Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Движение библиотечного фонда»..pdf

Фонд представлен в виде книг, периодических печатных изданий, также библиотека занимается реализацией канцелярских товаров. Фонд размещается на складских площадках. Существуют несколько видов бизнес-процессов:

• Библиотечный представлен различными видами литературы и периодических изданий. Типы товара можно разделить на несколько категорий:
• Книги, распределяемые по отделам библиотеки (к примеру, учебная и научная литература, приключенческая литература, фантастика и т.п.)
• Литература, представленная в периодических изданиях (журналы, еженедельники, газеты и прочее);
• Канцелярские принадлежности и т.п.

Сотрудники и читатели непосредственно осуществляют основные бизнес-процессы рассматриваемого магазина.

На рисунке 1.3 представлена декомпозиция основной контекстной диаграммы IDEF0.

Рисунок 1.3 – Декомпозиция основной контекстной диаграммы IDEF0

На декомпозиции представлены основные блоки бизнес-процессов, работу над которыми осуществляет библиотекарь:

• Учет ресурсов системы;
• Складской учет;
• Регистрация выдачи книг;
• Подготовка отчетов.

По результатам работы основных блоков бизнес-процессов формируются документы, в частности:

• Для процесса регистрации выдачи книг выходной информацией является данные о выдаче книг;
• Для процесса складского учета результатной информации является формирование документа накладные;
• Для процесса подготовка отчетов выходным документом является книга учета выданных книг, информация о загруженности складов и другие отчеты;

На рисунке 1.4 представлена детализация процесса регистрация выдачи книг:

Рисунок 1.4 – DFD детализация процесса регистрации выдачи книг.

Библиотекарь в процессе регистрации выдачи книг осуществляет обработку запроса на выдачу книг, далее происходит непосредственно выдача книги и внесение информации о выдаче книги.

Глава 2. Моделирование бизнес-процесса складского учета библиотечного фонда

---

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

В любой системе автоматизации существуют основные процессы: сбор (ввод) информации; обработка информации; выдача собранной и обработанной информации в том виде, в котором она требуется управляющему или профильному специалисту. К примеру, система управления продажами может выдать «воронку продаж» и способна делать прогнозы продаж в зависимости от качества и интенсивности работы специалистов по продажам. Для этого в систему должны вводиться данные о взаимодействии с потенциальными покупателями с указанием того, на каком этапе находятся переговоры с каждым из них, а также систематично вводиться данные о результатах переговоров и успешных сделках. По аналогии с этим процессом системы автоматизации бизнес-процессов работают и в других областях. Преимущества автоматизации бизнес-процессов Говоря кратко, можно перечислить преимущества, которые дает грамотно осуществленная автоматизация бизнеса компании:

1. повышение качества обслуживания клиентов;
2. оптимизация логистических процессов и расходов;
3. качественное планирование поступления средств, предотвращение кассовых разрывов;
4. более эффективное использование рабочего времени ключевых специалистов на благо компании за счет избавления их от рутинной работы;
5. быстрое создание любых отчетов о реальном состоянии компании;
6. оптимизация расходов на специалистов, применение их знаний, навыков и умений с наибольшей пользой для компании; уменьшение влияния человеческого фактора на бизнес-процессы;
7. обеспечение безопасного хранения данных — возможность открывать и закрывать доступ к информации;
8. ускорение бизнес-процессов компании; эффективная организация деятельности по учету и контролю.

Изменения, связанные с автоматизацией бизнес-процессов, особенно в компаниях малого бизнеса, становятся заметными уже спустя несколько недель после внедрения.

Автоматизация бизнеса может начинаться с тех операций, которые больше всего влияют на прибыль компании. Однако можно начать автоматизировать и самые проблемные области в организации.

Во-первых, автоматизации подвергаются трудоемкие для ручной работы процессы либо те, которые невозможно выполнить вручную: учет розничного товарооборота, анализ движения продукции, планирование финансового оборота, определение себестоимости, учет рабочего времени и т.д.

Во-вторых, автоматизируется рутинная работа специалистов: телемаркетологов, логистов, специалистов по продажам и т.д. В некоторых случаях работники могут быть освобождены от определенных видов деятельности (например, от введения данных о наличии товарных позиций на складе или на витрине интернет-магазина).

---

В-третьих, автоматизация может быть использована с целью наведения порядка и осуществления контроля над дебиторскими задолженностями, ассортиментом продукции на складе, занятостью работников, выполнением ими поручений, обязанностей и т.д. Нет необходимости в том, чтобы обязательно провести автоматизацию всех процессов в бизнесе. Постепенно можно увеличивать присутствие автоматизированных процессов в компании, параллельно работая над созданием единой системы управления. Очень важно не упускать из внимания те цели и задачи, из-за которых была осуществлена автоматизация бизнеса. Автоматизация ради автоматизации не принесет ничего, кроме пустых трат: денежных и временных.

ERP Enterprise Resource Planning означает планирование ресурсов предприятия и подразумевает автоматизацию масштабных бизнес-процессов в компании, связанных с движением финансовых средств и сотрудников, с операционной деятельностью и управлением производством. Крупные ERP-системы включают в себя и бухучет, и функции для контроля. Распространяются они и на расчет зарплаты, учет кадров и времени, управление финансами. Данные системы предназначены в основном для внедрения на крупных предприятиях, у которых есть множество подразделений, поэтому внедрение ERP призвано облегчить и упростить контроль над бизнес-процессами. Для внедрения Enterprise Resource Planning необходимо четко понимать важность и нужность этой системы. Многие руководители запускают системы по автоматизации бизнес-процессов, а на самом деле их компании не особенно нуждаются в них. CRM Customer Relationship Management (CRM-системы). Автоматизация данного типа, состоящая из сложных программных решений, направлена прежде всего на оптимизацию отношений с клиентами. Сегодня CRM-системы тесно связаны с программами SFA (Sales Force Automation) и являются наиболее актуальными и востребованными системами автоматизации бизнес-процессов. CRM позволяют специалистам компаний иметь доступ к данным по каждому клиенту, управлять бизнес-процессами и выполнять многие другие задачи. Еще несколько лет назад к помощи CRM при поиске решений автоматизации бизнеса прибегали только коммерческие службы и менеджеры высшего звена, а сегодня данные системы автоматизации может использовать любая компания. В случае необходимости предприятие способно подобрать соответствующую своему направлению автоматизацию бизнес-процессов CRM и использовать для оптимизации работы. CRM-системы отличаются количеством возможностей: от простой записной книжки до по-настоящему сложной и многоступенчатой ERP. Грамотно составленную CRM-систему можно использовать совместно с 1С, а также с ПО для аналитической и оперативной работы в компаниях.

---

PM (Project Management) — это системы, которые позволяют управлять целями и проектами, делегируя выполнение задач конкретным исполнителям, обозначая сроки выполнения. Применяя системы автоматизации PM, вы контролируете ход проекта и его финансирование, прогнозируете желаемые результаты, получаете данные по использованию человеческих ресурсов и прочих материальных составляющих. Системы автоматизации бизнес-процессов данного вида разработаны и для крупных предприятий, и для маленьких, находящихся на старте бизнес-проектов. Кроме этого, они отличаются функциональным назначением (по целям и задачам).

BPMS Business Process Management System (BPMS) — это системы по автоматизации бизнес-процессов. Это отдельный или соединенный с CRM/ERP/ECM вид ПО, который отслеживает бизнес-процессы в качестве этапов определенной последовательности с действиями и сроками, а также ответственными исполнителями на каждом из этапов. При помощи таких систем разрабатываются модели бизнес-процессов, производятся анализ и автоматизация бизнеса. Business Process Management System (BPMS) позволяют создавать алгоритмы бизнес-процессов с использованием как нативных редакторов, так и специальных нотаций (BPMN 2.0).

2.2 Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Инфологическая модель включает в себя ряд компонентов. Центральным компонентом является описание объектов предметной области и связей между ними − ЕR-модель (от англ. "Entity" − "сущность", и "Relationship" − "связь"). В инфологической модели должны быть также отражены информационные потребности пользователей информационной системы и описаны информационные процессы.

В результате предметной области выделяется ряд объектов, каждый из которых обладает определенными свойствами − атрибутами. Атрибут − абстракция одной характеристики объекта. Каждый атрибут имеет имя и получает значение из определенного множества допустимых значений. У каждого объекта выделяется идентификатор − один или несколько атрибутов, однозначно определяющих каждый экземпляр объекта

В основу разработки системы положен структурный анализ. Одним из наиболее часто используемых средств служат ЕR − диаграммы. Построение инфологической модели подразумевает выделение в исследуемой предметной области объектов и связей между ними.

При анализе предметной области были определены основные функции разрабатываемого фрагмента системы, и, следовательно, определены основные объекты системы. Для работы с накладными необходима следующая информация: наименование товара, группа, к которой относится товар (для более быстрого поиска необходимого товара), количество товара и его цена, наименование поставщика и покупателя (а также их реквизиты), торговый отдел (торговая точка). Такие объекты как товар, ТИП ТОВАРА, поставщики и покупатели (контрагенты), торговый отдел на момент получения задания на разработку уже были разработаны в основной системе, поэтому их разработка не входит в задание на дипломное проектирование.

---

Занесение информации о приходе, выбытии, передаче, переоценке товара осуществляется с помощью накладной, поэтому можно выделить 2 объекта: Заголовок − «шапка» накладной (приходной, расходной (возврат товара поставщику), переоценка товара, передача товара в другой отдел, инвентаризационной ведомости) и Табличная часть накладной − основная часть. Разделение накладной на две части: заголовок и таблица позволяет более гибко организовать хранение и обработку данной информации.

Рисунок 2.1 – Инфологическая модель СУБД

База данных содержит 8 таблиц. Структура каждой таблицы приведена в таблицах 1-8.

1. Таблица «Пользователи» - содержит список операторов системы, с уровнем их привилегий.
2. Таблица «Книги» - содержит данные о книгах: наименование, автор, год выпуска.
3. Таблица «Читатели» - содержит данные о зарегистрированных читателях.
4. Таблица «Сотрудники» - содержит данные о сотрудниках библиотеки.
5. Таблица «Выдача книг» - содержит информацию о выданных читателям книгах.
6. Таблица «Прием книг» - содержит информацию о поступивших в библиотеку книгах.
7. Таблица «Списание книг» - содержит данные о списанных книгах.
8. Таблица «Книги в наличие» - содержит список книг в библиотечном фонде учреждения.

Таблица 2.1 - Структура таблицы «Пользователи»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор пользователя системы	Число
Login	логин пользователя для авторизации	Строка[30]
Password	пароль пользователя для авторизации	Число
Level	уровень привилегий пользователя	Число

Таблица 2.2 - Структура таблицы «Книги»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	Идентификатор книги	Число
Title	Название книги	Строка[30]
Data	Дата записи книги	Дата
Autor	ФИО автора	Строка[50]
God	Год выпуска	Число
Publish	Название издательства	Строка[30]
Sum	Количество страниц	Число

Таблица 2.3 - Структура таблицы «Читатели»

Имя	Описание	Требуемый тип данных
Id	идентификатор записи читателя	Число
Name	Фамилия читателя	Строка[30]
FirstName	Имя читателя	Строка[20]
LastName	Отчество читателя	Строка[30]
Data	Дата регистрации читателя	Дата

---