Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

Введение

Актуальность работы. Управление трудовыми отношениями в организации должно быть поставлено таким образом, чтобы достичь всех запланированных целей. То есть организации нужен не просто персонал, а работники, способные достигать поставленных целей. Для этого, в частности, необходимо, чтобы сотрудники организации представляли стратегию бизнеса, каковы его возможности и результаты, по каким каналам организовано деловое взаимодействие «по вертикали» и «горизонтали», как используется творческий коллективный потенциал, считали корпоративный бренд привлекательным. Для достижения этих целей организация должна иметь эффективный инструмент координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяющий получать необходимую информацию и обеспечивать формирование (поддержание) деловых отношений хозяйствующего субъекта.

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений людям в пределах организации, а так же отдельным индивидуумам и институтам за пределами организации. Организационные коммуникации являются важнейшим инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получить всю необходимую информацию, предоставляют информацию, требующуюся для принятия решения. Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой.

В своей повседневной работе руководитель должен использовать информацию, поступающую из различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей этого же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Процессы коммуникаций дают возможность руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать оптимальные решения о выборе стратегии для достижения поставленных целей.

Объект исследования – ООО «Сот-Альянс».

Предмет исследования – система внутренних коммуникаций в ООО «Сот-Альянс».

Цель данной работы состоит в исследовании формирования системы внутренней коммуникации в организации (на примере ООО «Сот-Альянс»).

Для достижения данной цели в работе были поставлены следующие задачи.

1. рассмотреть сущность системы внутренних коммуникаций в организации;
2. раскрыть особенности формирования и развития корпоративной культуры как элемента внутренних коммуникаций
3. провести анализ коммуникационных процессов на предприятии ООО «Сот-Альянс»;
4. разработать мероприятия, направленные на совершенствование системы внутренней коммуникации ООО «Сот-Альянс» и повышение корпоративной культуры как элемента внутренней коммуникации в ООО «Сот-Альянс».

Гипотеза работы основывается на том, что проведенный анализ должен подтвердить необходимость изучения такого явления как система внутренних коммуникаций в организациях.

Научная новизна исследования определяется тем, что на основе изучения теоретической базы и проведенного анализа системы коммуникаций в организации, сформулированы предложения по совершенствованию действующей системы внутренних коммуникаций в ООО «Сот-Альянс».

Степень и уровень разработанности проблемы.

Степень изученности данного исследования представлена в трудах следующих авторов: Бандурин А.В., Грошев И.В., Персикова Т.Н., Сергеева И.Г. и др.

Методы исследования – теоретический анализ, наблюдение, анализ официальных и личных документов, метод экспертных оценок, групповые и индивидуальные беседы, моделирование.

В структурном отношении работа состоит из введения, трех глав и заключения. В первой главе исследуются вопросы сущности системы внутренних коммуникаций в организации. Вторая глава посвящена проведению анализа коммуникационных процессов на предприятии ООО «Сот-Альянс». В третьей главе предложены мероприятия, направленные на совершенствование системы внутренней коммуникации ООО «Сот-Альянс» и повышение корпоративной культуры как элемента внутренней коммуникации в ООО «Сот-Альянс» В заключении подводятся итоги исследования.

1. Сущность системы внутренних коммуникаций в организации

1.1 Внутренние коммуникации, организация взаимодействия структур, подразделений

В рамках внутренних коммуникаций происходит обмен информацией как от руководства к сотрудникам, так и в обратном направлении. В процессе этого обмена происходит накапливание информации, которая служит дополнительной базой для разработки и принятия управленческих решений. В обратном же направлении коммуникации помогают понять работникам свою причастность к общему процессу. В случае «неполадки» в функционировании каналов внутренних коммуникаций, возникает возможность принятия неправильного управленческого решения, которое может повлечь за собой серьезные последствия для организации. Поэтому внутренние коммуникации очень важны для любой компании.^[1]

По внутренним каналам коммуникаций, по сути, передаются два вида информации. С одной стороны – это информация о том, что происходит внутри компании, с другой – это информация о том, какое место компания занимает во внешней среде.

Коммуникации рассматриваются как явление и как процесс.

Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, принципы, положения) взаимодействия между людьми в рамках организации, соответствующих организационных форм при выполнении ими закрепленных функций.

Как процесс коммуникации отражают отношение работников друг к другу, к поставщикам, потребителям, отношения между человеком и компьютером, информационными технологиями.^[2]

Принята следующая типология внутренних коммуникаций:

– между подразделениями. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Периодические встречи между представителями различных подразделений помогут более эффективно распределять ресурсы, координировать деятельность рабочих групп, контролировать издержки, решать общие проблемы и др. Для этих целей существуют различные комитеты или специальные группы.

– внутри подразделений между работниками по уровням управления и производства. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникациях. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п.^[3]

Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Также коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправлении. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем на производстве или в обслуживании потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

– межличностные. Данные коммуникации - это те, в которых каждый участвует ежедневно, но лишь немногие делают это достаточно согласованно. Межличностные коммуникации состоят из восприятия, семантики, обмена невербальной информацией и обратной связи. Наибольшее количество проблем возникает на «этапе» обратной связи, например семантические проблемы, неумение слушать и др.^[4]

– неформальные. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. «слухи» чаще всего оказываются точной, а не искаженной.^[5] Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами» (например, предстоящие сокращения производственных рабочих, новые меры по наказаниям за опоздания, изменения в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту, кто кому назначает свидание на работе и т.д.).

1.2 Средства формирования внутренних коммуникаций

В практике в организациях выделяют три вида средств внутренних коммуникаций, принципиально отличающихся один от другого характером восприятия информации: печатный, вербальный и вербально-визуальный.

1) Печатные формы. Развитие новых технологий привело к появлению более совершенных форм взаимосвязи, однако до сих пор печатные публикации остаются первичным средством для внутреннего общения в большинстве организаций. В этом случае реализуются следующие цели:

- информирование сотрудников о целях, задачах и направлениях развития организации;- обеспечение сотрудников информативными материалами, необходимыми им для того, чтобы выполнять свою работу профессионально и эффективно;- развитие у сотрудников более высокой социальной активности, а также стремления к поддержанию и улучшению стандартов организации, повышению качества и эффективности их работы;- признание достижений сотрудников.^[6]

Каждая публикация, любое напечатанное слово выступают частью коммуникационной программы компании, предназначенной для достижения конкретных целей в отношении зафиксированных установок и правил организации.

Внутренние публикации компании носят универсальный характер, являются полностью контролируемым средством коммуникации. Преимущество таких публикаций состоит в том, что они позволяют довести нужную информацию до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Одним из недостатков и в то же время преимуществ внутренних публикаций является некоторая негибкость по отношению к внутреннему каналу обратной связи. Чтобы облегчить получение отклика от контактной аудитории, т.е. сделать связь двусторонней, нередко прибегают к модели «вопрос – ответ». Все желающие задают вопросы, на которые отвечает редакция.

Данный подход требует полной поддержки со стороны руководства компании, поскольку необходимо время для того, чтобы проводить исследования и отвечать на вопросы. С другой стороны, двусторонняя коммуникация обеспечивает атмосферу полного доверия, ведь часто сотрудники при непосредственной встрече с руководителями не очень активны. Внутренние же публикации обеспечивают отличный механизм для обратной связи. Проблема создания и развития обратной связи возникает в каждой организации. Везде решают эту проблему по-разному. Чрезвычайно важна мотивация. Кроме того, сотрудник должен видеть, что его предложение и вопросы приводят к положительным изменениям в жизни организации, что он способен непосредственно влиять на руководство. Для создания надежной обратной связи важно, прежде всего, создать благоприятные условия для реализации стремления сотрудника улучшить работу предприятия. Самое главное во внутренних публикациях – наличие интересной и необходимой для сотрудников информации. Наиболее часто используемая форма публикации для этого – информационный бюллетень. Из-за недорого и упрощенного технологического процесса создания они выпускаются очень оперативно, доступны всем и недороги. Многие организации используют их на регулярной основе и в случаях необходимости быстрого доведения до коллектива сведений по отдельным вопросам.^[7]

Раньше популярны были стенгазеты. Сейчас популярность их в связи с развитием электронных средств коммуникации значительно снизилась. К сожалению, такого рода газеты не обеспечивают двусторонней связи, но являются отличным средством информирования.^[8]

Еще один инструмент внутренней коммуникации в коллективе – доска объявлений. Сейчас подобная форма испытывает второе рождение и часто является информационным центром. Доска объявлений становится важнейшим источником новостей и общей информации во внутренних коммуникациях организации. В некоторых компаниях эта доска объявлений выполнена в электронном варианте. Они позволяют воспринимать систематизированную информацию, созданную путем опубликования коротких сообщений. Их применение является действенным средством для пресечения слухов.

Слухи, сплетни, догадки являются видом неформальной коммуникации, который существуют во всех организациях. Он основан на фактах, услышанных, увиденных кем-то, но извращенных после передачи. Такая информация безвредна до тех пор, пока она не становится главным источником информации в организации. Несмотря на то, что от них нельзя избавиться совсем, руководители должны контролировать такую информацию, создавая и поддерживая систему эффективной формальной коммуникации.^[9]