Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»..pdf

На сегодняшний день книжный фонд современных библиотек насчитывает более тысячи различных наименований. Учет книжного фонда библиотеки построенный на ручном пересчете является трудоемкой задачей, в процессе выполнения которой возникает множество ошибок. Автоматизация данного процесса позволит избежать множества ошибок, а также упростить работу библиотеки. Данные факты обуславливают актуальность исследования. Более удобное обслуживание библиотек — это не только комфорт и эффективность для посетителей. Но также значительное уменьшение рутины для сотрудников, удобство обработки фондов с помощью современных инструментов. Достигнуть этого позволит автоматизация библиотек, в результате которой традиционные технологии соединяются с новейшими.

Автоматизированные библиотечно-информационные системы (АБИС) получили распространение в последние десятилетия. Накоплен опыт по внедрению инновационных методов. Каталоги стали электронными, данные систематизируются, книжный фонд подлежит автоматизированному учету. Удобно организован поиск в плане доступа и предоставления информации по заказам.

Предприятия все чаще используют поддержку современных систем информации и информационных технологий, чтобы держать под наблюдением увеличивающиеся внешние, а также внутренние потоки информации, применять ее для анализа, составления прогнозов, принятия управленческих решений.

Объектом исследования в данной работе является бизнес-процесс учета библиотечного фонда.

Предметом исследования является существующий регламент выполнения бизнес-процессов и способы их автоматизации.

Цель работы: разработать модель автоматизации бизнес-процесса движение библиотечного фонда.

Для выполнения цели исследования, необходимо выполнить следующие задачи исследования:

Дать характеристику объекта исследования;
Выбрать средства для моделирования бизнес-процесса;
Смоделировать бизнес-процесс «как есть»;
Предложить мероприятия по улучшению бизнес-процесса учета библиотечного фонда;
Смоделировать бизнес-процесс «как должно быть».

Работа состоит из двух глав, введения, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические основы автоматизации движения библиотечного фонда

1.1 Характеристика объекта и предмета исследования

Информационные технологии применяются во всех сферах деятельности людей, это позволяет сократить время на обработку большого объема информации, поэтому целесообразно использовать информационные технологии в сферах деятельности с большим объемом информации. Например, в библиотечной системе необходимо обеспечить быстрый поиск нужной литературы. Для этого необходимо разрабатывать автоматизированные системы учета книг в библиотеке. Они предоставляют в основном два вида услуг: это удаленное чтение книг и доступ к списку библиотечного фонда [1].

Предоставление услуг по удаленному чтению книг ограниченно законом об авторском праве. Поэтому небольшие библиотеки не всегда могут позволить себе этот сервис услуг и занимаются только предоставлением удаленного доступа к списку библиотечного фонда. Таким образом, применение автоматизированных систем учета книг в библиотеке является актуальной задачей для небольших городских библиотек.

Процессы в библиотеках, требующие автоматизации, может отразить следующий перечень.

Заказ литературы от издательств. Информация приходит с книжных выставок, по интернет и прайс-листам. Необходимо наличие конверторов, с помощью которых автоматизированная библиотека будет преобразовывать форматы из одного в другой. Это позволит оформить заказ по интернет в стандарте, независимом от того, что применяют издательства.
Обработка поступающих изданий. Каталогизаторы должны составить описание с указанием параметров: автор и название книги, издательство, число и размер страниц.
Формирование электронного каталога, включающего библиографию, описание изданий. Записанные на карточках экземпляры должны быть включены в него, наряду с новыми. Поисковые возможности автоматизированной, а также информационно-библиотечной систематизации достаточно велики. Печатный каталог представлен в трех типах:

алфавитный;
систематический;
предметный.

Его электронная форма легка в использовании, ускоряет поиск книги, реализуется сразу в нескольких вариантах.

Хранение документации в электронном виде должно быть организовано, как единое библиографическое пространство. Только при таких условиях может развиваться автоматизированная новыми технологиями библиотечная система. Все ресурсы описываются в одном классифицированном по уровням доступа каталоге.

Требования к системе:

Допустимость администраторов и сотрудников вносить новых клиентов в ИС;
Выполнение самостоятельной регистрации читателей;
Способ получения справочной информации любого пользователя системы с помощью поля поиска;
Возможность для любого пользователя ИС самостоятельно собирать заказ от выбранных товаров и аксессуаров;
В случае формирования заказа читателями, уведомление сотрудников о необходимости отслеживать заказ (возможность его продвижения и согласование с клиентом по срокам реализации);

Создаваемой информационной системе следует соответствовать следующим требованиям:

Необходимо обеспечить идентификацию пользователей информационной системы.
Обеспечить резервное копирование информации.
Нужно предоставить оборудование надежной резервной энергосистемы.
Предотвращать ошибки от неправильного ввода значений (например, допустить недопустимые значения).
Работу системы не должны нарушать неправильные действия клиента.

Рисунок 1.1 – Принципы единой системы автоматизации библиотеки

Работа с читателями включает выдачу и прием книг. Автоматизировать можно и этот процесс путем нанесения на экземпляры штрих-кодов, считываемых сканером. Автоматизированные таким способом библиотечно-информационные системы обрабатывают данные, что исключает необходимость ручного ввода. Читательский билет выполняется в виде пластиковой карточки, также снабженной кодом. Благодаря этому библиотекарь выводит на экран данные о посетителе с фотографией.

Работа абонемента между библиотеками организовывается на тот случай, если в данном учреждении искомая книга отсутствует. Фонд 2 перешлет ее, но это требует финансовых платежей (почта и другие расходы). При объединении электронных каталогов читателю будет несложно определить, где следует заказывать книгу.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Технологический процесс в библиотеке включает в себя операции по учету библиотечного фонда, приемке книг, перемещению ее в места хранения, подготовки к выдаче читателям, доставки в читальные залы, а также операции по обслуживанию и расчету с покупателями и читателями за отобранную продукцию. В настоящий момент библиотекарь осуществляет свою работу с помощью офисного пакета Microsoft Office 2013, что существенно сказывается на качестве и скорости рабочего процесса. Таким образом, предприятию необходимо средство автоматизации рабочего процесса.

Для описания структуры работы библиотеки нами использовалась методология IDEF0.

Далее, нами были изучены решения автоматизации рабочих процессов в библиотеке, предлагаемые на рынке программ. Сравнительный анализ существующих систем выявил, что ни одна из систем не отвечает в полной мере нуждам библиотеки.

В качестве средства моделирования в нотации IDEF0 предлагается использовать систему CA ERwin Data Modeler.

CA ERwin Data Modeler SE - продукт, лидирующий в области моделирования данных, который предоставляет действенный способ визуализации данных из множественных источников внутри организации, увеличивая эффективность за счет многократного использования и стандартов и одновременно повышая качество сохраняемой информации, обеспечивая целостное представление стратегических информационных активов.

CA ERwin Data Modeler SE увеличивает производительность за счет предоставления легкого в использовании графического окружения, которое упрощает конструирование баз данных и автоматизирует многие трудоемкие задачи, ускоряя создание высококачественных, высокопроизводительных транзакционных и информационных баз данных. Способность представлять огромное количество информации в графическом формате помогает поддерживать связь между деловыми и техническими заинтересованными сторонами, обеспечивая соответствие требований бизнеса и их технической реализации в базах данных. Благодаря визуальному проектированию, разработчики баз данных могут разрешать все сложные вопросы до момента любого значительного инвестирования ресурсов, способствуя более быстрому реагированию организации на возникающие потребности предприятия, подчеркивая важность влияния изменений на информационные активы и позволяя быстро отвечать на постоянно меняющееся и стремительно возрастающее информационное окружение.

Ключевые функции CA ERwin Data Modeler SE включают диаграммы и визуализация: CA ERwin предлагает современную диаграммную технологию, предоставляющую гибкость графического редактора в сочетании с силой средства моделирования баз данных, лидирующего в этой области. Не только вид ваших моделей значительно улучшится, но и вам станет легче создавать их и управлять ими.

Редактор метаданных: позволяет редактировать различные наборы объектов в рамках единого интерфейса вида электронной таблицы, позволяющего вносить массовые изменения, экспортировать в Excel, выполнять запросы к метаданным.

Полное сравнение: Эта мощная функция автоматизирует полную двунаправленную синхронизацию моделей, скриптов и баз данных, сравнивая каждый из элементов, отображая все различия, и позволяет выполнить двунаправленное выборочное обновление. Если изменения модели должны найти отражение в базе данных, ERwin может автоматически сгенерировать скрипт ALTER.

Создание структуры базы данных: CA ERwin позволяет создать структуру базы данных непосредственно из визуальных моделей, увеличивая эффективность и снижая ошибки. Лидирующая в отрасли поддержка различных баз данных включает оптимизированные шаблоны триггеров целостности ссылок и богатый универсальный макроязык, позволяющий разработчикам настраивать триггеры, скрипты и хранимые процедуры. Настраиваемые шаблоны облегчают полную физическую реализацию модели и определений.

Реверсивное проектирование баз данных: Недокументированная информация, содержащаяся внутри скриптов SQL или базах данных, может быть визуализирована или повторно использована для создания новых моделей данных и/или объектов базы данных.

Стандарты проектирования для многократного использования: Расширенный набор объектов моделирования для многократного использования позволяет вам создавать, поддерживать, применять и использовать отображение трансформаций имен, отображение типов данных, шаблоны создания схем, определения доменов и множество других стандартов моделирования для увеличения возможности многократного использования внутри вашей организации.

Отчеты и печать: Каждая копия CA ERwin Data Modeler SE включает копию SAP Business Objects Crystal Reports. Вы можете использовать встроенные отчеты или создавать свои собственные. Универсальный интерфейс ODBC доступен для заказчиков, которые используют другие инструменты отчетности. Отчеты могут быть сгенерированы в различных форматах, включая HTML, PDF, RTF and TXT.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «как есть»

На текущий момент библиотекарь осуществляет свою работу с помощью офисного пакета Microsoft Office 2013 и пользуется редактором текста Microsoft Word, а также табличным интегратором Microsoft Excel. На основании этих сводок анализировать деятельность работы очень сложно.

Ручная и полу автоматизированная обработка информации не позволяет быстро и качественно подготавливать информационные материалы для анализа и оценки тех или иных показателей. Такой процесс является трудоемким и ненадежным, так как велика вероятность возникновения ошибок.

Схема работы библиотекаря представлена на рисунке 1.2

Рисунок 1.2 – Структура работы библиотеки по методологии IDEF0 – диаграмма контекстная

Опишем структуру работы библиотеки по контекстной диаграмме. Входящие стрелки: