом. Тем не менее, обеспечение нормального общения является одной из главных управленческих задач, правильное решение, которое не только сделает изменения в компании более «мягкими», но и даст возможность выйти из кризиса с минимальными потерями. Это определяет важность этой темы курсовой работы.

Целью данной курсовой работы является выявление проблем, возникающих в ходе осуществления коммуникаций и разработка мероприятий по повышению их эффективности.

На основании поставленной цели задачами курсовой работы являются:

1. раскрытие понятия и видов коммуникаций;
2. описание средств и инструментов рекламных коммуникаций;
3. общая характеристика исследуемой организации;
4. анализ системы построения коммуникаций и проблем, связанных с ними;
5. разработка направлений по повышению эффективности применения коммуникаций в организации.

Объект исследования: закрытое акционерное общество «БеСТ».

Предмет исследования: система коммуникаций в организации.

Курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

---

Работа выполнялась на основе следующих литературных источников по специальности – учебных пособий, периодических изданий, нормативных документов.

Методы исследования, применяемые в данной курсовой работе: методы анализа и синтеза, метод группировки, метод обобщения и аналитический метод.

1. Теоретические основы организации коммуникаций в современных организациях

1.1 Общая характеристика коммуникаций и их роль

Понятие «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее» то есть человек, передающий информацию, пытается установить «общность» с получающим информацию.

Отсюда коммуникацию можно определить как использование слов, букв, символов или аналогичных средств для получения информации об объекте или событии^[1].

Оно включает в себя следующие термины:

• семантику коммуникаций
• значение слов и символов;
• синтаксис коммуникаций
• взаимосвязи между используемыми символами;
• прагматику коммуникаций
• их результативность и эффективность при достижении определенных целей^[2].

Таким образом, для успешного управления необходима эффективная межличностная коммуникация, так как взаимодействие людей в организации строиться для решения всех управленческих задач. Кроме этого она является наилучшим способом обсуждения вопросов, тебующих обширных знаний^[3].

Одним из важным факторов, в улучшении эффективности работы организации, является человеческий ресурс. Следовательно, рассмотрение проблем коммуникаций нацелено на активизацию человеческого фактора.

Понятие «коммуникация» можно рассматривать и в организационном контексте. Согласно нему в состав коммуникации входит процесс и объект. Под процессом понимается общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией. Объектом выступает совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации^[4].

---

Соответственно, коммуникация -это информационное взаимодействие субъектов, характеризуемое следующими признаками: суверенитетом участников взаимодействия; суверенитетом ценностных ориентаций участников, интересов, представление об объекте взаимодействия и отношения к нему; технологической обеспеченностью каналов равноправного информационного обмена^[5].

За несколько лет взгляд на сущность коммуникаций в организации существенно изменился — если раньше под ними понимали исключительно информирование персонала о решениях управления, «снизу-вверх», но современном мире коммуникация в компании — это одна из основных систем управления, участниками которой становится уже две и более стороны^[6].

Другие ученые определяют коммуникацию в организации так: «Изначально этот феномен понимался как средство, с помощью которого индивидуальная активность членов организации координируется и позволяет достичь организационных целей. Затем последовало определение коммуникации как центрального процесса в организации. Новейшее понимание коммуникации находит выражение в ее трактовке как основания для создания организации»^[7].

Российские исследователи дают этому термину такое определение «Коммуникация — это обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью»^[8].

Таким образом, передача информации от отправителя к получателю, их общение подразумевает широкое толкование коммуникаций.

В современной трактовке коммуникация - это социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по разным каналам при помощи различных коммуникативных средств^[9].

Процесс коммуникации можно представить в виде следующей схемы.

Коммуникация начинается с того, что у одного участника коммуникации (отправителя идеи) возникает желание выразить какую-либо мысль или чувство другому человеку (получателю информации). Для этого он кодирует сообщение в виде вербальных и невербальных символов, отбирает канал связи (речь, письмо или электронные средства связи) и передает сообщение. Получатель декодирует информацию, понимая ее правильно или неправильно, затем, формулируя отклик на переданное сообщение, кодирует его, отбирает свой канал связи и передает сообщение, которое отправитель информации должен декодировать. Реакция получателя на переданное сообщение называется обратной связью, которая показывает насколько оно правильно понято получателем информации^[10].

---

Коммуникационные потоки организации подразделяются на внешние и внутренние коммуникации; формальные и неформальные; вертикальные, горизонтальные и диагональные; нисходящие и восходящие; вербальные и невербальные коммуникации и т. д. При решении рабочих задач неформальные, неофициальные коммуникации зачастую воспринимаются сотрудниками как более значимые, чем формальные. Неформальные коммуникации более гибкие, распространяются более оперативно, по скрытым каналам, посредством системы неформальных коммуникаций генерируются слухи^[11].

Главными целями функционирования системы коммуникаций на предприятиях являются следующие:

1. Общефирменные цели (обеспечение устойчивого положения компании на рынке, воплощение стратегии ее роста, также максимизация прибыли, т. е. характеристики заслуги целей этого уровня находятся в сфере денег. 
2. Рекламные цели реализуются в сфере покупательского поведения потребителя (повышение количества покупателей (расширение рынка), выход на отменно новые рынки (географические, новые сегменты и т. п.), размещение компании на определенном рынке, перепозиционирование и др. 
3. Коммуникационные цели в сфере психологии потребителей (призваны сформировывать определенные психические установки, которые содействовали бы достижению рекламных целей коммуникатора)^[12]. 

Таким образом, построение коммуникаций является важным процессом для любой компании, но в ситуациях изменений, как и в ситуациях, связанных с кризисом роль коммуникативной среды сильно возрастает^[13].

Поэтому необходимо уметь управлять коммуникационным процессом, т. к. он существенно изменяется, насыщается шумами, барьерами, нарушается «обратная связь», что приводит к додумыванию смыслом и негативной атмосфере в коллективе, что в свою очередь может «затормозить» или усложнить процесс изменений. Перемены сами по себе в организации опасны тем, что персонал теряет уверенность в завтрашнем дне. В условиях, когда не предоставляется достоверная информация о сложившейся ситуации в компании, о возможных нововведениях, сотрудники невольно вовлекается в обсуждение и распространение слухов, что не может не отражаться на работе и работоспособности коллектива в целом^[14].

Следует учитывать, что каждый работник по-своему понимает ситуацию на уровне принятия решения и на уровне исполнения. Кроме того, именно недостаток информации может усугубить сопротивление персонала предстоящим изменениям. Поэтому необходима специальная работа по информированию персонала. Кроме того, информированность сотрудников о ситуации в компании и понимание своей роли в ней поднимают уровень доверия к руководству, а, следовательно, побуждает персонал к поддержке изменений^[15].

---

Также важную роль играют переговоры между менеджментом и сотрудниками, результатом которых может стать ободрение (или же наоборот, неодобрение) введения новшеств^[16].

В случае неодобрения управление может получить информацию о том, что мешает сотрудникам принять изменения и, возможно, изменить курс. Немаловажна обратная связь, которая может дать понять сотрудникам, что их мнение важно для организации, что в свою очередь также повысит уровень лояльности персонала. Кроме того, механизм обратной связи способен обеспечить и обогатить управление новыми идеями относительно изменений^[17]. 

Выделим функции, которые выполняют коммуникации в организации:

1. Информационная - выполняет роль посредника, посредством передачи информации, которая происходит посредством обмена между индивидами сообщениями, решениями, замыслами. Обмен информацией совершается для достижения целей организации или решения определенной проблемы, а также для всего процесса коммуникаций в организации.

2 Мотивационная - основной ее целью является мотивация сотрудников организации к более качественному выполнению поставленных задач, используя такие средства как приказы руководителя, внушение и убеждение, а также просьбы.

3. Контрольная - на основе иерархической подчиненности следит за поведением своих сотрудников.

4 Экспрессивная - посредством выражения чувств, а также переживаний по поводу происходящего помогает удовлетворить социальные потребности^[18].

5 Коммуникативная. В организации она специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как: раскрытие сущности и определение особенностей коммуникативной функции; рассмотрение и анализ типов и видов коммуникаций в организационных системах; характеристика разнообразных форм реализации коммуникативной функции в организации; установление структурных элементов и ключевых этапов коммуникативного процесса; выявление и разрешение типичных проблем и ошибок (так называемых «коммуникационных барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции; формулирование принципов оптимальной коммуникации и отображение общих требований, направленных на совершенствование коммуникативной функции^[19].

Специфическую и значимую роль коммуникации выполняют в работе руководителей, так как, являясь существенной, входит в состав других управленческих функций и одновременно выступает средством реализации целей организации и их координации^[20].

---