Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Складской учет» (Описание предметной области).pdf

Введение

Стремительный прогресс информационных технологий влечет за собой постоянно возрастающий интерес различных организаций к применению самых современных информационных систем и программных продуктов для информационной поддержки своего производственного процесса и бизнеса.

Повсеместное развитие автоматизированных информационных систем (АИС) идет параллельно с разработкой новых видов аппаратных методов обработки и хранения данных, совершенствованием разных организационных форм для применения их в ЭВМ, насыщением разной инфраструктуры современными средствами для коммуникаций между сотрудниками, отделами, организациями.

Развитие рыночных отношений приводит к появлению прогрессивных видов предпринимательской деятельности: к проектированию фирм, занятых ведением бизнеса, разработкой информационных систем (ИС), их постоянным совершенствованием, а также быстрым распространением компонентов, программных средств, автоматизирующих вычислительные процессы.

К данному числу относят разного рода вычислительную технику, коммуникационные средства, офисное оборудование, разнообразные специфические виды информационных услуг – техническое, обслуживание, консультационное обучения и другие.

Это способствовало стремительному распространению и эффективному использованию информационных технологий для разного рода управленческих и производственных компонентов, к применению их и широкому многообразию.

Автоматизация процессов деятельности складского учета значительно повысит эффективность работы сотрудников и расширит их возможности по реализации задач складирования.

Целью курсовой работы является разработка регламента выполнения процесса «Складской учет».

В соответствии с целью работы ставятся следующие основные задачи:

– описать предметную область и привести постановку задачи;

– выполнить выбор средств для моделирования бизнес-процессов (БП);

– реализовать моделирование процесса «как есть»;

– предоставить предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов;

– выполнить моделирование БД «как должно быть».

Объект исследования – теория исследования бизнес-процессов.

Предмет исследования – выполнение складского учета.

Методами анализа, которые применяются в работе, являются методы системного анализа, проектирования и разработки программного и информационного обеспечения ИС, CASE-технологии.

---

Работа является практически значимой не только для начальника склада, а и для рядовых его работников.

Эти возможности значительно ускоряют и облегчают рабочий процесс по учету складского товарооборота.

1. Постановка задачи и моделирование БП «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи.

Рассмотрим основные понятия, связанные с процессом складского учета.

Для того чтоб обеспечить сохранность разного рода ценностей в каждой организации или предприятии должны быть оборудованы специальные склады или кладовые.

Складские помещения можно подразделить на такие основные виды (рисунок 1):

Рисунок 1. Виды складских помещений

Складские помещения основного производственного назначения собой представляет часть складского помещения, что предназначенное для приема, сортировки, комплектации, хранения, отпуска и отгрузки разного рода материальных ценностей. [5]

Складские помещения подсобного назначения предназначаются для размещения разных подсобных служб и реализации работ по обслуживанию некоторого технологического процесса.

Стоит отметить, что все складские помещения для подсобного назначения – помещения для хранения так называемых упаковочных материалов, инвентаря, тары, технологического оборудования, уборочных машин.

Контроль сохранности и движения материальных ценностей в организациях осуществляется путем утверждения:

– схем документооборота. В рамках схем документооборота утверждаются разные формы документов по выполнению учета материальных ценностей (к примеру, те, которые, разработаны в организации), закрепляются разнообразные должностные лица (которые имеют образцы подписей), что отвечают за непосредственное движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, сроки передачи документов бухгалтерам организации. [15]

Непосредственно в рамках схемы также утверждается выбранный организацией метод проведения учета ценностей на имеющихся складах. Такие методы есть 2-х типов (рисунок 2):

Рисунок 2. Методы выполнения учета

---

Также различают такие методы: [10]

– учет реестра мест хранения. То есть, каждому складу присваивается номер, который впоследствии нужно указывать на всех документах;

– единой для подразделений системы классификации или присвоения номенклатурного номера одной единице учета всех материальных ценностей;

– сроков и порядка проведения инвентаризации разнообразных материально - производственных запасов сокращенно (МПЗ) [20];

– рабочего плана счетов (с требуемым количеством субсчетов или аналитических признаков) для учета материальных ценностей, что позволяют обособленно учитывать движение разных ценностей в разрезе имеющихся мест хранения, видов, сортов, поставщиков, размеров и иных необходимых аналитических признаков.

Требуемое количество аналитических признаков может определяться путем согласования с пользователями информации (так называемыми, специалистами по формированию некоторых регистров налогового учета, для анализа эффективности деятельности, для снабжения, развития, маркетинга, складского учета и тому подобному).

Все хозяйственные операции, что проводятся организацией, согласно статье «О бухгалтерском учете», также должны оформляться разными оправдательными документами. Данные документы являются только первичными документами, на базе которых ведется данный бухгалтерский учет.

Все хозяйственные операции, не оформлены первичными учетными документами, не будут приниматься к учету, а также не подлежат отражению в бухгалтерском учете.[20]

Первичные документы по учету принимаются к учету, если они составлены по определенной форме, содержащейся непосредственно в альбомах унифицированных форм для первичной учетной документации.

Все утвержденные и организационно - разработанные унифицированные формы для первичной учетной документации (Постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 1996 года №834 «О первичных учетных документах») должны применяться практически всеми организациями, вне зависимости от их правовой формы.

Вносимые изменения должны также быть оформлены соответствующим распорядительным документом.

Форматы бланков, что указаны в альбомах для унифицированных форм учетной первичной документации рекомендуемы и могут изменяться с точки зрения сужения и расширения граф и строк, а также включения дополнительных строк, вкладных листов для удобства размещения и обработки информации [4].

Сам процесс складирования состоит в размещении и укладке некоторого груза на хранение по отдельным зонам склада.

---

Самым основным принципом для рационального складирования можно называть эффективное использование сего объема секторов хранения.

Главной первопричиной такого является оптимальный выбор системы размещения товара на складах, складского оборудования, что должно отвечать самым различным особенностям груза или обеспечивать использования имеющейся складской площади и высоты по максимуму.

Пространство под рабочие проходы надо сделать минимальным, но также надо учитывать нормальные условия подъемно-транспортных машин или механизмов.

Для более экономичного размещения груза, а также его упорядоченного хранения применяют систему адресного хранения, что может осуществляются 2-я принципами:

– по принципу выбора места размещения (размещение грузов упорядочено и фиксировано);

– по принципу выполнения свободного выбора места для складирования.

Процесс складирования или хранения в себя включает: [16]

– закладку на хранение груза;

– хранение груза, при этом обеспечивая соответствующие условия хранения самых различных его видов;

– контроль за тем, чтоб склад имел в наличие необходимое количество запасов, которое он должен содержать и вмещать в соответствии с информацией (ИС).

Рациональное осуществление разного рода складских операций является залогом рентабельности самого склада.

Стоит отметить, что при организации такого логистического процесса надо учитывать:[12]

– рациональную планировку склада с точки зрения выделении рабочих зон, способствующих минимизации издержек, а также усовершенствованию операции для переработки грузов;

– эффективное использование складского пространства при расстановке стеллажей;

– использование оборудования, которое способно выполнять самые разнообразные складские операции, ведь это позволяет существенно сокращать парк транспортных машин;

– минимизацию всевозможных маршрутов перевозки внутри конкретных складов, ведь это позволит также сократить эксплуатационные затраты;

– осуществление партий отгрузок для определенного стандарта и применение централизованной доставки с целью минимизации транспортных итоговых издержек;

– максимальное применение возможностей информационной системы, которое значительно сократит затраты и время, связанные с документооборотом.

В РФ основным лицом, которое занимается складским учетом является материально-ответственное лицо (МОЛ).

На каждого складского работника возлагаются четкие обязанности, что прописываются непосредственно в политике ведения учета предприятия.

---

Руководитель склада должен выполнить грамотно организацию работы полностью всех сотрудников, что находятся в его подчинении. Он лично контролирует товарное движения по складу: [3]

– расход грузов;

– приход товаров;

– перемещение грузов.

Непосредственно на начальника складом возлагается вся материальная ответственность непосредственно за хранение доверенных товарных или же материальных ценностей. [6]

Кладовщик – это работник складского помещения, в непосредственные обязанности его входит также и организация складского учета по имеющимся материальным ценностям.

Ежедневно выполняет функции: [9]

– выполняет приемку поступивших товарных и материальных ценностей;

– выполняет проверку отчетности и документации;

– самостоятельно выполняет ввод данных о прибывшем товаре на склад;

– выдает товарные ценности;

– выписывает расходную документацию;

– заполняет итоговую документацию;

– проводит переучёт материальных ценностей.

Требования, предъявляемые к грузчикам и обслуживающему персоналу. Выполнение приёма людей на должность грузчиков склада производится в условии соответствия кандидата таким определенным требованиям. [18]

Например, грузчик должен: обладать здоровьем, быть развит физически, и должен уметь всячески управлять специализированной техникой, что обычно задействуется при реализации и перемещении большого числа груза (погрузчики).

Стоит отметить, что при выполнении складского учета используется документация:

– товарные накладные;

– расходные накладные;

– периодическая отчетность;

– доверенности;

– счета-фактуры и другие.

1.2.Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Разработка модели рассматриваемых бизнес процессов складского учета выполнена с помощью программного средства AllFusion Process Modeller.

AllFusion Process Modeller – это ведущий кроссплатформенный инструмент визуального моделирования бизнес процессов. Он имеет возможность наглядно представлять любую структуру или деятельность в виде модели, что в дальнейшем позволит оптимизировать работу отдела маркетинга, спроектировать его рациональную структуру, снизить издержки, повысить эффективность и гибкость, а также исключить ненужные операции.

Данный программный продукт поддерживает IDEF0 методологию моделирования, позволяющая детально анализировать бизнес процессы.

---