Файл: Проектирование организации (подробно).pdf

соблюдение правил композиции и декомпозиции, сформулированных в законе единства анализа и синтеза.

При формировании организационной структуры уже на начальном этапе проектирования необходимо определить исходную позицию и выявить начальные условия. С этой целью нужно оценить влияние внешней среды с учетом системы связей элементов внутренней структуры с субъектами и объектами, находящимися вне организации. Также важно установить, какие факторы и явления во внешней среде могут оказать существенное влияние на деятельность организации^[6].

В процессе проектирования структуры организации выделяют три этапа.

1. Анализ действующей организационной структуры.

Он призван установить, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к организации, т.е. насколько организационная структура рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев.

К оценочным критериям обычно относят принципы управления, а именно:

соотношение между централизацией и децентрализацией;

объем контрольных функций, установленный для каждого уровня управления;

анализ и оценку аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и ответственности);

анализ функций управления (способы и технология принятия управленческих решений, принципы и методы мотивирования работников);

оценку хозяйственной деятельности (изменение технологии, углубление межфирменного сотрудничества, внедрение инноваций) и т.п.

В результате анализа выявляются недостатки, выясняются причины слишком медленного повышения эффективности управления.

2. Проектирование организационных структур. Организация — весьма сложная система, включающая ряд подсистем: производственную (технологическую), экономическую, социальную, информационную, административную и др. Одни подсистемы поддаются рациональному проектированию, а другие (например, социально-психологическая), из-за большого числа переменных, которые не могут быть описаны только рациональными величинами, требуют диалектического подхода к качественному и количественному описанию их функции и задач. Этим объясняется специфика проектирования организационных структур управления. Ее суть состоит в количественно-качественном подходе к оценке организационных структур, сочетании формализованных методов с субъективной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов по выбору и оценке наилучших вариантов организационных проектов^[7].

3. Оценка эффективности организационных структур исходя из уровня реализации заданий, надежности и организованности системы управления, скорости и оптимальности принимаемых решений.

Содержание процесса проектирования организационной структуры в значительной мере универсально. Оно включает формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (в том числе численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления. Этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

формирование общей структурной схемы аппарата управления;

разработка состава основных подразделений и связей между ними;

регламентация организационной структуры.

Формирование общей структурной схемы во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более детальное проектирование как организационной структуры, так и других важнейших аспектов системы (внутриорганизационного экономического механизма, способов переработки информации, кадрового обеспечения). К принципиальным характеристикам организационной структуры, которые определяются на этой стадии, можно отнести^[8]:

- цели производственно-хозяйственной системы и проблемы, подлежащие решению;

- общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;

- число уровней в системе управления;

- степень централизации и децентрализации полномочий и ответственности на разных уровнях управления;

- основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой;

- требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

Основная особенность второй стадии процесса проектирования организационной структуры управления — разработки состава основных подразделений и связей между ними — заключается в следующем. Предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними и построение внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются при этом самостоятельные структурные единицы (отделы, управления, бюро, секторы, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно-целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

Третья стадия — регламентация организационной структуры, которая предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей), определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ и квалификационного состава исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответственности за их выполнение, разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях (в том числе на основе автоматизированной обработки информации), разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении взаимосвязанных комплексов работ, расчеты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной структуры^[9].

Для случаев, когда требуется детализированная регламентация ответственности по отдельным этапам разработки и принятия решений при выполнении особо сложных задач, требующих взаимодействия многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые получили название органиграмм. Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками. Совмещение организационного алгоритма механизма управления с алгоритмом технологической обработки информации, осуществляемое путем построения органиграммы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами системы управления, возникающими при организации согласованного выполнения ее задач и функций. В отличие от документограмм органиграммы не отражают информационного содержания выполняемых работ, они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

При формировании структур программно-целевого управления наряду с органиграммами или вместо них целесообразно разрабатывать карты (матрицы) распределения прав и ответственности между органами линейно-функциональной и программно-целевой структур. В этих документах более детально и наглядно, чем в органиграммах, фиксируются общие права принятия решений, разделенная ответственность нескольких органов за разные аспекты одного результата, роль коллегиальных и консультативных органов принятия решений. Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления.

1.3 Принципы проектирования организации

В предыдущих разделах было определено, что проектирование организаций представляет собой оптимизацию деятельности организаций, которые уже существуют, либо формирование организационных структур вновь создаваемых предприятий. Организационное поведение имеет огромное значение, так как дает возможность сформировать систему с характеристиками, которые заданы заранее и установлены заранее. Такие данные обычно состоят в проектной документации^[10].

При проектировании организаций необходимо учитывать следующие принципы организационного проектирования, реализация которых должна быть закреплена в документах организации, таких как трудовой договор, должностные инструкции, рабочий проект и других.

Принцип разделения функций. Данный принцип представляет собой разделение функций всех сотрудников в зависимости от закрепляемых подразделений. Это необходимо для того, чтобы исключить вероятность возникновения непонимания того, кто, за что несет ответственность. К примеру, бухгалтера относятся к подразделению бухгалтерии, менеджер по персоналу относится к подразделению отдела кадров и т.д.

Принцип разделения полномочий и ответственности (между руководством должны быть разделены объем полномочий, который должен быть достаточен для того, чтобы нести ответственность Полномочия должные быть у каждого руководителя и сотрудника и, следовательно, должна быть ответственность, соответствующая этим полномочиям).

Принцип обеспечение вертикали власти (формирование системы, при которой управляющие воздействия передаются по вертикали с верхнего уровня управления до нижнего уровня и обратно без потерь и искажений) ^[11].

Принцип единоначалия. Суть данного принципа состоит в том, что существует некое единоначалие, то есть существует только один непосредственный руководитель и его заместитель. В отсутствие руководителя все сотрудники подчиняются заместителю руководителю.

Принцип единства действия (все действия должны быть направлены на достижение поставленной цели и не противоречить ей).

Принцип демократического централизма (действовать по указаниям, а не на свое усмотрение и, как следствие, формирование системы организационно-распорядительной документации организации) ^[12].

Принцип централизации. Суть данного принципа состоит в том, чтобы обеспечить централизованное хранение документации. Причем данная документация должна храниться в одном общем месте. Это может быть единый архив или единая база данных^[13].

Принцип разумного порядка (формирование представления о том, какое состояние организации является нормальным, то есть порядком, и как его необходимо восстанавливать).

Принцип справедливости. Суть данного принципа состоит в том, чтобы сформировать эффективную систему поощрений и наказаний таким образом, чтобы сотрудники предприятия не чувствовали ущемлений и послаблений со стороны руководства. Система поощрений и наказаний должна соответствовать достижениям сотрудника, а также его проступкам.

Принцип обеспечение стабильности персонала (формирование условий, при которых персонал, хорошо работающий, будет стремиться остаться в организации, а не уйти из нее).

Принцип разумной инициативы (формирование системы, при которой у сотрудника будет возможность проявлять инициативу, но только в рамках определенных документами (трудовым договором, должностными инструкциями и т.д.))

В процессе проектирования организации вовсе необязательно применять все вышеперечисленные принципы. Однако предприятие должно стремиться к выполнению данных принципов^[14].

Таким образом, в заключении раздела можно прийти к следующим выводам:

- были рассмотрены принципы проектирования организации. Данные принципы весьма разнообразны и многочисленны, но каждый несет в себе определенный смысл, в соответствии с которым возможен процесс проектирования организации.

- одним и наиболее важных принципов является принцип разделения функций. Данный принцип представляет собой разделение функций всех сотрудников в зависимости от закрепляемых подразделений. Это необходимо для того, чтобы исключить вероятность возникновения непонимания того, кто, за что несет ответственность. К примеру, бухгалтера относятся к подразделению бухгалтерии, менеджер по персоналу относится к подразделению отдела кадров и т.д.

Выводы по главе.

В первой главе, которая является теоретической, были рассмотрены теоретические аспекты проектирования организации. Следует отметить, что проектирование организации может существенным образом сказаться на дальнейшем развитии данного предприятия и росте его успешности. Ведь тщательно спланированные и спроектированные мелочи могут оказаться решающими в деятельности предприятия, и могут помочь избежать в будущем ряда сложных проблем^[15].