Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами» (Выбор средства для моделирования бизнес-процесса).pdf

Документы или события, инициирующие подпроцесс: поступление обработанных Документов (подпроцесс №2)

Документы или записи, порождаемые подпроцессом: разделитель полочный.

Входы подпроцесса: обработанные документы.

Выходы подпроцесса: организованный фонд документов.

Процессы поставщиков: подпроцесс №2.

Процессы потребителей: подпроцесс №4.

Механизмы обратной связи: обнаружение несоответствия в расстановке или записях Документов.

Показатели результативности подпроцесса: соответствие содержания инвентарной книги фактическому наличию книг на полках при инвентаризации.

Порядок выполнения подпроцесса представлен на рисунке 3.

Рисунок 3 - Организация и хранение фонда

Подпроцесс 4. Предоставление информационно-библиотечных услуг

Назначение подпроцесса: оказание информационно-библиотечных услуг для обеспечения основного и обеспечивающих процессов института.

Цель подпроцесса: удовлетворение информационных потребностей пользователя.

Владелец подпроцесса: библиотекарь.

Участники подпроцесса: профессорско-преподавательский состав института, студенты, сотрудники, центр информационных технологий.

Документы или записи, порождаемые подпроцессом: запись в книжный формуляр, запись в читательский формуляр, заполнение дневника библиотеки, ведение библиотечной статистики.

Входы подпроцесса: запрос, поступивший от пользователя в устной и письменной форме.

Выходы подпроцесса:

- Предоставленные пользователю Документы или информационные услуги.

- Отказ их предоставления по тем или иным причинам в устной форме.

Ресурсы: библиотечный фонд, электронная библиотека, ЭБС.

Процессы поставщиков: процессы пользователей.

Внешние пользователи – сотрудники института, студенты и сторонние пользователи библиотеки.

Внутренние пользователи – сотрудники библиотеки.

Процессы потребителей: основной процесс и обеспечивающие процессы института.

Механизмы обратной связи: уточнение запроса, анализ причин отказов на выполнение тех или иных услуг в устной форме.

Измеряемые параметры подпроцесса: количество посещений и объем книговыдачи, количество оказанных услуг.

Показатели результативности подпроцесса: обращаемость фонда (отношение книговыдачи к объему фонда) и коэффициент использования фонда.

Порядок выполнения подпроцесса представлен на рисунке 4.

---

Рисунок 4 - Предоставление информационно-библиотечных услуг

Также приведем матрицу ответственности по всем процессам.

Таблица 1- Матрица ответственности

Процесс	Зам. директора по учебно-воспитательной работе	Зав библиот екой	Библиотекарь	Гл. бухгалтер	Зав. кафедрой	Поставщики Документов	Пользов атели	ЦИТ
Комплектование фонда	У	О		У	У	У		В
Обработка Д. и создание		О	У
Организация и хранение фонда		О	У
Предоставление информационно-библиотечных услуг	В	В	О				У	В

О – ответственный (владелец процесса); У – участник; В – взаимодействующий в процессе.

2. Разработка улучшения бизнес-процесса "Управление информационными ресурсами"

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) получили распространение в последние десятилетия. Накоплен опыт по внедрению инновационных методов. Каталоги стали электронными, данные систематизируются, книжный фонд подлежит автоматизированному учету. Удобно организован поиск в плане доступа и предоставления информации по заказам.

Обычно работа библиотеки осуществляется через каталог, состоящий из карточек. Есть три следующих его формы.

• Алфавитный поиск по фамилиям авторов или названию.
• Систематический - по области знания.
• Предметный каталог ищет книги по городам, персоналиям и другим подобным признакам.

Крупные библиотеки практикуют размещение хотя бы одной из этих форм на собственном сайте в сканированном виде.

Важно то, как реализуется технология, вытекающая из функций и потребностей, интересов посетителей.

---

Автоматизацией может быть названо развитие аппаратного и программного обеспечения на практике. Так, для предоставления посетителю библиотеки возможности ознакомления с новыми поступлениями в учреждении должен быть установлен компьютер. Но этим этапом система автоматизации библиотек не ограничивается. Возможно, сетевое соединение библиотек через интернет, что будет именно информатизацией.

Создание читательских мест, повышение комфорта сервиса, уменьшение объема ручной работы для библиотекарей систематизируется компьютерными системами. Во всех случаях автоматизация будет представлять собой часть информатизации. Она может быть представлена в виде:

• использования телекоммуникаций;
• работы онлайн в интернет;
• применения штрих-кодов для идентификации книг и читательских билетов;
• технологий для издания книг и издательств;
• баз текстов;
• цифровых библиотек электронных книг.

Все это может быть названо информатизацией, если добавить методики обучения для персонала и посетителей. В зависимости от того, какие внедряются технологии, будут уместны те или иные термины, описывающие процессы модернизации библиотечного дела.

Процессы в библиотеках, требующие автоматизации, может отразить следующий перечень.

1. Заказ литературы от издательств. Необходимо наличие конверторов, с помощью которых автоматизированная библиотека будет преобразовывать форматы из одного в другой. Это позволит оформить заказ по интернет в стандарте, независимом от того, что применяют издательства.
2. Обработка поступающих изданий. Каталогизаторы должны составить описание с указанием параметров: автор и название книги, издательство, число и размер страниц.
3. Формирование электронного каталога, включающего библиографию, описание изданий. Записанные на карточках экземпляры должны быть включены в него, наряду с новыми. Поисковые возможности автоматизированной, а также информационно-библиотечной систематизации достаточно велики. Печатный каталог представлен в трех типах:
   • алфавитный;
   • систематический;
   • предметный.

Его электронная форма легка в использовании, ускоряет поиск книги, реализуется сразу в нескольких вариантах.

1. Хранение документации в электронном виде должно быть организовано, как единое библиографическое пространство. Только при таких условиях может развиваться автоматизированная новыми технологиями библиотечная система. Все ресурсы описываются в одном классифицированном по уровням доступа каталоге.
2. Работа с читателями включает выдачу и прием книг. Автоматизировать можно и этот процесс путем нанесения на экземпляры штрих-кодов, считываемых сканером. Автоматизированные таким способом библиотечно-информационные системы обрабатывают данные, что исключает необходимость ручного ввода. Читательский билет выполняется в виде пластиковой карточки, также снабженной кодом. Благодаря этому библиотекарь выводит на экран данные о посетителе с фотографией.
3. Работа абонемента между библиотеками организовывается на тот случай, если в данном учреждении искомая книга отсутствует. Фонд 2 перешлет ее, но это требует финансовых платежей (почта и другие расходы). При объединении электронных каталогов читателю будет несложно определить, где следует заказывать книгу.

---

Библиотечная системная автоматизация зарубежного производства стоит гораздо дороже. Покупая ее, учреждение должно учитывать затраты на:

• техническую поддержку;
• обновление;
• доработку под конкретные условия;
• модификацию;
• специальное обучение персонала.

Дополнительные поправки требуются русификации, если она выполнена не совсем качественно. Финансовые затраты, общая высокая стоимость зачастую приводит к отказу от приобретения системы.

Автоматизированные библиотечно-информационные отечественные системы разработаны с учетом запросов российских книжных фондов по тем или иным функциональным возможностям. Расходы при этом гораздо меньшие по стоимости продукта и дальнейшему обслуживанию, а служба поддержки находится в России. Многие библиотеки делают выбор в пользу отечественных разработчиков, что позволяет успешно и оптимально реализовывать задачи автоматизации.

Автоматизированные системы современных библиотек по одному из методов применяют оборудование RFID (Radio Frequency IDentification — определение радиочастот). Это устройства, с помощью которых возможно бесконтактное считывание информации с электронных меток. Подобные комплекты используются:

• на этапах выдачи и приема книг;
• для сохранности фондов;
• для учета.

Ручной труд сводится к минимуму, качество работы библиотекарей улучшается. Разработаны целые станции автоматической книговыдачи, контроля несанкционированного выноса экземпляров и инвентаризации. Автоматизация библиотечных процессов в современной библиотеке включает маркировку оригиналов книг метками. Подобные носители информации привязаны к данным учета, благодаря чему можно контролировать перемещение изданий внутри учреждения, защищать их от краж, собирать статистику. Управление фондами будет более эффективным.

Использование интернета для библиотек заключается в том, что они могут разместить там свои каталоги и воспользоваться чужими для удовлетворения интересов читателей. Первичной информацией будет база данных, а тексты - второстепенны. На практике библиотеки создают свои Web-сервера, включающие ряд страниц, представляющих данное учреждение. Удаленный поиск и возможность заказывать литературу встречается редко. В связи с этим можно назвать эффективность использования интернет весьма малой.

В РФ существует несколько серверов, служащих функции АБИС. Но открытие каталогов для всех категорий пользователей остается лишь желаемой задачей. Можно лишь оценивать результативность использование интернет тем или иным библиотечным учреждением:

---

• Имеется ли собственный электронный каталог на сервере.
• Используется ли интернет для автоматизации.
• Имеются ли дополнительные услуги для пользователей сервера.

По этим же параметрам библиотека может сделать вывод о наличии преимуществ интернет.

Пока в рамках автоматизации российских библиотек осуществляется лишь учет, каталогизация. Но применение информационных систем может позволить автоматизировать все функции этих учреждений. Библиотеки, стараясь динамично развиваться, сберегают традиции, отличные от возможностей интернет. Функция хранения книг остается основной.

Существующие проекты уже помогли освоить правильные подходы к задаче. Имеются планы по созданию единой федеральной программы. Однако, следует учитывать реальные возможности отдельных учреждений.

Даже небольшие успехи по внедрению технологий целесообразно будет опубликовывать для обмена опытом, применения к менее успешным книжным фондам.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Цель процесса: максимально полное и максимально оперативное библиотечно-информационное обеспечение необходимой литературой и другими информационными ресурсами, в том числе электронными, студентов, преподавателей и сотрудников института.

Владелец процесса: заведующий библиотекой.

Материальные ресурсы: деньги на приобретение необходимых изданий; наличие источников информации, документов (книг, периодических и др. изданий), а также на приобретение программ для автоматизации работы библиотеки.

Трудовые: персонал библиотеки.

Информационные: локальные и глобальные информационные сети, программа для автоматизации работы библиотеки.

Технологические: обеспечение работников АРМ и другой офисной техникой и программа 1С «Библиотека», программа для автоматизации работы библиотеки.

Процесс управления информационными ресурсами библиотеки включает подпроцессы:

1. Комплектование фонда;

2. Обработка документов и создание справочно-информационного аппарата;

3. Организация и хранение фонда;

4. Предоставление информационно-библиотечных услуг.

Рассмотрим усовершенствованную схему библиотеки.

Рисунок 5 – Усовершенствованная схема библиотеки

---