Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность компании напрямую зависит от персонала, который выполняет возложенные на него функции. Поэтому качество подбора и развития персонала напрямую оказывает влияние на то, как будет выполняться вся дальнейшая работа организации. В связи с этим процесс развития и подготовки персонала является одним из основных направлений деятельности HR-отдела, который осуществляет функции управления персоналом. Организация процесса развития и подготовки персонала позволяет компании обзавестись профессиональными сотрудниками.

В условиях современного бизнеса руководители компаний стремятся стабилизировать деятельность компании. Для осуществления этого необходимо формирование качественных бизнес-процессов, которые представляют собой четкую схему, на основании которой вести деятельность компании станет более оптимальной.

Бизнес-процессы, направленные на подбор, развитие и подготовку персонала, утверждаются рядом документов, установленных руководителями предприятий. Практически в каждой компании такие документы являются одинаковыми, и все сотрудники способны действовать по одинаковой схеме, которая включает ряд регламентированных этапов.

Наиболее оптимальным способом хранения данных являются автоматизированные информационные системы (АИС). Основными функциями АИС является сбор, хранение и обработка информации. Однако, к функционалу АИС относятся вычислительные процессы и визуализация данных.

Использование АИС для решения управленческих задач позволяет организации осуществить повышение эффективности и оперативности деятельности сотрудников. С помощью автоматизации обработки информации и предоставления документов сокращаются временные затраты на выполнение бизнес-процессов предприятия, а систематизация документации способствует сокращению времени на поиск необходимых данных.

Актуальность работы заключается в повышении качества выполнения бизнес-процесса с помощью применения информационных технологий.

Объектом исследования является процесс развития и подготовки персонала.

Предметом исследования автоматизация выполнения процесса развития и подготовки персонала.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса развития и подготовки персонала.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

---

Рассмотрим бизнес-процесс развития и подготовки персонала. Входными информационными потоками процесса являются:

1. Результаты отчетности, которые включают в себя показатели эффективности работы персонала организации.
2. Личные дела сотрудников, которые являются источником информации о квалификации сотрудников компании.

Выходным информационным потоком являются результаты проведения мероприятий, направленных на развитие и подготовку персонала. К таким мероприятиям относятся: обучение, повышение квалификации, тренинги и т.д.

Бизнес-процесс развития и подготовки персонала будет рассматриваться от выявления потребности в персонале до организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Рассматриваемый бизнес-процесс будет включать в себя:

1. Выявление потребности в персонале.
2. Аудит персонала.
3. Планирование подготовки и развития персонала.
4. Организацию мероприятий по развитию и подготовке персонала.

Бизнес-процесс развития и подготовки персонала связан с процессом управления персонала, он обеспечивает организацию необходимыми кадрами.

Важность задачи в целом для предприятия заключается в повышении эффективности работы персонала и оптимизации управления кадрами.

В процессе решения поставленной задачи задействованы специалисты отдела кадров.

Входными документами процесса являются личные дела сотрудников. Результатным документом является отчет о проведении мероприятий, направленных на развитие и подготовку персонала.

1. Характеристика существующих бизнес – процессов

Рассмотрим процесс развития и подготовки персонала с помощью методов структурного анализа. Для этого осуществим моделирование бизнес-процесса в нотации IDEF0. На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса развития и подготовки сотрудников. Управление процессом осуществляется согласно приказам и регламентам. Механизмом процесса является специалист по кадрам. Входящими потоками процесса являются личные дела сотрудников организации и отчетность по работе специалистов. Выходящим потоком процесса являются результаты проведения мероприятий.

Рассмотрим декомпозицию бизнес-процесса, представленную на рисунке 2. Процесс развития и подготовки персонала включает в себя выявление потребности персонала, которая осуществляется на основании данных о результатах работы подразделений и распоряжениях руководителей. Выявив потребность в персонале, специалисты кадрового отдела проводят аудит персонала, в результате которого составляется список персонала, который будет участвовать в дальнейшей подготовке и развитии. Для развития и подготовки персонала составляется план мероприятий, который в последствии реализуется сотрудниками организации.

---

На рисунке 3 представлена модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале. На основании отчетности о работе специалистов рассчитываются показатели эффективности. Полученные показатели подвергаются анализу, по результатам анализа составляется список должностей, которые необходимы для эффективной работы предприятия.

На рисунке 4 представлена модель процесса аудита персонала. На основании списка должностей, специалисты по кадрам определяют характеристики, которыми должны обладать кандидаты на соответствующие должности.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма бизнес-процесса

Рисунок 2. Декомпозиция контекстной диаграммы

Рисунок 3. Модель бизнес-процесса выявления потребности в персонале

Рисунок 4. Модель бизнес-процесса аудита персонала

Затем осуществляется анализ личных дел сотрудников, для выявления соответствия выделенным характеристикам. На основании отобранных личных дел формируется перечень сотрудников.

На рисунке 5 представлена модель процесса планирования подготовки и развития персонала. Специалист по кадрам осуществляет поиск курсов переподготовки кадров для перечня специалистов. Затем он заключает договоры с образовательными организациями и оформляет документацию для направления сотрудников на переподготовку.

На рисунке 6 представлена модель процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала. Специалист по кадрам при консультации с руководителем выбранных сотрудников выбирает временной интервал для проведения мероприятий. Затем оформляется приказ о назначении сотрудника на подготовку и осуществляется дальнейшее проведение мероприятия, по результатам которого специалист подготовлен для нужной должности.

2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Создадим схему документооборота рассматриваемого процесса. В процессе развития и подготовки персонала формируются следующие документа:

1. Отчет по эффективности работы персонала.
2. Личное дело.
3. Отчет по аудиту.
4. План мероприятий по развитию и подготовке персонала.
5. Отчет по результатам мероприятий по развитию и подготовке персонала.

---

Схема документооборота представлена на рисунке 7.

Рисунок 5. Модель процесса планирования подготовки и развития персонала

Рисунок 6. Модель бизнес-процесса организации мероприятий по развитию и подготовке персонала

Рисунок 7. Схема документооборота

Рассмотрим количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Личное дело	План мероприятий	Отчет по аудиту	Отчет по результатам мероприятий
Количество документов в год, шт.	10 000	50 000	5	4
Количество символов в документе, шт.	30 000	5 000	300 000	30 000
Частота возникновения в год	10 000	50 000	5	4
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	30 000	70 000	60 000	50 000

Рассчитаем трудозатраты на формирование документооборота после внедрения информационной системы, автоматизирующей процесс развития и подготовки персонала. Характеристика документооборота процесса после внедрения информационной системы представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота после внедрения информационной системы

Характеристика	Личное дело	План мероприятий	Отчет по аудиту	Отчет по результатам мероприятий
Количество документов в год, шт.	10 000	50 000	5	4
Количество символов в документе, шт.	30 000	5 000	300 000	30 000
Частота возникновения в год	10 000	50 000	5	4
Трудозатраты на обработку в год, ч/час	18 000	42 000	30 000	30 000

---

Согласно проведенным расчетам, суммарные трудозатраты на ведение документооборота по существующему варианту составляют 210 000 человеко-часов ежегодно. Трудозатраты после внедрения информационной системы составляют 120 000 человеко-часов. Из проведенных расчетов можно заключить, что внедрение информационной системы позволит сократить трудозатраты на ведение документооборота на 43%. Снижение уровня трудозатрат на формирование документооборота является значительным, что говорит об обоснованности внедрения информационной системы.

3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных и выходных документов автоматизируемого бизнес-процесса. Входными документами являются: отчет по результатам работы персонала и личное дело сотрудника. Перечисленные документы будут внесены в информационную систему и на их основании будет осуществляться процесс развития и подготовки персонала. Оба из перечисленных документов являются унифицированными, поэтому проектирование оригинальной формы документа не потребуется.

Выходнымдокументом являет отчет по результатам проведения мероприятий. Отчет не является унифицированным документом. Но он составляется на основании данных о кадровом составе, которые будут предоставляться информационной системой.

В рассматриваемых документах используются следующие классификаторы:

1. Сотрудник.
2. Подразделение.
3. Должность.

Информационная база должна быть организована в виде интегрированной базы данных с распределенной организацией для обеспечения совместной работы нескольких специалистов. Для организации базы данных будет использоваться реляционный подход, который минимизирует избыточность данных и обеспечивает простоту манипулирования ими.

4. Обоснование проектных решений по программному обеспечению

Проектируемая информационная система должна быть кроссплатформенной. На клиентский компьютерах зачастую установлены операционные системы семейства Windows, а серверы организаций могут находить под управлением операционных систем семейства Windowsили Linux.

---