Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования (Сущность и виды проектных офисов).pdf

Актуальность темы: Офис управления проектами становится уже не просто способом снижения издержек и повышения производительности проектов, а важнейшим инструментом реализации стратегии компаний.

Создание офиса управления проектами превращается в стратегическую задачу, которая требует поддержки со стороны руководства и участия сотрудников компании.

Сейчас проектный офис служит инструментом дальнейшего повышения зрелости управления.

Любая компания или организация, ориентированная на проектное управление, требует особой корпоративной системы управления реализуемыми инициативами.

При этом проектное управление может быть ориентировано как вовне (на создание определенного продукта, или новой технологии), так и внутрь (на организацию работы в самой компании). Отличительная особенность такой организации деятельности – это проектный офис (PMO), который создается при старте нового замысла.

Таким образом, наличие эффективного офиса управления проектами в организации способствует её устойчивому росту и развитию.

Управление проектами как отдельная область менеджмента в настоящее время получает всё большую популярность в нашей стране. Тем не менее, уровень зрелости большинства организаций в этой области остаётся на довольно низком уровне.

Внедрение проектного офиса положительно влияет на большинство бизнес-процессов, происходящих в рамках проекта.

Основными преимуществами внедрения проектного офиса являются:

а) существенное снижение затрат на управление проектами,

б) наличие независимого и объективного источника информации о состоянии дел внутри проекта,

в) обеспечение надлежащего уровня согласованности проектов и их реализация в соответствии со стратегией компании.

Данная проблемы была изучена в таких трудах как: Бартенева О. А. Комплексное управление проектами и портфелями проектов в компании, Гнедых В. А. Особенности организации проектного офиса в компании, Говорков А. С. О некоторых проблемах управления проектами, Гонтарева, И.В. Управление проектами, Дегальцева Ю.А., Лысенко Е.Г., Атамась М.В. Развитие проектного менеджмента в России, Зуб, А.Т. Управление проектами, Катунина И. В., Конорева Т.В. Развитие проектно-ориентированного управления в компаниях г. Омска, Лапыгин Ю. Н. Оценка эффективности проектного управления, Милославский В. Г. Проектный и кластерный подходы в деятельности проектного офиса и др.

Объект исследования: Проектный офис в организациях.

Предмет исследования: Внедрение проектных офисов на современном этапе развития организаций.

Цель работы: Рассмотреть принципы и этапы формирования проектного офиса.

Задачи работы:

Рассмотреть сущность и виды проектных офисов;
Изучить этапы внедрения и развития проектных офисов;
Рассмотреть состав и основные функции проектных офисов;
Провести анализ значимости проектных офисов в организациях;
Охарактеризовать процесс внедрения проектного планирования в крупные строительные организации;
Выявить проблемы проектных офисов и их причины.

1. Теоретические аспекты проектных офисов

1.1. Сущность и виды проектных офисов

Для понимания того, что же такое проектный офис, надо начать с определений.

Проект – это совместная работа группы людей, имеющая четко определенные ограничения (как минимум – во времени), в результате которой создается уникальный и ранее не существовавший результат [1, с. 122].

Программа проектов – это группа связанных между собой по какому-то признаку проектов и операционных задач, совместное управление которыми для организации выгоднее, чем управление по отдельности. Признак, по которому проекты в программе связаны, может отличаться – общий бюджет, общее управление рисками или ресурсами, общий заказчик, и вообще все, что угодно и что имеет смысл.

Портфель (портфолио) проектов – это группа программ проектов, отдельных проектов и связанной с этим операционной работы, приоритезированные и выполняемые для достижения стратегических целей организации [3, с. 117].

А что же такое проектный офис и как он соотносится с понятиями выше?

PMBoK дает следующее определение: проектный офис – это подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации. Ключевое тут – «подразделение» [2,с. 144].

Важно понимать, что проект, и программа проектов и портфель проектов вполне могут существовать и без проектного офиса. Портфелей в организации вообще может быть несколько, а проектный офис, как правило, все-таки один, так как, снова обращаясь к определению выше, он «централизует и структурирует».

Проектный офис может входить в состав конкретного подразделения, например ИТ-Департамента. Это делается для того, чтобы упорядочить взаимодействие в нашем случае ИТ-Департамента с другими подразделениями предприятия, создать прозрачную систему наблюдения за ходом проектов [3, с. 120].

Но гораздо чаще PMO “поднимают” на самый верх в структуре предприятия и подчиняют его Исполнительному Директору, Совету Директоров, Правлению, Наблюдательному совету. Это дает возможность Офису управления проектами получить серьезные полномочия в управлении проектами предприятия.

Цель проектного офиса – наводить и поддерживать порядок в управлении проектами в организации в той степени, в которой организации это необходимо.

Проектный офис является частью корпоративной системы управления проектами и, по своей сути, представляет собой ту среду, которая организует проектную деятельность. Его наличие считается высшей формой проектного управления в крупных организациях, реализующих одновременно множество проектов. В обобщенном виде в западной системе управления проектами проектный офис понимается как «определенный набор рабочих мест, привязанных к конкретным географическим координатам».

Согласно Р.Д. Арчибальду, проектный офис является вспомогательной организационной единицей, состоящей из штатных сотрудников компании и выполняющих, помимо своих основных обязанностей, функции по обеспечению потребностей проекта [1, с. 126].

Под проектным офисом будет пониматься подразделение, которое осуществляет специализированные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности. Такое подразделение наряду с другими, функционирующими в организации, имеет штатную структуру и занимает определенное место в организационной структуре.

Основная цель проектного офиса — это обеспечение успешного функционирования корпоративного стандарта управления проектами и системы ЕРМ (Enterprise Performance Management), его функции в компании варьируются в зависимости от цели создания [1, с. 13].

Проектный офис как элемент корпоративной системы управления проектами имеет инструментальные средства, с помощью которых осуществляет свою деятельность. К ним целесообразно отнести базы данных, системы документооборота и почты, корпоративное приложение по планированию, контролю и отчетности по проектам, интерфейс с системой управления финансами и т.д.

Кроме того, для проектного офиса, как правило, разрабатываются положение о подразделении, регламент взаимодействия с другими подразделениями, шаблоны документов, инструкции. Все эти документы наделяют соответствующими правами и обязанностями проектный офис, а также облегчают его документооборот.

Виды проектных офисов [9, с. 152]

PMBoK предлагает следующие виды проектных офисов:

Поддерживающий проектный офис (Supportive PMO) – предоставляет методологию, шаблоны, ведет базу извлеченных уроков, поддерживает КСУП (корпоративную систему управления проектами), если она есть. Ход проектов не контролирует, максимум – собирает статистику по их ходу и по применению тех самых методик и шаблонов, и жалуется куда надо. Прямо на проекты не влияет и потому, в большинстве случаев, бессмысленнен и никем не уважаем. Обратная ситуация возможна только при очень сильной поддержке топ-менеджмента, но ни в одной компании в бытностью свою в консалтинге я успешного поддерживающего проектного офиса не видела [2, с. 129].
Контролирующий проектный офис (Controlling PMO) – выступает не только в качестве методолога, но и в качестве центра экспертизы и контроля: участвует в принятии решений о продолжении проекта, учит РМов, помогает в каких-то сложных ситуациях, обеспечивает соответствие принятым проектным практикам и больно бьет за их несоблюдение, иногда – даже обеспечивает интегрированное планирование работ и ресурсное управление. Вот это уже более живой вариант, его все в меру боятся и уважают.
Управляющий проектный офис (Directive PMO) – непосредственно управляет проектами: распределяет РМов и другие ресурсы, определяет приоритеты, несет ответственность за ход и результаты проектов, отчитывается перед менеджментом. Иногда даже отвечает за соответствие проектов и стратегии организации (Strategic PMO), хотя это на самом деле уже про управление портфелем проектов (в английском языке есть термин Project Portfolio Management Office, PPMO) [9, с. 157].

Классификация эта очень условная, PMBoK предлагает ее в качестве базовой. Истиной в последней инстанции она не является, можно придумать свою, если компании так удобнее. Пока писала эту статью – погуглила, в сети нашлось несколько примеров другой классификации, но, если вдуматься, они все про то же самое.

В зависимости от вида определяется степень полномочий и ответственности проектного офиса в рамках всей организации.

Практика показывает, что при правильном подходе экономическая эффективность создания проектного офиса обычно проявляется в период от полугода до двух лет. Эффективность внедрения также может зависеть от типа создаваемого PMO, которых выделяется четыре. Каждый из них имеет свои сильные и слабые стороны, о чем нужно знать заранее. Их особенности отражены даже в названиях: "Метеостанция" [11, с. 106].

Создается для сбора сведений о нескольких одновременно реализуемых мероприятиях. Информация просто передается наверх, сам офис на ход работ не влияет, никаких указаний и наставлений не дает. Он прост в организации, но при сложном многокомпонентном начинании будет малоэффективен [1, с. 133].

"Управляющая башня". Контролирует соответствие стандартам и проверенным нормативам. Члены PMO сотрудничают с проектными менеджерами, аттестуют их, а в случае необходимости могут проводить аудит.

"Ресурсный пул". Создается для правильного распределения высококвалифицированных менеджеров между разными программами, а также решения текущих проблем [11, с. 110].

"Стратегический программный". Его миссия – обеспечить бесперебойную связь между стратегическим и операционным менеджментом. Он не влияет на распределение финансов и не контролирует расходы, а выполняет только организационную функцию.

Бизнес-практика свидетельствует, что концепция проектно-ориентированного управления в современных условиях является более жизнеспособной, чем процессная, и тем более чем работа по отдельным поручениям.

Регламент работы Проектного офиса [2,с. 121]

Регламент работы Проектного офиса – это нормативный документ, который описывает процессы управления проектами, шаблоны и формы, проектные роли и их ответственность. На практике такой документ разрабатывается в рамках проекта внедрения КСУП.

В зависимости от поставленной задачи Регламент работы Проектного офиса может состоять из следующих разделов [3, с. 128]:

Определение термина “проект”
Проектные роли и их ответственность
Процессы инициации проектов
Процессы планирования проектов
Процессы исполнения
Процессы контроля проектов, KPI
Процессы закрытия
Шаблоны и формы
Инструкция по работе с ИСУП.

Проектный офис или офис управления проектами — структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами. Включая методологию управления проектами и информационную систему управления проектами.

Процесс создания корпоративной системы управления проектами неразрывно связан со становлением таких ее компонентных атрибутов, как специализированная информационная система и проектный офис. КСУП возникает в компании далеко не сразу, как только проектная практика начинает применяться в коммерческой организации.

Соответственно, и выделение проектных офисов в отдельные подразделения происходит только на определенном этапе развития новой парадигмы управления.