Файл: Анализ и оценка средств реализации структурных методов анализа и проектирования экономической информационной системы.pdf

Не или рассматривается или в или границах или проекта или автоматизация или учета или основных или средств, или взаиморасчеты или с или поставщиками. или Выходит или за или рамки или проекта или автоматизация или процессов или взаимоотношений или с или клиентами.

Количество или рабочих или мест или пользователей или – или 16.

3.4. Отчет об обследовании

Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования:

«1С: Предприятие 8.0» для работы бухгалтерии;
собственная разработка в MS Access «АРМ Клиенты» для отдела приема заказа. «АРМ Клиенты» связан с различными отделами предприятия. Отчеты о выполнении заявок поступают к нотариусу, который лично контролирует исполнение заявок. Сотрудники широко пользуют эту программу (автоматизация ввода данных о поступившем заказе и расчет его стоимости). Данная программа помогает управленческому отделу производить контроль над работой сотрудников, просматривать отчеты.

Формулируем общие требования к информационной системе. Одно из основных требований компании «Нотариальная контора» к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.

Ключевые функциональные требования к информационной системе:

Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа;
Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями;
Возможность удаленного доступа;
Управление над поступившими заказами. Оперативное получение информации о заказах;
Управление над осуществлением заказа. Контроль выполнения заказа;
Полный контроль расчетов с клиентами;
Анализ конкурентных преимуществ компании;
Ввод и хранение данных.

Существующий уровень автоматизации приведен в таблице 1.

Таблица 1.

Существующий уровень автоматизации компании «Нотариальная контора»

Количество рабочих станций, всего:	16
Количество сотрудников отдела IT	2
Количество ПК, одновременно работающих в сети	14
Количество рабочих станций на удаленном объекте	8
Характеристики компьютеров	С частотой свыше 600 МГц и оперативной памятью (ОЗУ) свыше 128 Мб
Операционная система	Windows XP
Системы, которые представляется возможным оставить без изменения	«1С: Предприятие 8.0» в модульном составе «Бухгалтерия», «Зарплата», для работы бухгалтерии

Пример форм отчетных документов, которые должны формироваться системой приведены в таблице 2.

Таблица 2.

Отчет о выполненных заказах

Отчет о выполненных заказах
Код заказа	Табельный номер сотрудника	Табельный номер клиента	Вид услуги	Стоимость
				Цена	Скидка

Организационная структура компании «Нотариальная контора» представлена в приложении №1. Из рисунка видно, что структура компании состоит из следующих отделов: отдел кадров, отдел маркетинга и рекламы, бухгалтерия, юридический отдел, отдел архива.

3.5. Формирование бизнес-процессов

Опишем состав автоматизируемых бизнес-процессов компании. Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует заказы, принимает заказы, регистрирует заказы, исследует рынок, осуществляет расчеты с клиентами, оказывает нотариальные услуги. Бизнес-процессы компании приведены в таблице 3.

Таблица 3.

Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации

№ п/п	Код бизнес-процесса	Наименование бизнес-процесса
1.	Пл_Зак-1	Планирование заказа
2.	Прием_Регистр-2	Прием-Регистрация заказа
3.	Иссл_Рынка-3	Исследование рынка
4.	Расч_Кл-4	Расчеты с клиентами
5.	Нотар_Усл-5	Оказывание нотариальных услуг

Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: «префикс-номер», где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер – порядковый номер бизнес-процесса в списке.

Создадим диаграмму прецедентов компании «Нотариальная контора». На диаграмме прецедентов (приложение №2) представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их исполнители. Любые системы, в том числе и программные, используются с учетом того, что в процессе своей работы они будут использоваться людьми и взаимодействовать с другими системами. Диаграмма прецедентов показывает, что именно выполняется в системе: планирование заказов, прием и регистрация заказов, исследование рынка, расчеты с клиентами, оказание нотариальных услуг.

Сформируем физическую диаграмму. Компания «Нотариальная контора» осуществляет оказание юридических и нотариальных услуг, выезды на дом для оказания нотариальных услуг в связи с болезнью или др. причинами, юридические консультации и другие услуги. Планирование заказов компания осуществляет на основании статистики предоставленных услуг, которую предоставляют население и организации.

На физической диаграмме компания изображается прямоугольником, для отображения контрагентов используются графический символ Actor (фигурка человечка). Для изображения связей между компанией и контрагентами используются линии. Взаимодействия компании и внешних контрагентов поименованы, чтобы были понятны функции контрагентов по отношению к компании при знакомстве с физической диаграммой.

Физическая диаграмма «Нотариальная контора» представлена в приложении №3.

Диаграмма классов – это набор статических, декларативных элементов модели. Она является конечным результатом проектирования и отправной точкой процесса разработки. Диаграмма классов «Нотариальная контора» представлена в приложении №4. Из рисунка видно, что клиенты осуществляют заказы. При этом клиентами могут быть население и организации (отношение обобщение). Заказ (заказ имеет тип) принимает секретарь и помощник нотариуса, а нотариус выполняет заказ (отношение ассоциация).

Диаграмма размещения показывает топологию системы и распределение компонентов системы по ее узлам, а также соединения (маршруты передачи информации между аппаратными узлами). В приложении №5 представлена диаграмма размещения «Нотариальная контора». Она показывает размещение компонентов системы по узлам.

Опишем бизнес-процесс «Прием - Регистрация» (Прием_Регис-2).

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

Секретарь нотариуса ежедневно получает от клиентов заказы.
Секретарь, получив заявку, ежедневно производит проверку сроков действия дисконтной карты.
Секретарь, производя проверку сроков действия дисконтной карты, регистрирует полученные результаты.
Секретарь отправляет работу к нотариусу.

Диаграмма деятельности бизнес-процесса «Прием - Регистрация» представлена в приложении №6. На основании диаграммы деятельности формируются таблица операций рассматриваемого бизнес-процесса (таблица 4) и таблица описания документов (таблица 5).

Таблица 4.

Операции бизнес-процесса «Прием - Регистрация»

Диаграмма и номер на диаграмме	Операция	Исполнитель	Как часто	Входящие документы (документы основания)	Исходящий документ (составляемый документ)
2Прием_Регис_1	Получение от клиента заказа	Секретарь	Ежедневно	Заявка	Отчет о получении заказа от клиента
2Прием_Регис_2	Проверка сроков действия дисконтной карты	Секретарь	Ежедневно	Отчет о получении заказа от клиента	Отчет о полученных данных
2Прием_Регис_3	Регистрация результатов	Секретарь	По мере необходимости	Отчет о получении заказа	Отчет о собранной информации
2Прием_Регис_4	Отправка работы к нотариусу	Секретарь	Ежедневно	Сбор и анализ собранной работы по нотариальному делу	Делодокументация

Таблица 5.

Описание документов бизнес-процесса «Прием - Регистрация»

Диаграмма и номер на диаграмме	Составляемый документ (исходящий документ)	Операция	Кто составляет (исполнитель)	Как часто	Документы основания (входящие документы)	Реестр, в котором регистрируется документ
2Прием_Регис_1	Отчет о получении заказа от клиента	Получение от клиента заказа	Секретарь	Ежедневно	Заявки	Реестр отчетов
2Прием_Регис_2	Отчет о полученных данных	Проверка присутствия в «черном списке»	Секретарь	Ежедневно	Отчет о получении заказа от клиента	Реестр отчетов
2Прием_Регис_3	Отчет о собранной информации	Проверка сроков действия дисконтной карты	Секретарь	По мере необходимости	Делодокументация	Реестр отчетов

Опишем бизнес-процесс «Оказание нотариальных услуг» (Нотар_Усл-5).

Бизнес-процесс выглядит следующим образом:

Проверка лица, обратившегося за нотариальными услугами, в органах внутренних дел и судах юрисдикции;
Сбор и анализ документации;
Проверка в архиве;
Подписание и заверение документов.

Диаграмма деятельности бизнес-процесса «Оказание нотариальных услуг» представлена в приложении №7. На основании диаграммы деятельности формируются таблица операций рассматриваемого бизнес-процесса (таблица 6) и таблица описания документов (таблица 7).

Таблица 6.

Операции бизнес-процесса «Оказание нотариальных услуг»

Диаграмма и номер на диаграмме	Операция	Исполнитель	Как часто	Входящие документы (документыо снования)	Исходящий документ (составляемый документ)
5Нотар_Усл_1	Проверка лица, обратившегося за нотариальными услугами, в органах внутренних дел и судах юрисдикции	Помощник нотариуса	В начале работы	Документация в органах внутренних дел и судах юрисдикции	Разного рода копии документов и справки
5Нотар_Усл_2	Сбор и анализ документации	Помощник нотариуса	Ежедневно	Справки и документы	Папка с документами
5Нотар_Усл_3	Проверка в архиве	Секретарь	По мере необходимости	Архивная документация	Разного рода копии документов и справки
5Нотар_Усл_4	Подписание и заверение документов	Нотариус	В конце работы	Собранная документация	Подписанный и заверенный документ

Таблица 7

Описание документов бизнес-процесса «Оказание нотариальных услуг»

Диаграмма и номер на диаграмме	Составляемый документ (исходящий документ)	Операция	Кто составляяет (исполнитель)	Как часто	Документы основания (входящие документы)	Реестр, в котором регистрируется документ
5Нотар_ Усл_1	Разного рода копии документов и справки	Проверка лица, обратившегося за нотариальными услугами, в органах внутренних дел и судах юрисдикции	Помощник нотариуса	В начале работы	Документация в органах внутренних дел и судах юрисдикции	Реестр баз данных органов внутренних дел и органов юрисдикции
5Нотар_ Усл_2	Папка с документами	Сбор и анализ документации	Помощник нотариуса	Ежедневно	Справки и документы	Реестр информаций
5Нотар_ Усл_3	Разного рода копии документов и справки	Проверка в архиве	Секретарь	По мере необходимости	Архивная документация	Реестр документов в архиве
5Нотар_ Усл_4	Подписанный и заверенный документ	Подписание и заверение документов	Нотариус	В конце работы	Собранная документация	Реестр списка оказанных услуг

3.6 Спецификация настроек информационной системы

На последнем этапе осуществляется отображение модели предметной области на функциональность типовой системы – выбираются модули системы для поддержки выделенных операций, определяются особенности их настройки, выявляется необходимость разработки дополнительных программных элементов.

Прием и регистрация заказов: