Файл: Особенности коммуникаций в организации(Коммуникационный процесс: сущность, этапы, элементы).pdf

Вышеприведенная информация позволяет сделать вывод, что наибольшая часть персонала ООО ЧОП "ВИЗИРС". практически все свое рабочее время находится на территориально разобщенных объектах, что еще более повышает значимость коммуникаций в ООО ЧОП "ВИЗИРС".

2.2. Коммуникации компании ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Проведенный автором настоящей работы анализ ООО ЧОП "ВИЗИРС" показал, что недостаточный уровень коммуникативной компетентности руководящего состава ООО ЧОП "ВИЗИРС", и, как следствие, недопонимание важности формирования эффективной системы внутренних деловых коммуникаций приводит к низкой результативности обмена информацией между руководством и персоналом ООО ЧОП "ВИЗИРС". В большинстве случаев вся ответственность за это ложится на руководителей.

Основные коммуникации в компании – устные, да и те осуществляются большей частью «на бегу», что отнюдь не способствует осознанию получаемой информации и осуществлению эффективной обратной связи. Совещания в ООО ЧОП "ВИЗИРС" проводятся редко(например, на уровне Генерального директора, оперативные совещания проходят не чаще 1-2 раз в месяц, проблемные -1 в 3 месяца), а если и проводятся, то весьма неэффективно:

• подготовка к совещанию не проводится;
• управление совещанием практически не осуществляется, в результате процесс надолго затягивается и превращается в хаотическое обсуждение;
• итоги совещания не фиксируются (мероприятия, сроки, ответственные), не доводятся в полном объеме до ответственных исполнителей.

В конечном итоге, одну и ту же рабочую проблему приходится обсуждать по нескольку раз, что приводит к неэффективному использованию рабочего времени руководителей, растягивает решение проблемы по времени (что приводит уже к денежным потерям) и зачастую создает нездоровую атмосферу в коллективе. Так, например вопрос разработки стандартов работы с клиентами обсуждался уже на трех совещаниях у Генерального директора, но до сих пор никакого решения не вынесено.

Такие виды письменных деловых коммуникаций как служебные записки, отчеты, методические документы также практически не используются в ООО ЧОП "ВИЗИРС". Так, например, за первое полугодие 2015 года секретарем Генерального директора зарегистрировано только двенадцать входящих служебных записок и шесть отчетов подразделений о проделанной работе. За указанный период ни одного методического документа в ООО ЧОП "ВИЗИРС" выпущено не было. В схожей по численности и сфере деятельности организации «Арес» со «здоровым» уровнем бюрократизма за этот же период времени было зарегистрировано шестьдесят три служебных записки, 16 отчетов подразделений о проделанной работе (восемь руководителей подразделений представляют Генеральному директору квартальные отчеты), пять методических указаний (о совершенствовании уже описанных бизнес-процессов).

Основные выявленные недостатки сведены в таблицу 2.

Рассмотрим приведенные в таблице мероприятия подробнее.

В части совершенствования процесса коммуникаций, по мнению автора, необходимо повысить коммуникативную компетентность руководства ООО ЧОП "ВИЗИРС".

Исходя их вышеизложенного, мероприятие 1 (одно из важнейших мероприятий реализуемого проекта) – организовать и провести обучение управленческого аппарата ООО ЧОП "ВИЗИРС" навыкам эффективной коммуникации с сотрудниками. Для реализации данного мероприятия была составлена одноименная программа. Примерный план программы, расписание приведены в Приложении 1. Продолжительность курса – 12 академических часов, шесть занятий по два академических часа. Место проведения – офис ООО ЧОП "ВИЗИРС", начало занятий – по окончании рабочего времени. В соответствии с производственной целесообразностью занятия проводятся один раз в неделю с учетом напряженности графика работы.

Таблица 2

Выявленные недостатки и меры по их устранению

Мероприятие 2.Формирование рабочей группы проекта «Коммуникации в нашей компании».В эту группу должен войти Генеральный директор ООО ЧОП "ВИЗИРС" (или, как минимум, его первый заместитель), как лицо, владеющее наибольшей информацией о ООО ЧОП "ВИЗИРС", стратегии его развития. К тому же именно к этим лицам идет основной поток обращений со стороны персонала ООО ЧОП "ВИЗИРС". И, наконец, последний довод за введение первого лица ООО ЧОП "ВИЗИРС" в рабочую группу – подчеркнуть важность разработки эффективной системы внутренних деловых коммуникаций. Также в рабочую группу обязательно должны быть включены руководитель отдела персонала и PR-менеджер, как сотрудники, которые будут осуществлять основную организационную работу (организация собраний группы, ведение протоколов, сбор материалов, предоставление необходимой информации участникам рабочей группы и т.д.). Состав рабочей группы должен быть утвержден приказом Генерального директора.

Мероприятие 3.Разработка политики ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних деловых коммуникаций. Первые шаги рабочей группы должны быть направлены на формирование политики и стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в области внутренних коммуникаций. Очень важно, чтобы все (даже промежуточные) решения в этой области были письменно зафиксированы и могли быть оперативно представлены в распоряжение каждого члена рабочей группы.

В части формирования политики ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних коммуникаций, разрабатываются и утверждаются несколько отдельных документов (политик) в области внутренних коммуникаций. Таким образом, можно будет достаточно просто корректировать отдельные процессы, что неизбежно в процессе внедрения и эксплуатации СВК.

Разрабатываются и утверждаются следующие политики:

• об информировании персонала;
• о деловой этике;
• о разрешении конфликтов

Пример одной из политик, разработанных автором настоящей работы, приведен в Приложении 2.

Мероприятие 4. Разработка стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в части внутренних деловых коммуникаций.

Что же касается разработки стандартов ООО ЧОП "ВИЗИРС" в области внутренних коммуникаций, автор считает важным добиться простоты и читаемости документов. Это особенно актуально, если вспомнить, что в настоящее время письменные коммуникации на Предприятии используются весьма слабо, и персонал просто не привык к ним. Разрабатывались следующие стандарты:

• документооборота Предприятия;
• подготовки и проведения совещаний;
• подачи предложений;
• рассмотрения жалоб сотрудников Предприятия.

Проект стандарта Предприятия в части подготовки и проведения совещаний приведен в Приложении 3.

Мероприятие 5. Обеспечение своевременности и достаточности информации (личные беседы руководства, собрания, рассылка, информационные стенды) о значимых этапах проекта.

Мероприятие 6. Обеспечение получения обратной связи от персонала ООО ЧОП "ВИЗИРС" (личные беседы, собрания, «почтовые ящики»).

Мероприятие 7. Разработка и внедрение корпоративного информационного портала.

Существенным подспорьем в процессе формирования системы коммуникаций и дальнейшего ее функционирования может явиться корпоративный информационный портал (КИП).

На КИП могут быть представлены:

• справочные материалы (информация об ООО ЧОП "ВИЗИРС", персонале, тел. справочник и т.д.);
• корпоративные новостные ленты, уведомление о приказах, объявления сотрудников;
• документы, классификаторы и каталоги. Документы могут быть собраны в произвольные категории, возможно включение одного документа в разные разделы;
• файловые хранилища;
• подсистемы управления задачами и проектами. Позволяют выставлять задачи на сайте и отслеживать процесс их выполнения. Например, выставляется заявка в отдел ИТ, после чего пользователь может проследить, кому именно передана данная заявка, какая важность ей присвоена, какие действия проведены по заявке и т.д.
• средства совместной работы. Обсуждения по любым вопросам, контроль версий документов, сбор мнений сотрудников компаний;
• учебные материалы. На портале возможно как хранение учебных пособий, так и размещение систем тестирования и интерактивного обучения;
• данные интернет-сервисов (информеры) – например, информация о курсах валют, погоде и т.п.

Общий план преобразований должен учитывать такие поведенческие проблемы, как возможное негативное отношение сотрудников к переменам и связанной с ними неопределенности

Огромная роль в процессе отводится руководителям, инициирующим направленные на укрепление и развитие позиций ООО ЧОП "ВИЗИРС", стратегические перемены. Именно они формулируют видение и «показывают товар лицом», помогают работникам приподняться над индивидуальными интересами, связанными с их работой или подразделениями и попытаться увидеть картину в целом.

Главное в том, что сотрудники ООО ЧОП "ВИЗИРС" смогут добиться большего лишь тогда, когда у них будет сильная мотивация к этому, то есть желание, стремление добиться большего, чем они уже добились на сегодняшний день. Это стремление необходимо в них не только создать, но и найти нужные средства для его поддержания на высоком уровне.

Таким образом, ООО ЧОП "ВИЗИРС" занимается охраной объектов физическими постами. Проанализированы коммуникации в ООО ЧОП "ВИЗИРС", даны краткие рекомендации по их совершенствованию.

3. Пути совершенствования межличностных и организационных коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС"

3.1. Совершенствование межличностных коммуникаций ООО ЧОП "ВИЗИРС"

Основные критерии оценки эффективности коммуникаций на фирме ООО ЧОП "ВИЗИРС" таковы:

• адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;
• баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;
• высокое качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;
• достаточное количество коммуникационных каналов;
• оптимальное количество промежуточных звеньев при передаче информации;
• количество распространяемых слухов;
• своевременность распространения информации;
• позитивное состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе.

Инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС" можно разделить на четыре основных вида (таблица 3):

• аналитические;
• информационные;
• коммуникативные;
• организационные.

Для построения эффективной СВК рекомендуется использовать инструменты каждой группы, в то время как большинство организаций применяют одновременно не более двух групп вышеуказанного инструментария. Реже всего организациями используются следующие

Таблица 3

Инструменты построения и повышения эффективности СВК ООО ЧОП "ВИЗИРС"