Файл: ПРОЕКТИРОВАНИЕ РЕАЛИЗАЦИИ ОПЕРАЦИЙ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА («ПОКУПКА СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Сейчас, с развитием информационных технологий предъявляются всё более высокие требования к каждому человеку и к обществу в целом. Также, значительно выросли и требования к качеству работы разных предприятий, которые предлагают свои услуги населению. Особенно – требования к скорости обслуживания. Все мы знаем, что чем более автоматизировано ваше предприятие, тем более оперативно оно выполняет свои задачи – но это лишь при условии грамотного и чёткого планирования.

Покупка сырья и материалов реализуется при помощи вычислительной техники, ведь автоматизированная система позволяет значительно оптимизировать такие стороны деятельности как управление, продажи, работа с персоналом и клиентами, учет и мн. др.

Можно сказать, что одним из важнейших условий бесперебойной работы любого предприятия является правильное планирование и организация покупки сырья и материалов. От того, как это налажено, зависит правильное и целесообразное использование временных и материальных ресурсов, повышение производительности, скорости труда и качество готовой продукции.

Именно поэтому, целью данной работы является проектирование реализации операции бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить такие задачи, как:

• описать предметную область;
• осуществить постановку задачи;
• выбрать средства для моделирования бизнес–процессов;
• реализовать моделирование бизнес–процессов «как есть»;
• предложить мероприятия по улучшению бизнес–процессов;
• смоделировать бизнес–процессы «как должно быть»;
• подвести итог проделанной работы.

Объект исследования – бизнес-процесс «Покупка сырья и материалов», а предмет – проектирование реализации операции бизнес-процесса «Покупка сырья и материалов».

Глава 1. Построение бизнес–процессов «как есть»

Описание предметной области. Постановка задачи

Покупка сырья и материалов- это наиболее существенный элемент обеспечения производства. В условиях рыночной экономики предприятие обеспечивает свои потребности посредством покупки необходимого сырья и материалов ресурсов по прямым договорам купли-продажи, а также используют возможности оптового рынка.

Материалы- предметы, срок полезного использования которых менее 1 года, которые относятся к предметам труда и необходимы для производства продукции, работ, услуг, для хозяйственных нужд организации.

Материалы являются оборотными активами, потребляются в процессе производства, переносят свою стоимость на готовую продукцию.

Классификация сырья и материалов, рассмотрены в Таблице 1.

Таблица 1

Классификация сырья и материалов

Продолжение таблицы 1

Обычно, закупочная деятельность на предприятиях организуется одним отделом (отделом материально-технического снабжения), что позволяет получить выгоды, осуществляя централизованные закупки.

Закупочная деятельность - совокупность методов, позволяющих максимально эффективно удовлетворять потребности организации в товарах, работе и услугах.

Цель закупочной деятельности - наиболее эффективное удовлетворение объективных потребностей организации в товарах, работах и услугах.

Система материально-технического снабжения оказывает существенное воздействие на накладные расходы и, тем самым, на себестоимость готовой продукции. Идеально, когда предприятие вообще не имеет развитого складского хозяйства и заготовительного производства, ведь избыточные запасы могут резко понизить скорость оборота капитала, ухудшить финансовое положение и конкурентные позиции компании. Поэтому очень многие предприятия на Западе, в США и особенно в Японии активно переходят на систему снабжения, получившую название «Точно в срок». В рамках этой системы поставщик и заказчик согласовывают суточные и даже почасовые графики поставки комплектующих материалов.

Однако в условиях становления российского цивилизованного рынка предприятия предпочитают иметь весь необходимый для бесперебойной работы запас сырья и материалов, а соответственно и наличие отдела материально-технического снабжения является крайне необходим предприятий.

Технология проведения бизнес-процесса закупки состоит из следующих стадий:

1. Определение потребности в материале;
2. Выбор поставщиков;
3. Обработка заказов;
4. Контроль выполнения условий договора;
5. Поступление материала;
6. Оприходование материала;
7. Контроль счетов.

Теперь разберём эти стадии поподробнее:

1. Определение потребности в материале

На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Определение потребности в материале включает следующие этапы:

• Определение потребности в материале;
• Подготовка заявки на материал;
• Оформление заявки на материал;
• Согласование заявки на материал.

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал, а вид заявки на материал, в свою очередь, определяет предназначение материала. В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки.

1. Выбор поставщиков

Данная стадия состоит из следующих этапов:

• Подготовка списка возможных поставщиков
• Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.
• Выбор поставщиков.

1. Обработка заказов

На данной стадии выполняются следующие этапы:

• Оформление и отправка заказа;
• Выполнение обязательств по оплате заказа.

1. Контроль выполнения условий договора

На данной стадии производятся следующие этапы:

• Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;
• Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

1. Поступление материала

На данной стадии производятся следующие процедуры:

• Организация приёма груза в установленном месте;
• Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком;
• Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

1. Оприходование материала

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

• Идентификатор материала;
• Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;
• Количество;
• Краткое описание материала;
• Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

1. Контроль счетов

На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес-процесса.

Выбор средства для моделирования бизнес–процессов

Наверное, самым главным этапом в этой курсовой работе является моделирование бизнес-процесса и выбора правильного инструмента для этого. На данный момент, на всемирном рынке информационных систем существует множество программных инструментариев для моделирования и проектирования информационных систем, которые базируются на разных методологиях.

Многие специалисты определяют всего два подхода к моделированию, как основные:

1. Объектно–ориентированный подход предполагает использование объектов – сущностей, обладающих идентичностью, состоянием и поведением. Модель в данном случае представляет собой всестороннее описание объекта исследования – кроме описания собственно бизнес–процесса, в ней содержится описание: организационной структуры предприятия, структуры информационных систем, операционных и регламентирующих документов. При моделировании в соответствии с объектно–ориентированным подходом создается единая база данных объектов модели, благодаря этому появляется возможность отслеживания взаимосвязей между объектами и безубыточности построенной модели
2. Структурно–алгоритмический.

Основными строительными блоками модели при использовании данного подхода являются функции (процедуры). Модель представляет собой выстроенную последовательность функций, при этом имеется возможность их декомпозиции (разделение) на составные части. На вход каждой функции поступают некоторые данные и на выходе имеются определенные результаты ее выполнения, где показывается ресурсное окружение функции – люди, информационные системы, регламенты.

Методологии, поддерживающие объектно–ориентированный принцип: методология Aris (группа продуктов IDS Sheer «Aris») и методология UML (продукт Rational Rose). Методология UML в основном ориентирована на разработку программного обеспечения, Aris используется для описания бизнес–процессов предприятия.

Aris в том числе предоставляет возможность оценки процессов по заданным параметрам, например с точки зрения времени и стоимости их выполнения. При моделировании деятельности организации в случае обоснования необходимости возможна интеграция нескольких систем, в этом случае в их состав должны входить соответствующие механизмы экспорта/импорта.

В России для моделирования и анализа бизнес–процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства, как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др.

Выделим основные критерии, позволяющие из представленных средств моделирования выбрать те, применение которых в России могло бы с большей вероятностью себя оправдать. Такими критериями являются:

• устойчивое положение продукта на рынке (срок его существования, программа развития продукта, система отчетов о проблемах, совокупность применений и др.);
• распространенность продукта (количество проданных лицензий, наличие, размер и уровень деятельности пользовательской группы);
• доступность обучения. Обучение может проводиться на территории представителя поставщика в России, пользователя или где–либо в другом месте;
• доступность материалов по продукту. Они могут включать компьютерные учебные материалы, учебные пособия, книги, статьи, информацию в Интернете, демоверсии.

Из приведенного перечня инструментальных средств для более подробного анализа выделим те программные продукты, которые удовлетворяют указанным критериям. В этом случае в рамки нашего дальнейшего рассмотрения попадают BPWIn/ERWin, Oracle Designer, Power Designer, ARIS, по которым ниже представлено более подробное описание.