Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнесс-процессов.pdf

Введение

Умение оптимизировать в сегодняшних реалиях является если не главным, то одним из основополагающих в определении эффективности любых процессов. Использование только одного подхода при составлении плана оптимизации бизнес-процессов, является сильным упрощением и на мой взгляд негативно сказывается на результате.

При теоретическом рассуждении об оптимизации можно рассматривать обособленные методы и подходы лишь с целью сравнения их эффективности, однако применять на практике оптимизации одну лишь методику не оптимально.

На мой личный взгляд оптимизация должна идти по всем аспектам процессов и до тех пор, пока не будет найден предел в данном наборе процессов и условий.

Стоит упомянуть, что поиск информации по теории процессного подхода в оптимизации бизнес процессов весьма затруднителен, а предоставленной информации по данной теме в учебном курсе крайне мало.

Оптимизировать бизнес процессы можно правилами, можно программным обеспечением или наделением прав на оптимизацию всю команду.

Наиболее эффективным показал себя в моем опыте симбиоз всех описанных выше путей. Однако стоит понимать, что количественное соотношение применяемых методов для оптимизации разных отделов будет разным и зависит от множества как внешних, так и внутренних факторов.

В условиях, при которых я пишу данную работу вопрос оптимизации бизнес процессов стоит особенно остро. Я говорю о самоизоляции в связи с пандемией. Благодаря моему опозданию с написанием я имею больше опыта в оптимизации, чем я непременно воспользуюсь далее.

Глава 1 Теоретическое обоснование.

Перед тем как говорить о применении процессного подхода для оптимизации бизнес процессов я считаю необходимым разобрать саму тему курсовой работы по тезисам и сформулировать теоретическое обоснование. Двигаться в определении мы будем посредством декомпозиции самой темы по вопросам:

1.Что делать? – оптимизировать

2. Что оптимизировать? – Бизнес-процесс

3. Каким методом? – используя процессный подход

1. Оптимизация- процесс максимизации выгодных качеств субъекта и минимизации убыточных и негативных качеств с целью повышения эффективности субъекта.

Эффективность – соотношение между достигнутым результатом и использованными ресурсами.

1. Бизнес-процесс - представляет собой совокупность взаимосвязанных мероприятий и/или работ, направленных на создание определенного продукта или оказание определенных услуг с целью извлечения выгоды.

Существует достаточно много определений этого термина, сформулированными как известными и авторитетными специалистами, так и международными организациями. Также следует сказать, что понятие «бизнес-процесс» достаточно часто в литературе, статьях, интернет-источниках применяется и в широком смысле как «деятельность в целом». Рисунок 1 дает схематичное изображение любого процесса и иллюстрирует взаимосвязь элементов процесса. Контрольные точки мониторинга и измерения, необходимые для управления, являются специфическими для каждого процесса и будут варьироваться в зависимости от соответствующих рисков.

Рисунок 1 «Общая схема процесса»

Исходя из вышеизложенного определения бизнес-процесса, к основным принципам их выделения можно отнести:

- необходимый результат;

- регулярность действий;

- ценность результата для компании.

Из пунктов №1 и №2 следует что с повышением эффективности бизнес-процесса возрастет выгода. Однако перед оптимизацией должен произойти не менее важный процесс – анализ имеющихся бизнес-процессов «AS IS», с целью выявления элементов, требующих оптимизации.

Анализ «качества протекания» бизнес-процесса осуществляется на основании мониторинга и анализа показателей его результативности и/или эффективности, выявленных несоответствий относительно установленных целей.

В данной предметной области анализ трансформируется в реинжиниринг бизнес-процессов.

Реинжиниринг бизнес-процессов (англ. Business process reengineering) — фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения максимального эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности, оформленное соответствующими организационно-распорядительными и нормативными документами. Реинжиниринг использует специфические средства представления и обработки проблемной информации, понятные как менеджерам, так и разработчикам информационных систем.

1. Процессный подход - подход к организации и анализу деятельности компании, основанный на выделении и рассмотрении ее бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами компании или внешней средой.

Процессный подход был разработан и применяется с целью создания горизонтальных связей в организациях. Подразделения и сотрудники, задействованные в одном процессе, могут самостоятельно координировать работу в рамках процесса и решать возникающие проблемы без участия вышестоящего руководства. Процессный подход к управлению позволяет более оперативно решать возникающие вопросы и воздействовать на результат.

1.1 Основными понятиями процессного подхода являются:

Результат бизнес-процесса – то, ради чего осуществляется бизнес-процесс, т.е. деятельность всегда рассматривается вместе с целью этой деятельности – получение на выходе некоторого результата, удовлетворяющего заданным требованиям. Результаты бизнес-процесса часто упоминаются как выходы бизнес-процесса.

Владелец бизнес-процесса – должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процесса и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процесса.

Исполнители бизнес-процесса – команда специалистов из различных функциональных областей (кросс-функциональная команда), выполняющих действия процесса.

Вход бизнес-процесса – ресурсы (материальные, информационные), необходимые для выполнения и получения результата процесса, которые преобразовываются или потребляются при выполнении процесса.

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффективности), они применяются в качестве показателей результативности и/или эффективности бизнес-процессов.

Управление бизнес-процесса (в IDEF0) – управляющие воздействия, регламентирующие выполнение процесса.

«Правильный» набор бизнес-процессов отдельной компании представляет собой их систему или сеть, (которая охватывает процессы производственного цикла компании, а также процессы управления, обеспечения необходимыми ресурсами.

Чтобы осознать значимость данного подхода достаточно обратиться к стандарту ISO 9001 «О системе менеджмента качества», где в пункте 0.2 указывается как один из принципов менеджмента качества процессный подход. И далее для его описания выделяется весь пункт 0.3.

Цитата из ISO 9001=2015:

«Настоящий стандарт направлен на применение «процессного подхода» при разработке, внедрении и улучшении результативности системы менеджмента качества в целях повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований. Конкретные требования, признанные важными для внедрения процессного подхода, включены в подраздел 4.4.»

Так же по определению данного стандарта процессный подход позволяет:

- понимать и постоянно выполнять требования;

- рассматривать процессы с точки зрения добавления им ценности;

- достигать результативного функционирования процессов;

- улучшать процессы на основе оценивания данных и информации.

- клиентоориентированность;

- гибкость, более оперативное принятие решений, проведение инноваций в связи с изменением внешней среды;

-возможность построения эффективной системы мотивации, направленной на максимальный учет результатов работы

Внедрение такого подхода в управлении важно придерживаться следующих принципов:

- Принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

- Принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний.

- Принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

- Принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

- Принцип ответственности за процесс. В выполнении процесса могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

Процессный подход к управлению – делегирование полномочий и ответственности через Бизнес процессы, где Бизнес процесс это устойчивая (многократно повторяющаяся) деятельность, преобразующая ресурсы (ВХОДЫ) в результаты (ВЫХОДЫ). В рамках Процессного подхода предполагается выделение проблемного Бизнес-процесса и его участников, назначение одного из участников Бизнес-процесса Владельцем и делегирование полномочий и ответственности по управлению данным Бизнес процессом ему. Возникает матричная структура при управлении регулярной деятельностью. Участник Бизнес процесса подчиняется функциональному руководителю и владельцу Бизнес-процесса, что связано с применением одновременно двух подходов к управлению регулярной деятельностью: функционального и процессного. Что, кстати, не исключает и тройного подчинения, если он (сотрудник) так же является членом проектной команды (не регулярная деятельность). Создание оптимальных условий взаимодействия трех подходов к управлению это отдельная тема, находящаяся за границами данного материала.

В чем «изюминка» процессного подхода и зачем он нужен? Почему, в некоторых ситуациях, для управления регулярной деятельностью нельзя обойтись только функциональным подходом?

В средине прошлого века в менеджменте стали активно применять принципы системного подхода, который рассматривает окружающий нас мир как совокупность взаимодействующих компонент. Один из основных законов системного подхода: точка «оптимальной работы всей системы» не соответствует «сумме точек оптимальных работ подсистем». Функциональный подход к управлению предполагает максимизацию результативности и эффективности всех отдельных участников Бизнес процесса. В такой ситуации совокупный Бизнес процесс будет далек от максимальной результативности и эффективности. Рассмотрим компанию, производящую и продающую фломастеры. Для максимальной результативности и эффективности продавцам компании необходимо иметь очень большое количество производимых и продаваемых цветов фломастеров и чем больше, тем лучше (удовлетворение самого широкого спроса). А для производственного подразделения максимальная результативность и эффективность достигается при выпуске фломастеров одного цвета (отсутствие потерь на перенастройку и мойку оборудования, более простые учет и хранение сырья). А наилучший совокупный результат работы всего предприятия скорей всего будет находиться в точке семи цветов. Получается, что если производственники и продавцы будут работать «немного» не оптимально, то совокупный результат от этого выиграет. Процессный подход предполагает настройку неоптимальности подпроцессов для достижения максимальной оптимальности Бизнес процесса в целом.

Первая обозначенная подсистема процессного подхода - Выделенный Бизнес процесс. Выделить Бизнес процесс, к которому будет применен процессный подход, не такая простая задача как может показаться на первый взгляд. Необходимо выбрать именно те Бизнес процессы, в которых существуют проблемы реализации Бизнес процесса «ИЛИ» настройки субоптимальности деятельности подсистем для получения максимальной оптимальности Бизнес процесса в целом.

1.2 Пример использования подхода

Компания N занимается автотранспортными услугами. В подчинении начальника автоколонны имеется администрация, а так же начальники участков в 4-х городах. Каждый работник выполняет свою функцию и четко понимает свои должностные обязанности. Но компания сталкивается со следующими трудностями: