Файл: Теоретические аспекты кадровой стратегии.pdf

- фактическими руководителями других структурных подразделений. Именно на основании их докладных записок и служебных документов обеспечивается поиск и оформление приема на работу новых сотрудников, равно как и расторжение действующих трудовых договоров. Кроме этого, именно на основании решений отдельных руководителей, специалисты по кадрам оформляют дисциплинарные взыскания и поощрения [11, c.32];

- бухгалтерией. Отдел кадров тесно сотрудничает с бухгалтерией, предоставляя ее сотрудникам сведения о количестве сотрудников, их должностных окладах и зафиксированных премиях. Кроме этого, данная структура в своих решениях ориентируется и на информацию от бухгалтерского отдела в вопросах подбора персонала, назначения заработных плат и премий [10, c.45];

- юридическим отделом. Непосредственно важные изменения в законодательстве, а также решение спорных вопросов, связанных с увольнениями и приемом на работу сотрудников, обеспечиваются кадровиками в тесном сотрудничестве с юристами предприятия для максимальной эффективности разрешения проблемных ситуаций [4, c.60].

Особое внимание следует обратить работодателям на численность сотрудников отдела кадров. В среднем, практика демонстрирует, что в большинстве случаев для реализации основных кадровых функций достаточно одного сотрудника на приблизительно 100 человек работников.

Однако, если предприятие реализует и HR-методы эффективного и постоянного управления персоналом, занимается инновационными и внутренними социальными вопросами в организации, то целесообразным может оказаться и привлечение одного специалиста на 20-50 работников организации в зависимости от конкретных задач, которые устанавливаются перед кадровой службой. На небольших же предприятиях наличие полноценного кадрового отдела не является обязательным в принципе.

Так, распространена практика, когда все функции кадровиков выполняет сам директор. Либо же – они передаются юристам или бухгалтерам, имеющим должные навыки, образование или опыт работы.

Еще одним способом организации работы предприятия без кадрового отдела может быть привлечение сторонних специалистов или кадровых агентств, в том числе и в формате аутсорсинга – особенно этот подход будет актуальным в случае необходимости исполнения именно сугубо процессуальной функции кадровой службы [12, c.67].

Вывод: Основным отличием отдела персонала от отдела кадров можно назвать подход к делу и функционал. Чаще всего в зоне ответственности отдела кадров находится только ведение документооборота, принятие и увольнение сотрудников, охрана труда и предоставление отчетов. Специалисты HR-службы выполняют все вышеперечисленные функции отдела кадров, а также занимаются мотивацией и развитием персонала, направляют его на обучение и курсы повышения квалификации, занимаются урегулированием конфликтных ситуаций, проводят социальные и психологические тренинги, оценку персонала, способствуют созданию и поддержанию корпоративной культуры и многое другое.

3. ОСОБЕННОСТИ ВОЗДЕЙСТВИЯ КАДРОВЫХ СТРАТЕГИЙ НА РАБОТУ СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА

3.1. Структура кадровых подразделений

Структура отдела органа власти зависит, во-первых, от размера самого предприятия, а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам [5, c.90].

Часто кадровое делопроизводство может быть поручено бухгалтеру или даже секретарю. Однако, если орган власти большой и активно развивается, а также заинтересован в быстром и эффективном закрытии вакансий, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

- делопроизводство;

- служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);

- отдел адаптации;

- учебный центр;

- департамент компенсаций и льгот [13].

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Основная специфика состоит в том, что поступить на госслужбу можно только по конкурсу (за редким исключением), требования к квалификации и образованию четко прописаны. Для этой категории работников существует ряд ограничений и запретов (например, утрата доверия или гражданство другого государства). Госслужащему нельзя заниматься предпринимательством, приобретать ценные бумаги и открывать счета в иностранных банках.

Руководитель предприятия является первым работником, которого оформляют на работу в новой организации путем подписания трудового договора. На основании его подписи в дальнейшем происходит заключение трудовых договоров с остальными сотрудниками. Должность директора оформляется одним из трех способов, в зависимости от характера предприятия [5, c.91]:

- заключается договор с председателем выборного отдела в случае выборного характера должности;

- директор подписывает договор за работника и работодателя как единственный учредитель;

- при наличии нескольких учредителей договор подписывается коллективно.

Чтобы определить количество должностей на предприятии, вид специалистов и качество работников, кадровый отдел составляет штатное расписание, которое должно иметь унифицированную форму. В этом документе необходимо указать [13]:

- наименования должностей;

- количество работников;

- форму и размер оклада и других видов финансовых вознаграждений.

Список должностей в расписании должен соответствовать иерархической градации – от руководящего поста к вспомогательному персоналу. Помимо должностей расписание содержит информацию о графике работы, наличии смен, сведения о корпоративной этике и желаемый внешний вид сотрудников.

Положения трудового договора четко регламентированы и содержат необходимые пункты:

- полные данные о работодателе, включая адреса;

- ФИО, должность работника;

- сроки и вид договора;

- должностная инструкция;

- график работы;

- размер оклада;

- реквизиты и подписи сторон.

Помимо основных пунктов в договоре могут содержаться дополнительные, по усмотрению руководителя.

Все документы отдела кадров разделяются на обязательные и узкоспециальные, требующиеся лишь для определенного вида организации.

Обязательные документы состоят из приказов по личному и кадровому составу. Приказы по личному составу содержат сведения о работниках – их приема на работу, увольнения или перевода. Приказы, касающиеся рабочего стажа, должны сохранять в надлежащем виде в течении всей жизни сотрудника и по закону хранятся 75 лет [13].

Кадровые приказы содержат информацию об отпусках, премиях, командировках, дисциплинарных взыскания и прочем. Такие документы по закону хранятся 3-5лет. Необходимо завести отдельную папку для каждого вида документов и хранить их по отдельности. Трудовой договор относится также к обязательным документам, который необходимо заключать с каждым работником. Прочие обязательные документы, находящиеся в ведомстве отдела [5, c.92]:

- трудовая книжка;

- документ о штатном расписании;

- регламентации оплаты труда;

- книга приказов;

- командировочный журнал;

- документ о внутреннем трудовом распорядке.

Необязательные документы заключаются в различных должностных инструкциях, коллективных договорах. Отделом кадров необходимо документально подтверждать все что касается деятельности и производственного процесса на предприятии: наличие спецодежды, работники с ненормированным рабочим днем, ночные работники, вредные и опасные условия работы – все это необходимо сопровождать распорядительным документом с наличием сроков обеспечения, категорий, и остальные аспекты.

Особенность подготовки журналов учета заключается в их надлежащей структурированности. Перед началом функционирования отдела необходимо провести работу по их нумеровке сквозной нумерацией, прошивке и скреплении бумагой с указанием количества листов, подписью директора или ответственного лица.

3.2. Задачи кадровой службы. Эффективность создания кадровой службы

Определим, какие сферы деятельности могут входить в структуру кадровой службы : подбор и адаптация, наставничество, оценка и аттестация, планирование карьеры, развитие и обучение, кадровый резерв, мотивация (материальная и нематериальная), организационное проектирование, охрана труда, кадровое делопроизводство, нормирование труда [5, c.100].

Основные функции кадровой службы:

1. Проводит свою работу в тесном взаимодействии с руководителями структурных подразделений государственного органа, подведомственных предприятий, учреждений и организаций.

2. Изучает и анализирует имеющийся кадровый потенциал, планирует его развитие с учетом перспективы.

3. Изучает профессиональные, деловые, личностные качества персонала на основе аттестации, широкого использования психологических, социологических и других методов исследований, разрабатывает рекомендации по максимально эффективному использованию персонала в соответствии с его квалификацией [13].

4. Контролирует использование работников в соответствии с их профессией, специальностью и квалификацией с учетом требований законодательства

5. Изучает, обобщает и внедряет в практику работы с кадрами передовой отечественный и зарубежный опыт, организует обучение руководителей структурных подразделений современным методам и формам работы с кадрами.

6. Участвует в разработке и совершенствовании организационной структуры и штатного расписания государственного органа.

Кадровая служба имеется в каждом государственном органе. Но ее социальный и функционально-правовой статус пока низок по сравнению с кадровыми службами в зарубежных странах, где работа с людьми, управление их профессиональным и личностным развитием давно стали приоритетными [5, c.101].

Кадровое производство – это отрасль, занимающаяся документацией в области трудовых отношений, а также сбором, систематизацией и хранением сведений о персонале в области производственной деятельности. Кадровые документы имеют ценность и законную силу в случаях, когда по тем или иным причинам работник или предприятие отстаивают свою позицию в суде. Поэтому подробному составлению должностных инструкций, трудовых договоров, штатного расписания в кадровом делопроизводстве должно уделяться особое внимание – как письменным средствам доказательств в случае судебного разбирательства [14].

Принцип научности требует, чтобы функционирование и построение структуры кадровой службы основывались на достижениях науки в области управления персоналом. Согласно принципу специализации обеспечиваются разделение труда и профессиональная деятельность сотрудников, формирование отдельных подразделений, специализирующихся на выполнении однородных функций. При реализации принципа автономности обеспечивается рациональная автономность структурных подразделений. Временное выбытие отдельных работников не прерывает процесса кадровой работы. Поэтому каждый работник должен уметь выполнять функции вышестоящего, нижестоящего сотрудника и одного-двух работников своего уровня.

На основе принципа многоаспектности кадровые службы обеспечивают в пределах своей компетенции и полномочий управление персоналом как по вертикали, так и по горизонтали [14].

Принцип иерархичности состоит в том, что в любых вертикальных разрезах структура кадровой службы обеспечивает иерархичность взаимодействия между структурными подразделениями, отдельными руководителями или сотрудниками [5, c.102].

Сотрудники отдела кадров оформляют документы и ведут общее кадровое делопроизводство на предприятиях среднего и крупного формата, и имеют в своем составе несколько специалистов. Если предприятие имеет небольшие масштабы, то функции отела кадров выполняет отдельный человек, так как набор команды для этих целей бывает не оправдан.

В этом случае пользуются услугами бухгалтера или секретаря. На объем отдела кадров и количество делопроизводителей влияет также специфика деятельности на предприятии. При неблагоприятных условиях работы – будь то плохая экология, работа с вредными для здоровья веществами, или иное – потребность в кадровиках возрастает.

Помимо ведения документации на отдел кадров также возложены обязанности по поиску и подбору персонала. Кадровик должен уметь оформлять документацию по нормативным актам и общим требованиям согласно законодательству, и хранить ее надлежащим образом в бумажном и электронном виде [17].

Вся необходимая документация должна в установленные законом сроки предоставляться в государственные органы, занимающиеся ее хранением – за этим следит ответственный специалист-кадровик. Все эти требования обязывают кадрового работника иметь высокий уровень самодисциплины, организованность, ответственность. Знания, умения и навыки делопроизводителя:

Делопроизводитель должен знать и уметь пользоваться электронными программами по сбору и хранению информации в базах данных, ведению статистических данных, электронной почтой.