Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Выбор средства для моделирования бизнес-процесса).pdf

Введение

Любая организация представляет собой сложную систему, внутри которой постоянно протекают различные процессы.

Для успешного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности.

Управление информационными ресурсами включает несколько этапов: от создания до уничтожения. Несмотря на кажущуюся простоту и отсутствие прямого влияния на денежный поток компании, процесс управления информационными ресурсами очень важен как для коммерческих, так и для некоммерческих организаций.

Объектом исследования является разработка регламента процесса «Управление информационными ресурсами».

Предметом исследования являются изучение теоретических аспектов: виды процессов организации.

Цель исследования – разработать регламент выполнения процесса «Управление информационными ресурсами».

Для достижения этой цели необходимо решить ряд задач:

- описать предметную область и поставить задачи;

- выбрать средства для моделирования данного бизнес-процесса;

- разработать модель данного процесса «как есть»;

- определить возможности для улучшения бизнес-процесса;

- смоделировать бизнес-процесс «как должен быть».

В данной курсовой работе по разработке регламента выполнения процесса "Управление информационными ресурсами" данные процесс не просто рассматривается и изучается.

По данному процессу строится модель текущей организации, выявляются слабые места и предлагаются пути их устранения. Для демонстрации предлагаемых изменений и их последствий также используется моделирование бизнес-процесса. 

1. Изучение текущей организации бизнес-процесса "Управление информационными ресурсами"

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Информация является основным источником жизненной силы любого предприятия. Без информации совет директоров (центр организации) не сможет принять основных решений.

---

В зависимости от источника появления, в рамках предприятия существует внутренняя и внешняя информация, которая является основой информационных ресурсов.

Информационный ресурс является организованной совокупностью документированной информации, которая включает в себя основные базы данных и знаний, а также иные массивы информации в информационных системах предприятия.

Информационные ресурсы являются одним из основных видов общественных, а также экономических ресурсов, другими словами, одним из основных факторов производства.

Помимо этого, информационные ресурсы предприятия включают в себя всю совокупность знаний, зафиксированных на материальных носителях. Следует отметить, что данные знания находятся в общественном использовании.

Как физические, так и юридические лица являются собственниками определенных массивов документов. Данные документы обычно создаются при помощи средств, которые были получены на законных основаниях, в процессе дарения или наследования. Традиционно данные ресурсы принято называть негосударственными.

На сегодняшний день главными задачами по управлению информационными ресурсами на предприятии являются следующие:

• Определение нужд и потребностей в информации согласно специализации предприятия;
• Определение параметров внешней среды, изменение которых смогут оказать влияние на работу предприятия;
• Определение ресурсов мирового рынка информации, которые удовлетворяют запросам предприятия;
• Подписание контрактов с информационными агентствами, для предоставления доступа к ресурсам;
• Нахождение и исследование документации, которая раскрывает специфику доступа к информационным ресурсам предприятия;
• Освоение специалистами предприятия определенных технологий работы с ресурсами агентства;
• Управление нахождения информации в определенных ресурсах;
• Уменьшение затрат на получение нужной информации;
• Принятие участия в применении полученной информации;
• Оценка необходимого эффекта в работе предприятия.

К основным функциям управления информационными ресурсами на предприятии относятся следующие:

• Установление полномочий и обязанностей предприятия;
• Выявление основного состава государственных информационных ресурсов, необходимых предприятию;
• Установление состава и источников информации, необходимых для предприятия;
• Организация учета и регистрация необходимых информационных ресурсов, в том числе их учета;
• Управление применения информационных ресурсов, для использования данных информационных ресурсов других предприятий либо отраслей;
• Установление порядка и условий применения информационных ресурсов предприятия определенными группами пользователей;
• Установление порядка, а также организация финансирования деятельности предприятия, направленной по создание, защиту и применение информационных ресурсов предприятия;
• Организация защиты информационных ресурсов предприятия, а также осуществление контроля за их состоянием, сохранением и применением.

---

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

В данной работе для моделирования бизнес-процессов будет использоваться такой инструмент, как «Простая блок-схема» в бесплатном приложении MS Visio.

Цель создания графической схемы данного процесса - последующее её использование в регламентирующих документах организации. По схеме смогут работают сотрудники, которые не обучены сложным нотациям, не имеют навыков системного анализа и т. п., поэтому для них важна простота и наглядность схем.

На схеме последовательность выполнения операций процесса во времени будет показана при помощи стрелок. Блоки «Решение» будут в виде ромбов, представляют собой информацию (вопросы), от ответа на которые будет зависеть последующие варианты развития процесса. В них содержится вся логика принятия решений.

По сути, это операция сравнения условий извне.

Таким образом, нужно будет описать логику принятия решения в виде последовательность операций на схеме рассматриваемого процесса.

Также важно описать процесс в виде схемы шагов соответствующего подпроцесса, переходя на уровень ниже.

Наконец, мы будем описывать логику текстом (в текстовых атрибутах операции) и в последующем выводить её в регламент выполнения процесса.

Если для каждой операции процесса описать требования к ее выполнению текстом, то комбинируя табличную и графическую формы представления, можно вполне адекватно описать порядок исполнения процесса для сотрудников компании.

В целом, применение схем в данном формате является удобным как для разработчиков, так и для сотрудников, работающих по этим схемам.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Управление информационными ресурсами библиотеки относится к обеспечивающим процессам для функционирования процесса «Библиотечное и информационное обслуживание».

Документированная процедура обязательна к применению в библиотеке.

Цель процесса: полное и оперативное библиотечно-информационное обеспечение информационными ресурсами студентов, преподавателей и сотрудников института.

---

Владелец процесса: заведующий библиотекой.

Материальные ресурсы: деньги на приобретение необходимых изданий; наличие источников информации, документов (книг, периодических и др. изданий).

Трудовые: персонал библиотеки.

Информационные: локальные и глобальные информационные сети.

Технологические: обеспечение работников АРМ и другой офисной техникой и программа 1С «Библиотека».

Процесс управления информационными ресурсами библиотеки включает подпроцессы:

1. Комплектование фонда;

2. Обработка документов и создание справочно-информационного аппарата;

3. Организация и хранение фонда;

4. Предоставление информационно-библиотечных услуг.

Подпроцесс 1. Комплектование фонда. Учет принятых на подотчет Документов и дальнейшая их обработка.

Назначение подпроцесса: отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих требованиям «Положения о библиотеке», нормам обеспеченности (Лицензионные требования Министерства образования и науки РФ, ФГОС) и информационным потребностям ее пользователей.

Цель подпроцесса: соответствие состава фонда Лицензионным требованиям Министерства образования и науки РФ.

Владелец подпроцесса: заведующий библиотекой

Участники подпроцесса: заведующие структурными подразделениями института, поставщики, библиотекари.

Документы или события, инициирующие подпроцесс: потребность в закупке определяется на основе результатов анализа текущего состояния библиотечного фонда.

Документы или записи, порождаемые подпроцессом: заказ на литературу; счет на заказанные Документы.

Входы подпроцесса: По результатам анализа и обработки формируются заказы на литературу (прайсы издательств, информационные и рекламные письма) для последующего их представления участникам тендера (поставщикам литературы, определяемых конкурсной комиссией). После заключения договора на поставку литературы с одним из поставщиков, производится доставка литературы и ее оплата.

Выходы подпроцесса: Документы с сопроводительными документами.

Процессы поставщиков. Процессы структурных подразделений института. Процессы сторонних поставщиков Документов (книготорговые организации, книгоиздающие организации, безвозмездные дарители и т.д.)

Рассмотри также учет принятых на подотчет Документов и дальнейшая их обработка.

Механизмы обратной связи: соответствие приобретенных Документов сопроводительным документам.

Измеряемые параметры подпроцесса: Количество названий и экземпляров, цена, год издания, Гриф Минобразования или УМО, поступивших в библиотеку в течение года Документы (Книга суммарного учета), контингент, количество всех потребителей информации, комплексная оценка обеспеченности обучающихся электронными образовательными ресурсами.

---

Порядок выполнения подпроцесса представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 – Комплектование фонда. Учет принятых на подотчет Документов и дальнейшая их обработка

Подпроцесс 2. Обработка документов и создание справочно-поискового аппарата

Назначение подпроцесса: полное отражение принятых в фонд Документов в Книге инвентарного и суммарного учета, системе каталогов и картотек библиотеки.

Цель подпроцесса: сформированная система поиска, отбора и использования Документов имеющихся в фонде библиотеки.

Владелец подпроцесса: библиотекарь.

Участники подпроцесса: работники библиотеки, зав. библиотекой, бухгалтер по материальному учету.

Документы или события, инициирующие подпроцесс: поступление Документов с сопроводительными документами (Подпроцесс №1)

Документы или записи, порождаемые подпроцессом: Документу присваивается шифр и индекс ББК, библиографическое описание документа заносится в электронный каталог.

Входы подпроцесса: Документы с сопроводительными документами.

Выходы подпроцесса Библиографические карточки. Обработанные Документы (Инвентарный номер. Индекс систематизации. Авторский знак.)

Процессы поставщиков: подпроцесс № 1.

Процессы потребителей: подпроцесс № 3 (процесс библиотекаря), основной и обеспечивающие процессы института.

Механизмы обратной связи: соответствие библиографического описания оригиналу Документа.

Измеряемые параметры подпроцесса Количество библиографических карточек (К), расставленных в каталоги и картотеки, количество отредактированных записей (З), количество принятых на баланс Документов.

Показатели результативности подпроцесса: соответствие количества Документов количеству библиографических карточек.

Показатели эффективности подпроцесса: степень соответствия сведений о Документах, имеющихся в наличии.

Порядок выполнения подпроцесса представлен на рисунке 2.

Рисунок 2 - Обработка Документа и создание СПА

Подпроцесс 3. Организация и хранение фонда

Назначение подпроцесса: расстановка принятых на баланс Документов в соответствии с принятой классификацией.

Цель подпроцесса: обеспечить быстрое нахождение необходимых документов в библиотеке.

Владелец подпроцесса: библиотекарь.

Участники подпроцесса: бухгалтер по материальному учету, библиотекари, пользователи библиотеки.

---