Файл: Функции менеджмента.pdf

2.4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций

Координация – это процесс распределения деятельности во времени и обеспечение взаимодействия различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач [17].

В ООО «ТеплоДом» процесс координации будет осуществляться путем проведения ежедневных планерок, где будет предоставлен отчет о проделанной работе. Также всем сотрудникам будут озвучены четкие цели и стандарты предприятия, во избежание непонятностей и несогласованности работы компании.

Координация деятельности всех элементов организации также достигается путем формирования эффективной системы коммуникаций.

Коммуникация – это обмен информации между элементами организации, а также между организацией и ее внешней средой.

Коммуникации подразделяются на:

• Внешние
• Внутренние

Внешние коммуникации – это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Таким образом, из внешней среды в организацию будет поступать информация о спросе на утеплительный материал, о состоянии рынка, изменении предпочтении потребителей, изменение конкуренции, об изменении стоимости материалов. А из организации во внешнюю среду будет поступать информация, касающаяся предоставления услуг и товаров компании «ТеплоДом», о наличие ассортимента, стоимости, акциях и различных изменениях, произошедших в компании.

Данная коммуникация будет осуществляться на основе использования созданного сайта компании, где подробно будет представлена вся информация. Также будет размещена реклама в газетах и на досках объявления.

Внутренние коммуникации будут осуществляться в двух направлениях: горизонтальном и вертикальном.

Вертикальные коммуникационные потоки представляют собой обмен информацией между вышестоящими и нижестоящими элементами в структуре управления. Взаимодействия, происходящие по восходящим и нисходящим направлениям, представлено в ПРИЛОЖЕНИЕ Б.

Горизонтальные коммуникационные потоки способствуют взаимодействию и передачи информации от одного подразделения к другому. Такое взаимодействие представлено в ПРИЛОЖЕНИЕ В.

В процессе управления предприятием огромную роль играет распределение полномочий.

Полномочия – это совокупность официально представленных прав самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

В ООО «ТеплоДом» полномочия будут распределены следующим образом, представленным в таблице 8.

Таблица 8 – Виды должностей и полномочия сотрудников организации

2.5. Организационный контроль

Контроль – это функция менеджмента, предполагающая сравнительную оценку фактически достигнутых результатов сравнения с планами показателей с целью выявления отклонения и их своевременное отклонение[15].

Необходимости контроля в компании заключается в следующем:

1. Контроль помогает определить, какие именно из применяемых способов достижения целей оказались наиболее эффективными и какие - неудачными и, таким образом, фирмы определяют, в каких областях им следует расширяться, а в каких следует свернуть свою деятельность.
2. У руководства появляется возможность обнаружить собственные ошибки и ошибки персонала, а также определить, достигнуты ли поставленные цели благодаря выполнению функции менеджмента - функции контроля.

В организации ООО «ТеплоДом» контроль будет осуществляться в соответствии с уставом предприятия, должностными инструкциями и установленными стандартами.

Контроль на предприятие ООО «ТеплоДом» будет внешний и внутренний.

Внешний представляет собой контроль вышестоящими должностями нижестоящих подчиненных на основе выполнения плана, соответствии стандарту и сроку.

Внутренний контроль – это система мер, организованных руководством предприятия. Внутренний контроль организации — это осуществление субъектами организации таких действий, как:

• определение фактического состояния организации (объекта контроля);
• сравнение фактических данных с планируемыми;
• оценка выявляемых отклонений и степени их влияния на аспекты функционирования организации;
• выявление причин зафиксированных отклонений.

Систему внутреннего контроля в ООО «ТеплоДом» можно представить в таблице 9.

Таблица 9 – Система контроля ООО «ТеплоДом»

Директор контролирует деятельность всей организации на основе отчета от начальников подразделений о проделанной работе на совещаниях и планёрках. Для предоставления необходимой информации каждый руководитель подразделений реализует систему контроля в своих отделах. Заместитель директора по коммерческим вопросам следит за тем, чтобы вовремя было доставлено сырье, эффективна была реклама, заказ было доставлен потребителю в срок. Заместитель директора по производству контролирует качество изготовляемого материала, соответствие срокам и договорам. Заведующий научно-исследовательским отделом следит за тем, чтобы изобретаемые методы и технологии соответствовали нормам стандарта. Заведующий складом контролирует выполнение должностных инструкций.

2.6. Управление персоналом

Активное развитие рыночной экономики предполагает эффективное использование всех видов ресурсов компании, особенно трудовых.

Трудовые ресурсы являются одним из ключевых факторов успеха любой компании. Их правильное, продуктивное использование влияет на конечные результаты деятельности предприятий [16].

Таким образом, управление персоналом эффективно только тогда, когда персонал компании в полный мере использует свой потенциал для реализации стоящих перед предприятием целей.

К базовым элементам системы управления персоналом относятся:

• Наем персонала

Одним из самых важных направлений работы отдела управления персоналом любого предприятия является поиск новых сотрудников.

Набор персонала – это ряд действий по привлечению кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения целей, поставленных организацией [7].

Набор сотрудников в компанию «ТеплоДом» будет осуществляться с помощью следующих методов: размещение объявлений на специализированных сайтах, реклама на баннерах, реклама в социальных сетях для привлечения молодой категории. Для привлечения более взрослой категории трудоспособного населения стоит использовать объявление в газетах. Так же организация будет привлекать персонал с помощью обращения в высшие учебные заведения с целью поиска активного и готового работать персонала.

Для того, что отобрать персонал будет использоваться следующие приемы. Для начала будут проанализированные присланные резюме, по которым сразу можно отсеять не подходящие кандидатуры. С теми, кто удовлетворит требования компании, будет назначена встреча. После того, как компании «ТеплоДом» удастся привлечь кадры, будет проводиться своего рода «кастинг» для получения желаемой должности. На каких же критериях будет строиться данное мероприятие? Компании необходимы квалифицированные сотрудники, с желанием работать и зарабатывать. Для каждой должности будут прописаны необходимые параметры, в виде возраста, образования и специальных навыков, прежний опыт работы, владение иностранными языками, владение компьютером.

К примеру, менеджер по продажам должен обладать следующими данными: амбициозный сотрудник, готовый расти профессионально и развиваться вместе с компанией, приятная внешность, возраст от 20 до 35, умение настраивать коммуникации с разными типами людей. Для того чтобы завоевать расположение кандидатам необходимо будет пройти три испытания:

- тестирование, где будет выявлен тип темперамента, а также характерные черты поведения человека. Тест будет составляться на основе объединения вопросов из когнитивного, профессионального и личностного опросника Айзенка ;

- затем, чтобы оценить предполагаемого сотрудника будет проводиться собеседование, где за минуту кандидату необходимо будет достойно представить самого себя;

- заключительным этапом станет профессиональное испытание. К примеру, суметь предложить услугу или же найти выход из сложной ситуации.

По завершению трех этапов будут отобраны лучшие и подходящие сотрудники. Чем такая методика будет удобна для кандидатов? Они смогут проявить себя и расположить к себе работодателя, ведь здесь оценивается не только внутренние состояние человека (с помощью теста), но и умение проявить себя (собеседование и профессиональное испытание). После найма сотрудника ему будет дан испытательный срок, период прохождения которого будет зависеть от занимаемой должности.

Изобразим наглядно на рисунке 7, порядок найма персонала.

Рисунок 7 – Порядок найма персонала

Под адаптацией персонала понимают - процесс ознакомления, приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности, а также к социальной среде организации [12].

В компании «ТеплоДом» для введения новоиспеченных сотрудников в курс дела будет применяться самый распространенный и востребованный метод – наставничество. Он предполагает собой, что к новому сотруднику будет прикрепляться старший работник на 2 недели. За это время в задачу наставника будет входить ввести пришедшего сотрудника в рабочей процесс, объяснить все тонкости работы. Помимо этого, он также должен представить сотрудника коллективу. Так же для того, чтобы помочь сотруднику как можно скорее почувствовать себя частью коллектива, можно устроить неформальную встречу для непринужденного общения.

• Мотивация персонала

Мотивация – это процесс формирование побудительных причин, оказывающих воздействие на поведение человека в целях более эффективного достижения поставленных задач [14].

Мотивация в компании «ТеплоДом» будет осуществляться, как и везде материальным и нематериальным способом.

В качестве материального способа рассматривают следующие элементы:

- заработная плата работника. На предприятие будет установлены одновременно два формы оплаты труда: сдельная и повременная. Повременная будет определена путем анализа заработных плат на других предприятиях, на основе этого будет выведена средняя заработная плата. Для менеджеров по продажам повременная заработная плата составит примерно 17 тыс. руб., для рабочего 20 тыс. руб. Сдельная же у таких работников будет зависеть от количество проделанной работы. У некоторых рабочих оплата труда будет представлять собой только оклад, к примеру, у грузчиков – 23 тыс. руб., у бухгалтера 35 тыс. руб.