Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Процесс управления информационными ресурсами включает в себя несколько этапов: от создания до удаления. Несмотря на мнимую простоту и отсутствие прямого влияния на денежный поток предприятия, процесс управления информационными ресурсами очень важен. Управление бизнес-процессами - неотъемлемая часть современной системы управления бизнесом. Активно развиваются методики управления процессами. Появляются и совершенствуются новые и существующие инструменты для описания и регулирования бизнес-процессов. Активно используются подходы и инструменты для управления процессами на основе показателей (метрик). Но владельцы бизнеса иногда не имеют системного представления о возможностях процессного подхода и о том, как его реализовать. Чтобы улучшить управление, необходимо систематически представлять существующие возможности.

В данном курсовом проекте не просто рассматривается и исследуется работа по разработке регламентов для внедрения процесса управления информационными ресурсами. По данному процессу будет построена модель текущей организации, выявлены слабые места, а также будут выдвинуты предложения способов их устранения. Моделирование бизнес-процессов также используется для демонстрации предлагаемых изменений и их последствий.

Объектом исследования курсовой работы является отдел предоставления субсидий управления социальных субсидий администрации района.

Предметом выступает деятельность отдела по предоставлению субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

Целью работы является разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами»

Для достижения поставленной цели работы необходимо выполнить решение следующих задач:

• выполнить анализ предметной области и постановку задачи;
• описать и выбрать CASE-средства для моделирования;
• провести моделирования моделей бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ» (AS-IS);
• провести моделирования моделей бизнес-процессов «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ» (TO-BE).

В первой главе описана организация бизнес-процесса управления информационными ресурсами. При этом учитываются существующие стандарты моделирования и современные инструменты для создания моделей исследуемого бизнес-процесса. Моделирование бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ».

Вторая глава посвящена разработке и совершенствованию бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами», рассматриваются характеристики исследовательского учреждения, а также его организационная структура. Затем даются рекомендации по реорганизации бизнес-процесса с целью его оптимизации.

---

1. Изучение текущей организации бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами»

1.1 Описание предметной области. Постановка задачи

Информационные ресурсы - это совокупность данных, организованных для получения достоверной информации в самых разных областях знаний и практической деятельности. Законодательство Российской Федерации под информационными ресурсами подразумевает отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах. Ресурсы определяют, как запасы, источники чего-либо. Сегодня понятие «информационные ресурсы» достаточно многопланово и включает в себя все многообразие документов на традиционных и нетрадиционных носителях.

Информационные ресурсы подразделяются по классам собираемой информации.

Для организации управления информационными ресурсами необходимо:

• создать соответствующую нормативно-правовую базу;
• определить состав и правомочия владельцев информационных ресурсов;
• сформировать необходимые финансово-экономические и организационные ресурсы и механизмы.

Необходимыми условиями эффективного управления информационными ресурсами являются организация учета существующих ресурсов, закрепление их в собственности (материальной или интеллектуальной) и определение правомочий владельцев.

В первую очередь необходимо отметить, что деятельность управления социальных субсидий направлена на улучшение социального положения граждан, путем выплаты компенсаций по оплате жилищно-коммунальных услуг. Несмотря на разнообразие приложений, предоставляющих доступ к информационным ре­сурсам, их функционирование происходит по однотипным сценариям. Типичный сценарий акта извлечения информации может быть представлен в следующем виде.

Структура управления социальных субсидий администрации
района представлена на рисунке 1 и выглядит следующим
образом.

Рисунок 1. Структура Управления социальных субсидий администрации района

---

Основными задачами управления социальных субсидий являются:

• правильное и своевременное назначение и выплата пособий, субсидий, установленных правовыми актами РФ и органов местного самоуправления муниципальных образований;
• обеспечение правильного и своевременного назначения социальных льгот, установленных правовыми актами РФ и органами местного самоуправления муниципального образования;
• возмещение расходов, связанных с оказанием социальной помощи по оплате жилищно-коммунальных услуг, жилищно-коммунальных услуг;
• координация структурной деятельности управлений, муниципальных унитарных предприятий.
• Управление социальных субсидий выполняет следующие функции:
• информирует население о порядке и условиях оказания социальной помощи гражданам;
• прием заявлений и документов от граждан, нуждающихся в социальной помощи;
• определение, расчет, выплата субсидий, а также контроль за целенаправленным использованием средств, выделяемых на социальную помощь;
• перевод субсидий на банковские счета граждан;
• проверка подлинности документов, представленных заявителем, а также полноты и достоверности содержащихся в них сведений.

Сперва, следует отметить, что деятельность управления социальных субсидий направлена ​​на улучшение социального статуса граждан за счет компенсации за жилищно-коммунальные услуги.

При определении проблемы необходимо определить исходные данные.

Для этого создайте 8 сущностей - атрибутов:

• Заявитель;
• Правила предоставления субсидий;
• Региональные стандарты;
• Источники баз данных различных ведомств;
• Электронный документ в банк;
• Специалисты;
• Аппаратное обеспечение;
• Программа для расчета субсидий.

Далее необходимо установить связи между сущностями. Сначала составим описание предметной области на естественном языке.

Специалист обязан обслужить заявителя и оформить заявление.

Каждый заявитель должен написать заявление.

Каждый заявитель предоставляет пакет документов.

Каждое заявление имеет пакет документов.

Специалист учитывает региональные стандарты.

Специалист исчисляет совокупный доход семьи заявителя.

Специалист использует источники баз данных различных ведомств.

Специалист составляет электронный документ в банк.

Специалист работает с программой для расчета субсидий.

Специалист составляет документ для расчета субсидии.

Таким образом, сформулируем имена связей:

---

СПЕЦИАЛИСТ обслуживает ЗАЯВЛЕНИЕ КЛИЕНТА.

КЛИЕНТ пишет ЗАЯВЛЕНИЕ.

ЗАЯВЛЕНИЕ имеет ПАКЕТ ДОКУМЕНТОВ.

АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ имеет ПРОГРАММУ.

ПРОГРАММА работает с РАСЧЕТОМ СУБСИДИЙ.

ПРОГРАММА имеет БАЗУ ДАННЫХ.

СПЕЦИАЛИСТ собирает ДАННЫЕ.

СПЕЦИАЛИСТ составляет ДОКУМЕНТ.

На основании полученных данных о предметной области необходимо произвести моделирование предметной области, с целью улучшения способов обработки всей информации.

Для того, чтобы провести проектирование необходимо произвести изучить и выбрать средство для моделирования, описать возможные нотации для моделирования.

1.2 Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов - это отражение субъективного видения процессов, реально существующих в организации, с использованием графических, табличных и текстовых методов представления. Модель позволяет провести всесторонний анализ, посмотреть со всех точек зрения, увидеть то, что, возможно, не видят все сотрудники предприятия, включая руководство.

Функциональное моделирование дает возможность осуществлять систематизированный анализ бизнес-процессов, обращая внимание на регулярно выполняемые задачи (функции). Моделирование потока работ обеспечивает анализ логики выполнения процесса. Моделирование потока данных позволяет сконцентрировать внимание на обмене данных между различными задачами.

Первым шагом в моделировании бизнес-процессов является определение границ и выделение бизнес-процессов.

При описании бизнес-процессов на этапе описания деятельности «КАК ЕСТЬ» получается большое количество задач. Чтобы повысить эффективность обработки большого количества информации, все задачи должны быть правильно структурированы.

Бизнес-функция – это особый тип работы (операции, действия), выполняемой над услугами по мере их прохождения через бизнес-процесс. Как правило, функции компании определяются организационной структурой самой компании, функциями высшего руководства через функции управления среднего и нижнего уровня и заканчиваются функциями, закрепленными за персоналом производства.

Функциональный подход при моделировании бизнес-процессов сводится к построению диаграммы бизнес-процесса в виде последовательности бизнес-функций, с которыми связаны материальные и информационные объекты, используемые ресурсы, организационные единицы и т.д. Преимущество функционального подхода - наглядность последовательности и логики операций в бизнес-процессах компании, недостатком - некоторая субъективность в деталях операций.

---

Объектно-ориентированный подход предполагает сначала выбор объектов, а затем определение действий, в которых они участвуют. При этом различают пассивные объекты (материалы, документы, оборудование), над которыми выполняются действия, и активные объекты (организационные единицы, конкретные подрядчики, программное обеспечение), выполняющие действия. Такой подход позволяет более объективно различать операции над объектами и решать проблему использования этих объектов. Обратной стороной объектно-ориентированного подхода является то, что некоторые бизнес-процессы менее заметны.

Под методологией (обозначением) создания модели (описания) бизнес-процесса понимается совокупность способов, которыми объекты реального мира и связи между ними представлены в виде модели.

Каждая методология состоит из трех основных компонентов:

• теоретическая база;
• описание шагов, необходимых для получения конкретного результата;
• рекомендации по применению.

Главное в любой методологии – это предоставить пользователю последовательность шагов, которые приведут к определенному результату. Возможность получения результатов с определенными параметрами характеризует ее эффективность.

За последние несколько лет создатели программных средств моделирования бизнес-процессов уделяли особое внимание преобразованию графических моделей в модели других типов, в частности в исполняемые, целью которых является обеспечение автоматизации бизнес-процесса и интеграции работы информационных систем, задействованных в его реализации.

Самыми важными понятиями любого метода моделирования бизнес-процессов являются понятия объекта и связи. Каждый объект в модели отражает какой-то реальный объект предметной области (предприятия): людей, документы, машины и оборудование, программное обеспечение и т.д.

Связи предназначены для описания взаимоотношений объектов друг с другом. К числу таких взаимоотношений могут относиться:

• последовательность выполнения во времени;
• связь при помощи потока информации;
• использование другим объектом.

Для каждого объекта и связей характерны ряд параметров, или, как принято говорить, атрибутов, отражающих определенные характеристики реального объекта. Состав атрибутов зависит от типа отображаемого при помощи модели реального объекта организации. Атрибутами могут служить такие характеристики, как номер объекта, название, описание, длительность выполнения (для функций), стоимость и др. На практике при создании моделей организации описание атрибутов объектов модели осуществляется при помощи специальных инструментальных средств моделирования бизнес-процессов. Это позволяет сделать из простейшего «описания» бизнес-процесса более сложную «модель», на основе которой производят определенные вычисления, осуществляют анализ и оценку процесса.

---