Файл: Влияние процесса коммуникаций на управление опганизацией.pdf

Коммуникатор – это источник (отправитель), создатель сообщений. В его качестве может выступать как человек, так и организация.

Сообщение – это информация, идея, ради которой и осуществляется коммуникация. Сообщение формируется с помощью символов и может быть письменным, визуальным или устным.

Канал – это путь физической передачи сообщения, средство, с помощью которого оно предаётся. Каналы разделяются на каналы средств массовой информации и межличностные.

Коммуникант (приемник, получатель) – субъект (объект), которому передаётся сообщение. Результаты коммуникаций – изменения, которые вызывают у коммуниканта принятые сообщения. Они могут быть следующих видов: изменения в знаниях получателя; изменения установок получателя; изменения явного поведения коммуниканта

Обратная связь – реакция получателя на сообщение источника. Учёт обратной связи предполагает ориентацию на получателя, что особенно актуально в системе маркетинга.

Коммуникационный процесс включает в себя следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью вербальных и невербальных символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом, необходимо использовать сочетание различных каналов.

3. Передача информации – физическая передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод мыслей отправителя в мысли получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

Иногда в процессе коммуникаций могут возникать «шумы», источниками которых могут быть язык, различия в восприятии информации, различия в статусе и др.

Коммуникации могут осуществляться в виде монолога, диалога, обратной связи как реакции на полученную информацию.

Выделяют следующие способы коммуникаций: разговорный (устный, вербальный); письменный (письма, распоряжения, статьи, объявления); невербальный (тон речи, пауза, акцент внимания, телодвижения).

На основании обобщенной информации был сделан вывод о том, что всего лишь 7% сообщений воспринимается через слова, 38% - через голос (интонации, модуляции), 55% - через выражение лица (мимика, позы, жесты).

В организации складывается структура коммуникаций, (коммуникационная сеть), которая, как правило, соответствует структуре организации (производственной структуре и структуре управления). Связь между элементами коммуникационной структуры осуществляется через коммуникационные каналы (каналы связи), по которым движутся коммуникативные потоки (потоки информации). Выделяют три типа организационных структур: открытые, замкнутые и комбинированные.

Система организационных коммуникаций включает в себя много их разновидностей. Соотношение различных коммуникаций оказывают существенное влияние на успешное решение организационных проблем.

Рассмотрим виды коммуникаций. Относительно конкретной организации (компании) можно говорить о внешней и внутренней коммуникации.

Внешняя коммуникация – это коммуникация с миром, находящимся за пределами организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций – удовлетворить информационные потребности организации о внешнем окружении, наладить связи с государственными органами, общественностью, поставщиками, потребителями. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внутренние или внутриорганизационные коммуникации – это коммуникации между подразделениями, внутри подразделений по уровням производства и управления, (формальные коммуникации) межличностные коммуникации, неформальные коммуникации. Внутренние коммуникации представляют собой часть производственно-хозяйственной, управленческой деятельности, через них осуществляется связь между подразделениями, их взаимодействие. Коммуникации внутри организации включают в себя информацию, инструктирование, обучение, диалоговые способы воздействия руководителей на подчиненных. Важнейшая цель внутренней коммуникации в организации – создание среди сотрудников поддержки целей и политики, проводимой руководством организации. С помощью коммуникации работники получают необходимые знания и мотивацию, становятся лучшими защитниками и популяризаторами планов компании. Таким образом, хорошо сформированные внутренние коммуникации – это важный организационный инструмент и необходимое условие для эффективного внедрения и развития корпоративной политики.

Коммуникативный поток может перемещаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Внутриорганизационные коммуникации включают в себя: нисходящий и восходящий уровни вертикальных коммуникаций, коммуникации по горизонтали, коммуникации между руководителем и подчиненными, коммуникации между формальными и неформальными группами. Внутриорганизационные коммуникационные процессы призваны удовлетворить потребности разных уровней принятия решений.

Коммуникация в малой группе дает шанс участникам коммуникационного процесса (и руководителю, и подчиненному) оперативно участвовать в решении стратегических и текущих задач организации: каждый участвует в обсуждении, каждый может быть услышан. Хорошие результаты дает эффект обратной связи. Взаимодействие усложняется с ростом числа членов группы.

Межличностная коммуникация – коммуникация с другим человеком – наиболее распространенный тип внутренних коммуникаций.

Неформальные коммуникации между неформальными группами могут охватывать набор связей – от бытовых до производственных. Основой этого типа коммуникаций является информация, циркулирующая по каналам неформального общения, которые можно назвать каналами распространения слухов. По каналам слухов информация распространяется гораздо быстрее, чем по каналам формального сообщения. Иногда руководители специально запускают «слухи», чтобы проверить реакцию коллектива на возможные будущие решения (например, по кадровым изменениям или изменению порядка выплаты премиальных) .

Общественные или массовые коммуникации – процесс сообщения информации с помощью технических средств или средств массовой коммуникации численно большим группам людей: печать, радио, кино, телевидение, интернет. Источник информации передает послание рассредоточенным аудиториям. Ограничена возможность обратной связи.

Формирование системы организационных коммуникаций процесс сложный, так как при обмене информацией могут возникать множество препятствий, которые называют барьерами. Коммуникационные барьеры обусловлены:

• трудностями восприятия;
• семантическими барьерами (слова могут иметь различное значение для разных людей); невербальными барьерами;
• плохой обратной связью;
• несовершенством организационной структуры.

К коммуникационным барьерам относят:

• неопределенность сообщения; неудачное представление информации;
• неспособность получателя воспринимать информацию;
• несоответствие представлений, обусловленное уровнем знаний, опыта, информацией, которая была получена ранее;
• несовместимость точек зрения;
• дезинформация, искажение (сознательно или неосознанно) представляемой информации; помехи, шумы;
• недостаток каналов связи или их перегрузка (когда руководитель все потоки информации замыкает на себя, перегрузки усложняют процесс обработки информации);
• разрывы в коммуникационных сетях (которые часто происходят из-за конфликтов и напряженного социально-психологического климата).

Совершенно очевидно, что каждый руководитель заинтересован в улучшении коммуникаций, поэтому менеджерам необходимо предпринимать определенные меры, чтобы преодолевать подобные преграды.

Выводы

Коммуникации представляют собой общение, передачу информации от человека к человеку, форму взаимодействия людей. Коммуникации в организации подразделяются на две большие группы: между организацией и её средой (внешняя коммуникация) и внутри организации (внутренние коммуникации).

Коммуникационная структура организации – это совокупность ее коммуникационных каналов, то есть средств передачи информации. Эффективность коммуникационной структуры – это мера достижения поставленных целей, то есть обеспечение оптимального функционирования коммуникационных каналов предусматривающего целенаправленную, оперативную передачу точной и актуальной информации, ее получение, правильную интерпретацию и адекватную реакцию на нее.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ

В ПАО «АВТОАГРЕГАТ»

2.1 Общая характеристика предприятия и анализ

его производственно-хозяйственной деятельности

ПАО «Автоагрегат» сформировалось 25 сентября 1992 г. Полное фирменное наименование ПАО «Автоагрегат», зарегистрировано Постановлением главы администрации города Ливны №321 от 26 июня 1996 г., регистрационный номер - 79. Юридический адрес местонахождения общества: 303858 Орловская область, г. Ливны, улица Индустриальная, 2а.

Идентификационный номер налогоплательщика: ИНН 5702000280.

Отраслевая принадлежность: Код ОКНХ - 14341.

ПАО «Автоагрегат» преобразовано из государственного предприятия «Ливенский автоагрегатный завод» (ЛААЗ) и является его правопреемником. ЛААЗ возник на базе Ливенского завода автонасосов. Исследуемое предприятие создавалось для обеспечения комплектующими изделиями автомобильных заводов страны. ПАО «Автоагрегат» является юридическим лицом и действует на основании Устава организации и Законодательства РФ.

Свыше 40 лет предприятие удерживает лидерство на территории России и стран СНГ по производству фильтров и фильтроэлементов. За это время накоплен богатый опыт, создан большой технический и научный потенциал.

Надежность продукции предприятия оценена по достоинству, подтверждение тому - доверие таких предприятий как: АВТОВАЗ, ГАЗ, ЗМЗ, КамАЗ, УАЗ, Волжские моторы, ЯМЗ, Тутаевский моторный, Уфимский моторный, ЗиЛ, МАЗ, УралАЗ, ПАЗ, ЛИАЗ, Ростсельмаш, АгромашХолдинг, Красноярский комбайновый, Алтайдизель, Минский тракторный, Минский моторный, Волгоградский тракторный, Липецкий тракторный и др.

ПАО «Автоагрегат» является официальным поставщиком Министерства обороны РФ. С 2002 г. сотрудничает с торговым домом «За рулем» по производству фильтров под их торговой маркой.

Компания «Ford Motor Company» выбрало предприятие, как основного поставщика воздушных фильтров для автомобилей «Форд-Фокус», на основной конвейер своего отделения в г. Всеволжске.

ПАО «Автоагрегат» относится к автомобильной промышленности, которая занимает важное место в экономике России и осуществляет следующие виды деятельности:

• производство фильтров и фильтрующих элементов для грузовых легковых автомобилей, тракторов, сельскохозяйственных машин, газокомпрессорных станции и других устройств, где необходима очистка используемых средств от механических и иных загрязнении;
• строительные, монтажные, пуско-наладочные, отделочные работы.
• осуществляет производство товаров народного потребления; производство продукции производственного назначения;
• организует торговлю и предпродажные подготовки авто- и мототехники и номерных узлов, агрегатов.

Для производства продукции основными материалами являются: ленты металлические, бумага, картоны фильтрующие, клеи, пластизоли, РТИ, химикаты, лаки, краски.

ПАО «Автоагрегат» - мощное предприятие, занимающее площадь более 25 га, и располагающее на своей территории шестью крупными корпусами, 1 800 рабочих и служащих обеспечивают бесперебойную работу предприятия, 240 из них - это инженерно-технический персонал, который умело управляет производством, разрабатывает и в короткие сроки внедряет образцы новой продукции. На территории предприятия действует таможенный терминал и представительство торгово-промышленной палаты РФ, что не создает трудностей с оформлением грузов в дальнее и ближнее зарубежье. Предусмотрена гибкая система скидок и индивидуальный подход к каждому клиенту.

Предприятие имеет линейно-функциональную структуру управления. Органом управления общества является собрание акционеров, совет директоров, генеральный директор и ликвидационная комиссия. В данной организационной структуре управления преобладает вертикальное разделение труда, подчинения распределяются по должностям и руководителям занимающие эти должности. Организационная структура управления ПАО «Автоагрегат» представлена в приложении 1.

Исполнительным органом АО «Автоагрегат» является генеральный директор (единоличный исполнительный орган общества). Генеральный директор общества организует выполнение решений общего собрания акционеров и совета директоров общества. Совет директоров, Генеральный директор, Ликвидационная комиссия – избираются общим собранием акционеров.