Файл: Основные функции в системе менеджмента (Анализ системы управления).pdf

В условиях современной жизни, предприятие стоит в довольно непростых условиях хозяйствования. Если посмотреть с одной стороны, разрыв производственных связей с покупателями и поставщиками, не самые низкие налоги и несовершенства в законодательстве постоянно лишают ее гарантированного стабильного положения на рынке. Но если взглянуть с другой стороны, оборудование устаревает (моральный и материальный износ), отсутствуют средства на ремонт (модернизацию или же замену).

Достижение результатов в эффективном управлении организацией напрямую связана с выполнением таких шагов как:

1. Планирование, в ходе которого производят прогнозирование итогов работы и вырабатывают стратегию дальнейших действий.

2. Установка правил и условий работы, что помогает обеспечить гарантию того, что план будет выполнен, а также определяет, кто и какой род работ в каком объеме будет исполнять.

3. Выполнение работы, в ходе которой исполнитель должен осознавать какие результаты от него ожидаются, и проявлять заинтересованность в достойном качестве выполняемой работы.

4. Контроль является завершающим этапом, производящим оценку качества и объемов фактических итогов работ вкупе с запланированными.

5. Корректировка, применима в тех случаях, когда в пункте контроля обнаружены отклонения. Корректировка проводится до того, как выполненные услуги или работы оказаны или предоставлены клиенту.

Внесение изменений в условия производственной деятельности являются необходимыми для нормального приспособления к деятельности системы управления, что сказывается и на перераспределении функций управления (по уровням ответственности или по формам взаимодействия) и на совершенствовании организации.

Подразумевается система управления, сформированная в результате действия законов рыночной системы хозяйствования (что связано с: удовлетворением личных потребностей; с растущими доходами; с обширной эксплуатацией достижений научно – технического прогресса; с целью создать сотрудникам мотивацию, для достижения наилучших конечных результатов и т.д.) и объективной надобностью. Всё перечисленное заставляет производственные компании преодолевать противоречия, которые возникают в ходе научно- технического и экономического прогресса, и адаптироваться к меняющейся рыночной конъюнктуре.

Подобные условия делают более актуальными тематики касающиеся решения вопросов организационного управления. Для рыночной экономики необходима быстрая реакция относительно изменения спроса, совершенствования и видоизменения продукции, способов и технологий по управлению организаций и их построению. Не является секретом тот факт, что любой организации свойственно индивидуальное проявление различных реакций на изменения внешней среды. Усовершенствовать организационные формы управления – очень важная цель, которая стоит перед топ менеджментом современных организаций.

---

Другая важная функция управления это – организация. Она заключающаяся в том, чтобы установить временные и постоянные взаимоотношения структурных частей компании, а также в установлении условий и порядка ее функционирования.

Функции организаций реализуются за счет того, что составляются положения об экономических службах организаций и их отделах, что является довольно важным процессом, требующим непрерывного наблюдения с руководствующей стороны. Качественно продуманная организация экономических служб способствует предотвращению конфликтных ситуаций, налаживанию оперативной и качественной работы. Но если взглянуть с обратной стороны, то ошибки, происходящие в организации, порождают силы, оказывающие деструктивное воздействие на организацию, создавая препятствия в ее устойчивой деятельности.

Организацию как функция на предприятии можно реализовать двумя способами:

посредством административно-организационного управления;

посредством оперативного управления.

Для административно-организационного управления свойственно предполагать определение структуры фирмы, установление ответственности среди менеджеров аппарата управления и распределение функций вниз по структуре среди всех подразделений.

Таким образом, происходит формирование организационной структуры предприятия, устанавливаются методы и факторы по построению организационной структуры. А именно, реализуется процесс по созданию или улучшению организационной структуры и взаимосвязи экономических служб, которые входят в нее (дезинтеграция и интеграция). Данный этап также характерен тем, что на нем расстанавливаются руководящие кадры экономических подразделений и служб, кроме того, характерным для него является процесс по формированию должностных инструкций, распределяются ответственность и полномочия, выделение штабных и линейных экономических служб^[8].

За счет оперативного управления обеспечивается бесперебойная работа организации согласно утвержденному плану. Суть оперативного управления сосредоточена в непрерывном или периодическом сравнении фактически полученных результатов с результатами, которые определены по намеченному плану и дальнейшей его корректировкой. С текущим планированием довольно тесно связано оперативное управление.

Для реализации функции организации именно таким образом, необходимо, чтобы предприятие имело собственную систему оперативного реагирования на изменения в достаточно небольшой период времени. Данную систему могут составлять подразделения: диспетчерской службы, планового отдела, экономического отдела, бухгалтерии и т.д. и т.п. Для данной системы есть и отличительная черта, которая заключается в том, что руководитель обладает непрерывной информацией о положении дел в подразделениях , а в случае надобности и комплекс обязательных мер, которые должны быть применены в тех или иных случаях.

---

В пределах структуры управления и движется весь управленческий процесс, среди участников которого распределяются функции и задачи по управлению, и , соответственно, права и ответственность за то, что они будут исполнены. С подобных точек зрения структура управления может рассматриваться в качестве формы разделения и кооперации относительно управленческий деятельности, в пределах которой и реализуется процесс по управлению, который нацелен на то, чтобы достигнуть поставленные руководством компании задачи

В структуру управления можно включить любые цели, которые распределены среди различных звеньев, связь между которыми поддерживает координацию определенных действий, связанных с их выполнением (Рисунок - 1).

Цель является конкретизацией миссии организаций в виде формы, которая доступна для управления процессом ее реализации. Цели характеризуются такими свойствами и чертами, как:

контролируемость и адресность;

согласованность и непротиворечивость относительно прочих целей и ресурсов;

измеримость и конкретность;

точная ориентация на конкретный временной промежуток. 

Рисунок - 1 Факторы, определяющие организационную структуру

В основном, для организаций свойственно ставить и реализовать несколько целей, важных для их развития и функционала, нежели одну. Организациям также приходится решать большой перечень вопросов оперативного и текущего характера помимо стратегических целей и задач.

Задачи технического, научного, организационного и социального характера подлежат решению организациями помимо экономических задач. Наравне с организационными проблемами, имеющими изо дня в день повторение организациям необходимо принимать решения, касающиеся непредвиденных ситуаций и форс-мажора.

Одну из вероятных вариаций можно наблюдать в представленной ниже Таблицы 1. Она даёт возможность конкретизировать задачу целеполагания и применить к различным группам целей сопутствующие методики и модели.

Таблица 1 - Классификация целей

Как пример далее представлен к рассмотрению процесс целеполагания относительно основных функциональных подсистем организаций: общий менеджмент и финансы, персонал, производства, инновации и маркетинг. Ниже приведены примеры формулировок задач относительно данных подсистем (см. Таблицу 2). В настоящих условиях подобные задачи необходимо конкретизировать и количественно измерить, используя необходимые данные.

---

Целями и задачами управленцев и менеджмента в целом всегда будут являться отправные моменты по определению видов и объемов управленческих работ, обеспечивающих достижение этих самых целей и задачей.

Таблица 2 - Формулировка целей функциональных подсистем yf предприятиях

Суть касается функций, являющихся составными частями любых процессов управления независимо от особенности (форма собственности, размер, назначение и прочее) одной или другой организации (Рисунок - 2).

В диаграмме стрелками указано, что движение к стадии контроля от планирования происходит через исполнения работ, которые связаны с мотивированием персонала и с процессом организации. По центру можно увидеть расположенную координирующую функцию, которая обеспечивает согласование и взаимодействие прочих функций.

Исполнение функций по управлению всегда связано с определенными затратами силы и времени, в итоге чего объект, находящийся под управлением, подводится к желаемому или заданному состоянию, что и составляет основополагающее содержание такого понятия как «процесс управления». Под данным понятием подразумевается некая конкретная совокупность из управленческих действий, логично связывающихся между собой с целью обеспечения достижения намеченных задач посредством видоизменения ресурсов на «входе» на продукцию, или прочие услуги на «выход» системы.

Для подобного определения подчеркивают конкретный характер процесса, которым осуществляется за счёт аппарата управления организаций, ну и его связь с функционалом с требуемыми для его реализации ресурсами и целями.

Рисунок - 2 Взаимосвязанность ключевых функций управления

Процесс управления представлен в виде совокупности из циклических действий, которые связаны с поиском и принятием решений и выявлением проблем. В виде схемы (см. Рисунок – 3), можно увидеть данный подход, на котором производственный процесс представляется как «чёрный ящик» включающий в себя «выходы» и «входы», при этом, процесс управления рассмотрен исходя из 3-х составляющих:

1. О - организация исполнения принятых решений

2. Р - разработка и принятие идей управления

3. М - моделирование состояния объекта управления, берущий за основу поступающую от этого самого объекта информацию^[9].

Первый блок связанный с информационными каналами относится ко «входу» процесса производства, занимаясь обеспечением изменений, заложенных в систему управления.

---

Среди этих двух подходов к определению сущности процесса управления не наблюдаются противоречия, ведь они дополняют друг друга, образуя собой непрерывные, циклически повторяющиеся процессы по принятию решений, которые связаны с исполнением функций управления.^[10]

В ходе процесса управления функций по управлению, менеджеры принимают немалое количество решений при этом реализуя планирование и занятое организацией людей, организацией работы, мотивации для человека, который занят в организации и контроля с координацией всех происходящих внутри нее процессов.

Рисунок - 3 Процесс принятия управленческих решений

Изначальный импульс относительно процесса по принятию решений задает информация, связанная с контролем параметров объекта, находящегося под управлением, воздействие же осуществляют по окончанию принятий соответствующих решений и их выработки. Решения имеют вид информации, которая, в свою очередь, представлена как план, команда, распоряжение, приказ или что-то в этом духе и представляется на «вход» объекта, находящегося под управлением. Процесс, связанный с принятием решений по управлению наделен циклическим характером, начинающимся с выявления несоответствий между параметрами и плановыми заданиями или же нормативами, что завершается принятием решения и его исполнения Данные решения должны заниматься ликвидацией этих несоответствий^[11].

Под понятием проблемы принято понимать несоответствия между фактическим состоянием объекта управления и желаемым или заданным (запланированным). Благодаря отклонению от состояний плановых или нормативных, что отмечают в некий период времени или же прогнозируют на будущее и так зарождается возникновение проблем организаций, хотя их источниками вполне могут быть и изменения самих нормативов или же целей^[12].

Управленческое решение является концентрированным выражением процесса по управлению на его конечной стадии. Данное решение выступает в роли своеобразной формулы воздействия по отношению к управляемому объекту, предопределяя нужное воздействие с целью изменений его состояния.

Несомненно, решения обязаны соответствовать конкретным требованиям. Главными в их числе являются:

эффективность (в форме величины решения поставленных задач в сравнении с затраченными ресурсами);

---