Файл: Особенности коммуникаций в организации («85 Boxle»).pdf

Однако существуют средства, помогающие принятию информации и ослабляющие действие фильтров. Совокупность этих средств называют фасцинацией. В качестве фасцинации выступают различные сопутствующие основной информации средства, выполняющие роль «транспортации», сопроводителя информации, создающие некоторый дополнительный фон, на котором основная информация выигрывает, поскольку фон частично преодолевает фильтр недоверия. Примером фасцинации может быть музыкальное, пространственное или цветовое сопровождение речи [17].

Глава 4. Практическая часть

4.1 Анализ состояния коммуникаций в компании «85 Boxle» по продаже джостиков

Рассмотрим и проанализируем компанию «85 Boxle» с точки зрения коммуникаций в организации.

Компания «85 Boxle» создана в 2018 году. Первое направление компании - продажа спортивной популярной обуви оптом и в розницу. Второе направление компании – магазин джостиков для игровых приставок. У «85 Boxle» нет собственных производств, они заказывают весь товар из Китая, но у них есть интернет магазин, точка продажи расположенная в Москве. За год работы компания заслужила хорошую репутацию в спортивной сфере, они являются спонсорами многих мероприятий, периодически выезжают с подарками в детские дома и занимаются благотворительностью.

Если рассматривать коммуникации между данной компанией и внешней средой, то для этой цели в данной компании был создан отдел рекламы и связей с общественностью. Руководителем данного отдела применялись различные методы влияния на мнение общественности (потребителей, партнеров и т.д.), разработан имидж организации и программы продвижения товаров на рынок. Что касается известности «85 Boxle», то это цель достигается путем участия во многих мероприятиях где присутствуют участники из всех регионов России. Учитывая результаты работы после года существования организации, отдел связей с общественностью успешно добивается поставленных задач, а, следовательно, коммуникации компании с внешней средой успешны. Что касается внутрикорпоративной работы отдела PR, ежемесячно проводятся встречи всех сотрудников компании и обсуждаются успехи за прошедший период и всегда организуются возможность посещения спортивных мероприятий для сотрудников компании, это дает возможность быть в курсе основных дел компании даже работников предприятия, а также дает всем почувствовать себя важным человеком в компании.

Но не так хорошо дела обстоят с внутренними коммуникациями, особенное внимание стоит уделить обмену информацией типа «руководитель-подчиненный» (руководитель в данном случае - директор компании, ему подчиняются все отделы, их сотрудники и начальники). За непродолжительный срок директор компании заслужил репутацию «непредсказуемого» человека и «человека настроения», чем вызвал проблему обмена информацией по восходящей: информация доходит до руководства в наиболее положительном свете, а, значит, на одном из важнейших этапов прохождения информации имеется искажение и фильтрация, которые могут привести к неутешительным последствиям, которые уже имели место быть в компании. Например, руководитель отдела закупок докладывает директору о возможности задержки выпуска продукции из-за не в срок поставленных джостиков только тогда, когда до сдачи продукции остается минимальное количество времени. Это происходит, потому что начальник отдела не уверен в адекватной реакции руководителя на возможную задержку поставок, и он пытается решить данную проблему, вообще не ставя в известность руководство, надеясь, что сроки все же будут соблюдены. А последствия данной ситуации могут быть разные: от уплаты пени по Договору заказчику до потери заказа (а также дальнейших заказов) в связи с непредоставлением экипировки к значимому мероприятию.

В обмене информацией по нисходящей также возникают проблемы в связи с вышеуказанными стереотипами руководителя, так как начальники отделов, получив информацию непосредственно от директора компании в слишком негативной форме, отфильтровывают и доносят до подчиненных в смягченной форме. Если смягчения не происходит, обстановка в организации становится натянутой, возникают конфликты и недовольство.

Исходя из своего опыта работы в «85 Boxle» хочу отметить, что руководство компании часто ставило достаточно расплывчатые цели перед начальниками отделов, что значительно замедляло процесс их осуществления. На мой взгляд, эта проблема объясняется неумением руководителя создать четкую идею, правильно закодировать и передать ее. Это вызывало большое количество задаваемых мною вопросов для уточнения деталей задания. В свою очередь, мною была решена данная проблема способом, описанным в теоретической части данной работы: совместить письменный и устный способы передачи информации. Это привело к более четкому моему восприятию поставленной цели, лучшему способу передачи информации руководителем и впоследствии было достигнуто установление обратной связи с возможностью контроля и корректировки проводимой мною работы в процессе выполнения задачи.

Если говорить о неформальных коммуникациях, в организации отлично используется прием слухов. Руководитель очень часто применяет его, если видит, что сотрудник стал хуже работать. В этом случае через канал слухов проходит информация о недовольстве руководителя работой подчиненного, и сотрудник исправляет свои ошибки в достаточно короткие сроки.

Коммуникации между подразделениями также имеют мою положительную оценку. Практически каждый день начальники отделов встречаются (в основном на производстве) для обсуждения и предотвращения возможных проблем, обмениваются информацией по течению заказов, делятся новостями о спортивной одежде, обсуждают возможности конкурентов. Дополнительное сплочение происходит на выставках, куда направляются руководители отделов и на корпоративных вечерах.

В «85 Boxle» отработана и хорошо функционирует система электронного документооборота, внедряется система управления и оценки по ключевым показателям эффективности, проведена большая работа по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные буклеты, стенды, плакаты, доклады, ящики обратной связи, планерки и совещания, встречи с клиентами, Интернет.

Особое внимание в своей работе центр внутренних коммуникаций отводит получению обратной связи, используя для этого почтовые ящики обратной связи, встречи, дискуссии, обсуждение проблем на совещаниях и собраниях всего трудового коллектива. С целью изучения сложившейся обстановки, выявления существующих проблем, мониторинга отношения сотрудников к компании проводятся социологические исследования (используются разные методы - от анкетирования до личных интервью).

Безусловно, в компании сделано еще не все для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

Кроме так называемых пятиминуток между отделами, каждые две недели (если происходят непредвиденные события, то каждую неделю) проходят совещания руководителей отделов с участием директора компании. Здесь каждый присутствующий имеет возможность не только доложить о выполненных задачах, решенных проблемах, но и поделиться новыми идеями, рационализаторскими предложениями. Здесь появляется возможность поделиться опытом и всем вместе решить, как лучше преодолеть выросшее препятствие. Также это дает свои положительные результаты в улучшении обмена информацией между разделенными расстоянием частями компании. В большей степени общение между «Москвой» и «Китаем» происходит по телефону, а это менее эффективно, чем общение лицом к лицу. Совещания позволяют «уменьшить расстояние» и повысить эффективность коммуникаций в данном случае.

Еще одним важным моментом является то, что директор установил правило «открытых дверей». Любой сотрудник всегда имеет возможность переговорить с ним, обсудить вопросы. Такое же правило действует и между отделами, что приводит к уменьшению межличностных конфликтов в компании, что является немаловажным фактом.

Если проанализировать все вышесказанное о компании «85 Boxle», можно в целом дать положительную оценку коммуникаций. Конечно, существуют преграды и нерешенные проблемы, такие как «характер руководителя», но это можно компенсировать возможностью обсудить все вопросы на совещаниях, собраниях, худсоветах. Конечно, по сравнению с зарубежными компаниями эта оценка неадекватна, но главное - это то, что в организации уделяется внимание данному вопросу и со временем коммуникации в «85 Boxle» будут на высоком уровне.

Заключение

В процессе выполнения данной курсовой работы мы ознакомились с природой и сложностями коммуникаций, особенностями маркетинговых коммуникаций. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой организации, поэтому условие их профессиональной и общественной деятельности является умение правильно общаться и взаимодействовать с людьми. в общении люди проявляют, раскрывают для себя и других свои психические качества. Но эти качества не только проявляются через общение, в нём они возникают и формируются. Общаясь с другими людьми, человек усваивает общечеловеческий опыт, исторически сложившиеся социальные нормы, ценности, знания и способы деятельности, формируется как личность и индивидуальность. То есть общение выступает важнейшим фактором психического развития человека. В самом общем виде можно определить общение как универсальную реальность, в которой зарождаются и существуют в течение всей жизни психические процессы и поведение человека. В межличностных коммуникациях главным является совершенствование науки общения. Существует несколько простых принципов, соблюдение которых поможет стать более коммуникабельным.

Умение слушать. Эффективное общение невозможно без умения слушать.

Ясность идей. Прояснение идей перед их передачей означает, что вам необходимо систематически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы и идеи, которые вы хотите сделать объектами передачи.

Язык жестов и интонаций. Необходимо следить за языком жестов, позой и интонацией, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречивых сообщений, вы добиваетесь большей ясности и понимания ваших слов.

Эмпатия и открытость. Эмпатия - это внимание к чувствам других людей, сопереживание. Удачное применение эмпатии может заметно уменьшить возможность неверного понимания при декодировании сообщения принимающей стороной. Эмпатия при обмене информацией подразумевает также поддержание открытости в разговоре.

Установление обратной связи. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который вы изначально ему придали. Существует ряд способов установления обратной связи. Один из них - задавать вопросы. Еще один способ установления обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Обратную связь можно установить также путем контроля первых результатов работы. Соответствующая информация позволит вам оценить, в какой мере воплощается то, что вы намеревались сообщить.

Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. И глубоко осмысливая функцию коммуникации на уровне организации и личности, надо стараться снизить частоту случаев неэффективных коммуникаций. Если это удастся, это значит, что руководитель стал лучше в профессиональном смысле, ведь эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они четко представляют суть коммуникационного процесса, обладают отличными навыками устного и письменного общения, понимают, как среда влияет на обмен информацией, и используют достижения прогресса с целью улучшения обмена информацией в своей организации.

Подводя итоги проделанной работы, хотелось бы отметить, что менеджер должен на протяжении своей трудовой деятельности уделять особое внимание обмену информацией, совершенствоваться в процессах коммуникации, следить за техническим прогрессом и проводимыми исследованиями для осуществления своей нелегкой, но очень интересной трудовой деятельности.

Библиография

1. Коммуникации в организациях : учебное пособие / Е. В. Недосека. – Мурманск: МАГУ, 2017. – 116 с.
2. Коммуникации в организации: текст лекций / М. В. Каймакова. – Ульяновск : УлГТУ, 2008. – 73 с.
3. Тард Г. Социальная логика. СПб.: Социально-психологический центр, 1996. 554 с.
4. Битянова М.Р. Социальная психология. – М.: Международная педагогическая академия, 1994.
5. Луман Н. Что такое коммуникация: глоссарий / пер. с нем. Д.В. Озирченко // Социологический журнал. 1995. № 3. С. 114–125.
6. Шарков Ф.И. Основы теории коммуникации. М.: Перспектива, 2005. 248 с.; Почепцов Г.Г. Теория коммуникации. М.: Ваклер, 2006. 656 с.
7. Гавра Д. Основы теории коммуникации : учебное пособие. Стандарт третьего поколения / Д. Гавра. – СПб. : Питер, 2011. – 288 с.
8. Кашкин, В. Б. Основы теории коммуникации: краткий курс / В. Б. Кашкин. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: АСТ: Восток – Запад, 2007. – 256 с. 7
9. Краснянский, Д. Е. Основы теории коммуникации: пособие по изучению дисциплины / Д. Е. Краснянский. – М. : МГТУГА, 2009. – 154 с.
10. Основы теории коммуникации: учебник / под ред. проф. М. А. Василика. – М. : Гардарики, 2007. – 615 с.
11. Орлова, Т. М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами / Т. М. Орлова. – М. : Изд-во РАГС, 2007. – 394 с.
12. Почепцов, Г. Г. Теория коммуникации / Г. Г. Почепцов. – М. : Ваклер, 2006. – 656 с.
13. Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. – СПб., 2001. – С. 21
14. Грачёв М. В. Суперкадры: управление персоналом в международной корпорации. – М., 1993. С. 39
15. Черных, А. В. Коммуникации в организации [Электронный ресурс] / А. В. Черных. – URL : http://www.iprbooks.ru.
16. Блинов, А. О. Эффективные коммуникации [Текст] / А. О. Блинов // Маркетинг. – 2008. – № 1. – С. 88–101.
17. Организационная психология: Учебное пособие для вузов по специальности «Организационная психология». — 2-е изд. — М.: Флинта: МПСИ, 2002. — 648 с.