Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление информационными ресурсами.pdf

На самом деле, несмотря на свое различие, в основном связанное с названием диаграмм и видов используемых объектов современные методологии описания бизнес-процессов практически идентичны и представляют с собой незначительные видоизменения двух классических схем – DFD (Data Flow Diagrams, диаграммы потоков данных) и WFD (Work Flow Diagrams, диаграммы технологических процессов).

Основные языки описания бизнес-процессов:

• IDEF0;
• DFD в нотациях Гейна-Сарсона и Йордана-Де Марко;
• IDEF3;
• Oracle;
• BAAN;
• ARIS;
• Swimmer lanes.

Обычно, сначала строится модель существующей организации работы - AS-IS (КАК ЕСТЬ). На основе модели AS-IS достигается консенсус между различными единицами бизнеса по тому, «кто что сделал» и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс. Модель AS-IS позволяет выяснить, «что мы делаем сегодня» перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации бизнеса.

Детализация бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаками неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующийся работы, неэффективный документооборот, отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния ее результат и т. д. Найденные в модели AS-IS недостатки можно исправить при создании модели ТО-ВЕ (КАК БУДЕТ) - модели новой организации бизнес-процессов.

Модель ТО-ВЕ нужна для анализа альтернативных (лучших) путей выполнения работы и документирования того, как компания будет делать бизнес в будущем. Следует указать на распространенную ошибку при создании модели AS-IS - это создание идеализированной модели. Примером может служить создание модели на основе знаний руководителя, а не конкретного исполнителя работ. Руководитель знаком с тем, как предполагается выполнение работы по руководствам и должностным инструкциям и часто не знает, как на самом деле подчиненные выполняют рутинные работы. В результате получается приукрашенная, искаженная модель, которая несет ложную информацию и которую невозможно в дальнейшем использовать для анализа. Такая модель называется SHOULD_BE (КАК ДОЛЖНО БЫТЬ).

Иногда текущая AS-IS и будущая ТО-ВЕ модели различаются очень сильно, так что переход от начального к конечному состоянию становится неочевидным. В этом случае необходима третья модель, описывающая процесс перехода от начального к конечному состоянию системы, поскольку такой переход - это тоже бизнес-процесс.

---

Технология проектирования информационной системы подразумевает сначала создание модели AS-IS, ее анализ и улучшение бизнес-процессов, т. е. создание модели ТО-ВЕ, и только на основе модели ТО-ВЕ строится модель данных, прототип и затем окончательный вариант информационной системы.

1.3 Моделирование бизнес-процессов «КАК ЕСТЬ»

Для начала необходимо провести моделирование основного процесса назначение субсидий на оплату ЖКУ. Для рассматриваемой предметной области можно выделить следующие документы:

• первичные: (заявление о предоставлении субсидии, документы на назначении субсидии);
• результатные: (электронный документ в банк).

Рассмотрим организацию деятельности отдела предоставления субсидий в управлении социальных субсидий. В общем виде деятельность отдела предоставления субсидий представлена на диаграмме, реализованной с помощью MS Visio в нотации IDEF0 (рисунок 2).

Рисунок 2. Модель AS-IS процесса «Назначение субсидии на оплату ЖКУ»

На входе в процесс вы найдете заявку на субсидии и документы о ее назначении. Управление процессом осуществляется в соответствии с Положениями о предоставлении субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг, Региональным стандартом жилищно-коммунального хозяйства и Региональным стандартом в области регулирования жилищного строительства. Деятельность отдела субсидирования ведется специалистами этого отдела с использованием аппаратного и программного обеспечения. На выходе из процесса - электронный документ, сформированный для банка [1].

На рисунке 3 показано разделение процесса предоставления субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг на следующие три подпроцесса, которые более подробно раскрывают основные направления деятельности отдела реализации субсидий: расчет и начисление субсидий, расчет субсидий, создание электронных документов для банка.

Рисунок 3. Декомпозиция процесса «Назначение субсидии на оплату ЖКУ» в нотации IDЕF0 модели AS-IS

Процесс расчета субсидий начинается с момента получения от гражданина заявки на субсидии, а также всех документов, необходимых для его назначения. Этот процесс происходит на основе правил предоставления субсидий на оплату жилищных и коллективных услуг и на основе региональных правил в отношении стоимости жилищных и коллективных услуг, а также в нормативной площади жилья [2].

---

Процесс расчета субсидий может быть показан более подробно на диаграмме потока данных DFD «Расчет и начисление субсидий» (рисунок 4).

Рисунок 4. Декомпозиция процесса «Расчет и начисление субсидий» в нотации DFD модели AS-IS

Из диаграммы видно, что для определения социального статуса заявителя он должен собрать и подать определенный пакет документов. Необходимые данные вносит в базу данных специалист отдела субсидий для дальнейшей обработки. В зависимости от социального статуса заявителя определяется, какой процент от общего дохода следует считать ограничителем [3].

Определение состава семьи заявителя, расчет совокупного дохода семьи заявителя осуществляется так же, как и установление социального статуса, данные, полученные из документов, также фиксируются в базе данных. При определении размера субсидии в первую очередь учитывается размер сборов и платежей за жилищно-коммунальные услуги, учитываются сведения об отсутствии или наличии задолженности, а также данные, ранее внесенные в базу расчета. После расчета субсидии в зависимости от результата принимается решение, предоставлять субсидию или не выплачивать ее. В конечном итоге создаются личные файлы получателя субсидии и официальное назначение субсидии. Подробное описание процесса определения социального статуса заявителя представлено на рисунке 5.

Рисунок 5. Декомпозиция процесса «Определение социального положения заявителя» в нотации DFD модели AS-IS

Декомпозицию процесса определение состава семьи заявителя отражает рисунок 6.

Рисунок 6. Декомпозиция процесса «Определение социального состава семьи заявителя» в нотации DFD модели AS-IS

Декомпозиция процесса исчисления совокупного дохода семьи заявителя представлена на рисунке 7.

Рисунок 7. Декомпозиция процесса «Исчисление совокупного дохода семьи заявителя» в нотации DFD модели AS-IS

На рисунке 8 представлена декомпозиция процесса определения размера субсидии.

Рисунок 8. Декомпозиция процесса «Определение размера субсидии» в нотации DFD модели AS-IS

После того как процесс расчета и начисления субсидии выполнен наступает этап перерасчета субсидии. Перерасчет осуществляется при возникновении каких-либо изменений в данных получателя субсидии. Для осуществления перерасчета необходимо предоставление документов, свидетельствующих о произошедших переменах. Плановый перерасчет субсидии происходит спустя 6 месяцев со дня назначения. Данный процесс представлен на рисунке 9.

---

Рисунок 9. Декомпозиция процесса «Перерасчет размеров субсидий» в нотации DFD модели AS-IS

На данном рисунке видно, что все под процессы имеют двойную связь с базой данных. При рассмотрении документов, предоставленных заявителем для перерасчета, происходит сравнение с данными, которые были представлены заявителем в прошлый раз. При обнаружении изменений в данных, изменения заносятся в базу данных и в личное дело. Пакет документов, предоставляемый для перерасчета полностью идентичен пакету документов, необходимых для первичного расчета и начисления субсидии. [2]

2. Разработка улучшения бизнес-процесса «Управление информационными ресурсами»

2.1 Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов

При анализе существующих бизнес-процессов по управлению социальными субсидиями можно проследить определенную сложность, которая возникает на самых ранних этапах представленных бизнес-процессов, то есть при предоставлении заявителями необходимых документов. Сложность заключается в том, что сбор всех необходимых документов - довольно длительный и проблемный процесс. Не у всех граждан обычно есть возможность собрать полный комплект необходимых документов. Определенный процент граждан вообще не желает подавать заявку на субсидии из-за сложного процесса подготовки, что негативно для граждан и для управления субсидий. В связи с этим основная задача управления субсидий - облегчить процесс подготовки документов для граждан, желающих подать заявку на субсидию.

Решением обозначенной задачи может стать развитие и использование системы межведомственного электронного взаимодействия. Тем самым снимая с граждан обязанность предоставления большого количества документов. Для решения подобных задач моделирования сложных систем существуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

---

Перед тем, как произвести моделирование бизнес-процессов необходимо учесть несколько важных характеристик. К преимуществам моделирования бизнес-процессов относятся: повышение уровня качества и скорость оказания услуг специалистами: повышение общего уровня профессиональной подготовки специалистов; повышение уровня конкурентоспособности предприятия.

Это принесет материальные выгоды в следующих областях:

А) снижение затрачиваемого на оформление документов времени, тем самым сокращая основной производственный цикл;

Б) снижение общего объема документов в обращении, тем самым снижая затраты на хранение и утилизацию промежуточных документов;

С) повышение скорости получения информации позволит ускорить и упростить процесс принятия управленческих решений, что могло бы положительно повлиять на качество предоставление услуг в целом.

К недостаткам процесса моделирования бизнес-процессов относятся: повышенная нагрузка на рабочий персонал и связанные с этим социальные и психологические проблемы; необходимость значительной работы по изменению корпоративной культуры.

В процессе выполнения курсовой работы необходимо построить и проанализировать бизнес-процессы модели управления социальными субсидиями «КАК ЕСТЬ», выявить основные недостатки этой модели и смоделировать бизнес-процессы «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ».

Основным недостатком модели «КАК ЕСТЬ» является система сбора данных, которая обременительна для клиентов, управляющих субсидиями. В качестве решения предлагается система межведомственного электронного взаимодействия. Положительный эффект от предложенных изменений заключается, прежде всего, в более быстром приеме документов от граждан, что создаст более благоприятное впечатление об управлении и увеличит количество клиентов.

Второй по важности положительный эффект можно охарактеризовать как возникающая возможность пересчета субсидии без присутствия заявителя. Также появляется возможность продлить субсидии тем гражданам, для которых они были приостановлены по разным причинам и даже без обжалования со стороны заявителя, если ситуация изменится в их пользу. Еще одним преимуществом запроса информации непосредственно из отделов является устранение ошибок и предвзятости информации, как преднамеренных, так и непреднамеренных.

Основным преимуществом анализа бизнес-процессов компании по средствам разработки ее модели является ее универсальность. В первую очередь, с помощью моделирования бизнес-процессов можно ответить на ряд практически любых вопросов, связанных с повышением качества работы компании и уровня ее конкурентоспособности. Также, руководители и управляющие лица компании, использующие данную методологию, будут располагать полной информацией, которая поможет им самостоятельность улучшить работу бизнеса и прогнозировать его будущее.

---