Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов ( Характеристика и анализ бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия» ).pdf

Выводы по второму разделу:

В данной главе была охарактеризована и проанализирована хозяйственная деятельность ГТК «Телеканал «Россия»: структура управления организацией, деятельность финансового отдела.

В результате анализа бизнес-процессов были сформированы достаточно цельные и систематизированные представления о бизнес-процессах организации. Моделирование основных бизнес-процессов позволило определить процессы, выявить направления оптимизации, организовать правильное выполнение.

В результате проведенного анализа были выявлены следующие проблемы в деятельности компании:

1. Низкая степень обработки данных по сравнению с отраслевыми стандартами в автоматизированном виде.

2. Наличие большого количества процедур согласования документов и процедур с руководителем группы.

3. Устаревшие методические процедуры по учету затрат по проектам.

4. Отсутствие автоматизированной процедуры формирования графика платежей.

5. Отсутствие политики предоставления прав на формирование отчетности в автоматическом режиме.

Выявленные проблемы свидетельствуют о необходимости оптимизации бизнес-процессов финансового отдела организации, а именно бизнес-процесса «Финансовый контроль», что требует изменений. ^[3]

Глава 2. Совершенствование бизнес-процессов финансового отдела ГТК «Телеканал «Россия»

2.1.  Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Таким образом, были сформированы конкретные предложения по реинжинирингу бизнес-процессов.

Для оптимизации бизнес-процессов, а также для решения проблем, выявленных в главе 2, необходимо разработать меры по совершенствованию процессов финансового отдела компании ГТК «Телеканал «Россия».

Рассмотрим меры по оптимизации бизнес-процесса «Финансовый контроль» группы бизнес-процессов управления бизнес-процессов финансового отдела:

1. Увеличение процента обработки данных в автоматизированном виде за счет внедрения информационной системы на платформе 1С «Бит Финансы». Это позволит увеличить объем данных, обрабатываемых в автоматизированном в виде до 75 процентов и увеличить скорость исполнения транзакций.

---

2. Снятие излишних согласующих процедур в согласовании затрат проектов и обработки финансовой документации, что позволить сократить количество дней выполнения этапов бизнес-процессов и бизнес-процесса в целом.

3. Обновить систему методических процедур учета затрат по проектам в соответствии с новейшими стандартами управления финансовыми процессами в проектной деятельности.

4. Внедрить в новую ИС новую процедуру формирования графика платежей, более эффективную в рамках обработки, группировки информации и её анализа, а также непосредственно автоматизированного создания масштабируемого графика платежей

5. Создать систему автоматического предоставления прав в соответствии с системой ранжирования к отчетности и снятие барьеров.

6. Внедрить элементы процессного управления и проектных методик.

Важной частью предполагаемых изменений является внедрение в перспективе новых принципов управления, а именно – внедрение проектно-целевой структуры управления. При построении модели управления бизнес-процессом строительства за основу приняты элементы матричной проектно-целевой структуры управления, которая обладает рядом важных преимуществ, в том числе:

- наличие в структуре сформированных проектных команд, обеспеченных полномочиями и компетенциями для решения поставленной направлению задачи;

- личная ответственность каждого руководителя как за направление в целом, так и за отдельные его элементы;

- возможность быстрого реагирования на изменения внешних условий.

Вместе с тем, обычная матричная структура управления, предполагающая перекрестное управление, как со стороны руководителя проекта, так и со стороны руководителя подсистемы обеспечения, а также частичное дублирование функций финансового отдела не подходит.

Структурное подразделение по каждому из перечисленных направлений деятельности в рамках финансового отдела является сбалансированной командой специалистов, обладающей полным объемом сил и средств, набором компетенций для управления реализацией всего цикла строительства.

В структуре организации работ применен принцип проектного управления финансовыми проектами.

Переход от функциональной модели управления к проектно-целевой, позволяет обеспечить прозрачную персонифицированную ответственность каждого участника деятельности за ее результаты и показатели эффективности направления деятельности.

Для реализации подобных мер будет необходимо внедрить информационную систему Бит «Финансы», рассчитанная стоимость которого составляет порядка 350.000 рублей со внедрением, в процессе которой будет реализованы и остальные меры в ходе бизнес-анализа и кастомизации системы.

---

В связи с такими изменениями уменьшается потребность и необходимость в сотрудниках – операторах финансового отдела. Выполняемые ими работы, теперь выполняются в автоматизированном виде.

Сокращение численности сотрудников в процессе финансового контроля гарантирует сокращение издержек и увеличение прибыли.

Предложенные меры позволят принимать в работу новые транзакции и экземпляры бизнес-процесса, за счет экономии времени и повысить эффективность деятельности организации в целом. ^[4]

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

После проведения анализа существующих бизнес-процессов было принято решение автоматизировать бизнес-процесс более современным программным обеспечением с использованием современных подходов к проектированию.

Для моделирования оптимизированных бизнес-процессов финансовых процессов, рассмотрим аналогичный бизнес-процесс финансового контроля.

Первоначально происходит обработка первичной финансовой документации филиала и ВГТРК, которая предполагает прохождение 3 этапов: автоматизированная обработка – производится с помощью АИС «Бит Финансы» на платформе 1С, при которой обрабатывается до 75 % данных, ручная проверка и обработка оператором – 5 % данных.

При этом процесс происходит в параллельно - последовательном режиме.

Также существует третий этап, так как для обработки некоторых финансовых документов требуется визирование руководителя группы финансового контроля – таким образом обрабатывается еще 20 % данных.

Функция обработки первичной документации занимает от 1 до 2 дней.

Далее происходит оценка стоимости и согласования затрат по проектам с участием ведущих специалистов, частично руководителя группы с применением автоматизированной системы АИС «БИТ Финансы» на платформе и автоматизированных методических процедур финансового отдела. При этом, срок выполнения составляет - 3 дня, из которых 1 день уходит на согласование всех затрат с участием руководителя.

Далее, после оценки стоимости и согласования затрат по проектам происходит формирование графика и контроля платежей по проектам и всем аналитическим статьям движения денежных средств. Отметим, что процедура формирования контроля графика и его последующего контроля занимает 1 день, без ручной обработки графика формирования платежей.

---

Далее с помощью АИС «БИТ Финансы» происходит формирование отчетности в автоматизированном виде в рамках новой системы прав в соответствии с категориями работников

Процедура включает в себя предварительное согласование на получение прав по формированию отчетности у руководителя группы финансового контроля для ведущих специалистов. Процедура предоставления прав и формирования отчетности занимает 1 день.

В целом в процессе используется последовательный методов выполнения транзакций и процессов.

Таким образом продолжительность всего процесса теперь составляет 7 дней.

Сократилось участие операторов в бизнес-процессе, и их работа заменена автоматизированным модулями.

Внедрив, предлагаемые меры совершенствования, предлагается следующая схема бизнес-процесса, представленная на рисунке.

Внедрение автоматизированной системы предполагает, что новыми выходными данными процессов финансового отдела будут различные отчеты.

К выходным данным измененного процесса относятся:

- Отчет по затратам по процессам– формируется автоматически на основе информации из баз данных;

- Отчет о движении денежных средств– автоматический расчет на основе информации из баз данных;

Рассматривая новую модель процессов, составим контекстную диаграмму процесса «To-Be» (рисунок 6).

В данной работе описаны стрелки:

В данной работе описаны стрелки:

типа вход (Input): Первичная финансовая документация.

типа выход (Output): Финансовая отчетность.

типа механизм (Mechanism): Руководитель финансового отдела. Информационная система Управление Финансами 1С. Руководитель группы финансового контроля.

типа управление (Control):, Регламенты компании. Регламенты финансового отдела.

Они входят в верхнюю грань работы и показывают правила, планы, которыми руководствуется предприятие.

Изменением в контекстной диаграмме станет механизм, а именно внедрение новой ИС.

Контекстная (корневая) диаграмма имеет номер А-0 и представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Контекстная диаграмма

Диаграммы декомпозиции содержат родственные работы, т.е. работы, имеющие общую родительскую работу. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и т.д. до достижения нужного уровня подробности описания системы.

Декомпозиция контекстной диаграммы имеет номер А0 и представлена на рисунке 7.

---

Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:

1. Обработка финансовой информации.
2. Финансовый контроль.
3. Управление прочими процессами.

Рис. 7. Диаграмма декомпозиции А0

Декомпозиция функции «Обработка финансовой информации» имеет номер А1 и представлена на рисунке 8.

Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:

• Обработка первичной документации и внесение данных в систему.
• Внесение в систему данных по доходам от рекламы.
• Разнесение эфира.
• Учет расходов на мобильную связь.
• Расчет и сверка выплат и надбавок к окладу.
• Внесение правовой информации в систему.
• Контроль и выполнение всех процессов группы.

Рис. 8. Диаграмма декомпозиции А0

Важной ошибкой в модели AS-IS является нарушение принципа доминирования при построении модели.

В модели TO-BE принцип был соблюден.

В рамках моделей TO-BE на диаграмме А1 были устранены процедуры контроля затрат по проекту и аллокации затрат, так как она будет автоматизирована новой информационной системой.

Был добавлен обратный выход по управлению из функции «Внесение правовой информации в систему», который идет в функцию «Обработка первичной документации и внесение данных в систему», таким образом возникает дополнительное управляющее воздействие и изменение бизнес-процесса.^[5]

Декомпозиция функции «Финансовый контроль» имеет номер А2 и представлена на рисунке 9.

Эта декомпозиция состоит из следующих основных работ, осуществляемых при работах подсистемой обработки и контроля:

1. Оценка стоимости и согласования затрат по проектам.

2. Формирование отчетности.

3. Формирование и контроль выполнения графика платежей.

4. Обработка первичной документации филиала ВГТРК.

Рис. 9. Диаграмма декомпозиции А0

Оптимизация бизнес-процессов финансового отдела позволит добиться более эффективной работы, сокращение контрольных операций, сокращение длительности простоев и согласований, сокращения издержек.

В результате выполнения предложенных мер по устранению согласований, внедрению новых процедур учета затрат, политики безопасности, увеличению объема данных, обрабатываемых автоматизированным способом время выполнения 1 экземпляра бизнес-процесса снижается на 5 дней.

---