Файл: Разработка регламента выполнения процесса “Управление персоналом”.pdf

Моделирование бизнес-процессов позволяет понимать и анализировать как функционирует предприятие в целом, как взаимодействует с внешними организациями, заказчиками, выполнить оценку текущей деятельности организации по отношению к требованиям, предъявляемым клиентами. Модели бизнес-процессов организации дают возможность выполнить комплексный анализ ее деятельности, определить «узкие места» в процессах, принять эффективные решения и выбрать рациональные направления по их совершенствованию.

Цель курсовой работы – совершенствование деятельности организации с применением моделирования ее процессов и принятия решений о способе совершенствования. Исследуемый процесс – управление персоналом. Подходом к совершенствованию процессов является внедрение автоматизированной информационной системы (АИС).

Для достижения цели в курсовой работе поставлены и решены следующие задачи:

- дано описание предметной области;

- выбраны средства для моделирования бизнес-процессов;

- разработаны модели «как есть» и модель декомпозиции процесса управления персоналом в стандарте IDEF0;

- разработаны контекстная модель и модель декомпозиции «как должно быть» процесса управления персоналом в стандарте IDEF0;

- предложены рекомендации по улучшению процесса управления персоналом на основе применения информационных технологий и систем.

Для моделирования процессов в данной работе использовалась популярная программа AllFusion Process Modeler BPWin, поддерживающая стандарт моделирования IDEF0.

Глава 1. Разработка моделей процесса «как есть»

1.1. Описание предметной области. Постановка задачи

Регламент процесса это документ, определяющий последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом. Регламент бизнес-процесса является одним из видов документов, которые разрабатываются в процессе проектирования информационной системы управления предприятием. В регламенте могут фиксироваться: время выполнения работ, показатели результативности процесса и другие показатели.

Регламент бизнес-процесса является исходным материалом, кирпичиком, из которого строится здание системы управления в той его части, которая поддается регламентации. Наиболее эффективным описанием регламента бизнес-процессов является моделирование, то есть графическое описание.

Основная задача курсовой работы заключается в разработке регламента выполнения процесса «Управление персоналом» организации. Такие процессы протекают в любой организации, предприятии. Процесс должен включать все этапы, связанные с этим видом управленческой деятельности: планирование, набор, развитие, оценка, движение кадров. В регламенте должны быть отражены управляющие документы, механизмы реализации, информационные и физические потоки, преобразуемые процессом.

Исходными данными для проектирования процесса «Управление персоналом» являются:

- процессы предприятия, формализованные в каком-либо виде (текстовое описание, табличное, графическое);

- документы об образовании кандидатов на вакансии,

- кандидаты на вакансии;

- сотрудники предприятия, как субъекты управления исследуемым процессом.

Исходная информация для проектирования процесса и его последующего функционирования будет поступать от кандидатов на вакансии (документы об образовании), из административной системы предприятия (описание процессов, штатное расписание, правила и процедуры предприятия), от сотрудников предприятия (заявления, например, об увольнении).

Результатом процесса должны стать документы о движении сотрудников (Приказы о приеме на работу, назначениях, увольнениях), документы, подтверждающие квалификацию и аттестацию сотрудников предприятия, документы, подтверждающие принадлежность сотрудника организации (контракт, трудовая книжка, учетная карточка и другие).

Исследуемый процесс должны реализовать сотрудники организации: руководитель, руководители всех подразделений, сотрудники отдела кадров (ОК), инспектор по технике безопасности (ТБ).

Постановка задачи. В рамках курсовой работы разработка регламента бизнес-процесса «Управление персоналом» необходима для принятия решения о мерах по повышению его эффективности, в частности – о возможности внедрения информационной системы (ИС) при реализации процесса и преобразования процесса с учетом внедрения системы.

1.2. Выбор средства для моделирования бизнес-процессов

Обоснование выбранной нотации. SADT (Structured Analysis and Design Technique) (Технология структурного анализа и проектирования) является одной из самых популярных и широко применяемых методологий проектирования процессов.

SADT – это методология, разработанная для описания и понимания систем средней сложности. Описание систем и процессов для документирования и моделирования процессов функционирования сложных систем на естественном языке являются не эффективными.

Для решения задач моделирования сложных систем и процессов широко применяются стандарты методологии семейства IDEF. С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности большого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяется самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую модель излишними данными.

IDEF0 – методология функционального моделирования. С помощью наглядного графического языка IDEF0, исследуемая система или процесс создается в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных блоков - в терминах IDEF0). Моделирование средствами IDEF0, как правило, является первым этапом исследования любой системы.

Методология основывается на четырех основных понятиях. Первым из них это функциональный блок (Activity Box), который графически изображается в виде прямоугольника и представляет собой конкретную функцию в рамках исследуемого процесса. В соответствии со стандартом в названии каждого блока указывается действие, функция. Каждая из сторон функционального блока имеет своё конкретное значение (роль). Сверху блока стрелкой указывается “Управление” (Control), с левой стороны стрелкой означается “Вход” (Input), с правой стороны - “Выход” (Output); снизу блока стрелкой указывается “Механизм” (Mechanism) выполнения функции. Каждый функциональный блок обозначается уникальным идентификационным номером.

Следующим основным понятием стандарта IDEF0 является интерфейсная дуга (Arrow), которые называются также потоками. Интерфейсная дуга означает элемент системы, обрабатываемый функциональным блоком.

Графически дуга отражается как однонаправленная стрела. Все интерфейсные дуги также обозначаются уникальным названием (Arrow Label). С использованием этих элементов обозначаются разнообразные объекты, определяющие процессы, осуществляемые в системе. К подобным объектам относятся объекты реального мира или потоки данных и информации (документы, данные, инструкции и т.д.).

При моделировании процессов предприятий и организаций в основном используют пять основных типов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т.д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т.д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т.д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т.д.).

Третьим фундаментальным понятием стандарта IDEF0 является декомпозиция (Decomposition). Принцип декомпозиции используется при разбиении сложного процесса на составляющие его функции. Как правило, степень детализации процесса устанавливается разработчиком модели процесса.

Применение принципа декомпозиции обеспечивает представление модели системы или процесса в виде иерархической структуры отдельных диаграмм. Такой подход позволяет представлять модель менее перегруженной и легко воспринимаемой.

Модель IDEF0 начинается с представления системы как единого целого – единого функционального блока с интерфейсными дугами. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называется контекстной диаграммой, и обозначается идентификатором.

Принципы ограничения сложности IDEF0-диаграмм. Для того, чтобы упростить восприятие IDEF0-модели стандарт накладывает некоторые ограничения по сложности:

Ограничение количества функциональных блоков на диаграмме – не более восьми;
Ограничение количества подходящих к одному функциональному блоку (выходящих из одного функционального блока) интерфейсных дуг четырьмя.

При исследовании процессов предприятия строятся модели «как есть», по которым исследуется существующее состояние процессов, а также применение в них информационных систем. На их основе устанавливаются проблемные операции, так называемые «узкие места», в данном исследовании – устаревшие информационные системы и технологии, а также неавтоматизированные операции, которые на момент исследования уже могут быть автоматизированы. На основе проведенного анализа процессов руководством предприятия принимаются решения о направлениях совершенствования своей деятельности. Строится модель процессов «как должно быть» с учетом принятых решений по введению изменений.

Для того чтобы принять решения о закупке той или иной новой информационной системе или технологии, руководитель должен иметь расчет по необходимому финансированию проведения изменений, а также тем эффектам и результатам, которые предприятия должно получить от проведения этих усовершенствований.

Инструменты моделирования процессов. Для моделирования диаграмм бизнес- процессов применяют многофункциональные графические редакторы, например, Microsoft Visio.

К достоинству этих инструментов относится то, что они доступны и известны большинству пользователей, а также несложны в использовании. Но инструментальные средства этого класса, несмотря на то, что весьма удобны для моделирования отдельных диаграмм (в частности, в Microsoft Visio имеется поддержка базовых графических нотаций бизнес-процессов: IDEF, EPC, UML и др.) имеют ряд недостатков:

Они не предназначены специально для моделирования бизнес-процессов. В них отсутствует функция создания базы данных, или репозитории, в котором генерируется полная информация о бизнес-процессах предприятия.

При их использовании сложно управлять версиями при документировании процесса и отслеживать модификации моделей, что препятствует их применению для крупных проектов.

Специализированные программы моделирования бизнес- процессов предоставляют возможность не только моделировать и документировать бизнес-процесс, но и сохранить информацию о процессе в специальной форме, облегчающей дальнейшее обновление и поддержку модели. Предприятия, практикующие не только моделирование отдельных диаграмм, но и моделирование единой процессной архитектуры бизнеса, чаще всего применяют специализированные инструменты моделирования бизнес-процессов. Моделировать процессы в этих программах несколько труднее, но после обучения некоторых навыков их применение дает существенные преимущества по сравнению с универсальными графическими программами. Существующее программное обеспечение этой группы, как правило, имеет возможность коллективной работы, механизмом управления версиями и отслеживания корректировок.

Вместе с поддержкой стандартных нотаций такие системы облегчают использование корпоративных стандартов моделирования диаграмм с использованием настраиваемых шаблонов, а также поддерживают функции импорта/экспорта моделей. Комплект требований к программному средству проектирования бизнес-процессов содержит следующие пункты:

 простота применения, легкость освоения, удобный интерфейс;

 возможность многопользовательской работы, отслеживание корректировок, управление версиями;

 возможность переноса базы данных (импортирование и экспортирование моделей);

 возможность использования корпоративных стандартов построения диаграмм с использованием настраиваемых шаблонов;