Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (исследование и оптимизирование системы).pdf

2.2. Анализ системы делового общения в организации

Для того что бы проанализировать внутриорганизационные коммуникации, использован метод коммуникационного аудита (Приложение 2). Коммуникационный аудит - это анализ внутренних и внешних информационных потоков компании, а также метод получения обратной связи об эффективности информационной политики и степени достижения стратегических целей.

В опросе участвовало 40 респондентов, 20 из которых работники офиса, соответственно остальные 20 работники цехов и вахтового метода. Опрос состоял из 10 пунктов, на каждый из которых было необходимо поставить оценку в виде 5-и бальной шкалы или отметить один из пунктов.

Исходя из этого опроса, получены следующие результаты:

1. Вы удовлетворены коммуникациями в компании и уровнем доступа к информации?

Рисунок 2. Удовлетворенность коммуникациями и уровнем доступа к информации сотрудниками в АО «ССК»

Как видно из диаграммы (рис.2), большинство сотрудников затрудняются ответить. Однако офисные сотрудники в большей степени удовлетворены коммуникациями в организации, а вот работники вахтового метода, напротив, не удовлетворены.

2. Достаточно ли информации о своей работе получаете?

Рисунок 3. Получение информации сотрудниками  в АО «ССК» о своей работе

Как видно из диаграммы (рис.3), интранет либо не используется сотрудниками, либо там не находится необходимая для них информация связанная с работой. Офисные сотрудники больше всего черпают информацию от управляющих подразделением и из электронных писем. У собраний и совещаний очень маленький процент, скорее всего сотрудники не понимают важности и выгоды совещаний, где возможно иметь обратную связь.

Проанализировав результаты, в основном, от руководства компании получают информацию управляющие подразделением. А вот из брошюр, справочников и руководств в основном берут информацию новые сотрудники, скорее всего по тому фактору, что она выдается непосредственно перед заключением трудового договора, для того что бы сотрудник поподробнее ознакомился с правилами и подробнее изучил организацию.

3. Сколько информации вам необходимо или вы хотели бы получать?

Рисунок 4. Необходимость в информации у сотрудников

в АО «ССК»

Исходя из диаграммы (рис.4), у офисных сотрудников, то что «существует» и «желательно» практически не изменилось, кроме того что они хотят получать больше информации от руководителей, чем они получают на данный момент. Напротив сотрудники вахтового метода, хотят получать больше информации, чем они сейчас получают из интранета, из брошюр и из совещаний.

4. Сколько вы получаете информации, касающейся следующих аспектов вашей работы?

Рисунок 5. Информация о конкретных аспектах в АО «ССК»

Как видно из диаграммы (рис.5), информацию о собственной работе, вакансиях и организационных изменениях сотрудники получают одинаково, а вот о льготах и тренингах сотрудники офиса получают меньше, скорее всего ситуация с тренингами связана с тем, что сотрудники вахтового метода проходят обучения, повышения квалификации и допуски гораздо чаще, чем первые.

5. Сколько вы бы хотели получать информации, касающейся следующих аспектов вашей работы?

Рисунок 6. Необходимость в информации о конкретных аспектах в АО «ССК»

Читая диаграмму (рис.6), мы можем отметить, что офисные сотрудники хотят получать больше информации о вакансиях и результатах продаж, и меньше информации о тренингах и обучении. А сотрудникам вахтового метода было бы интереснее получать больше информации об экономической ситуации в организации и о льготах для сотрудников и меньше информации о результатах продаж и организационных изменениях.

6. Я хотел бы улучшения ситуации с движением информации:

Рисунок 7. Предпочтения сотрудников АО «ССК» о получении информации

Анализируя диаграмму (рис.7), можно сделать вывод о том, что офисные сотрудники больше хотят улучшения перехода информации от них к руководству и между подразделениями, а сотрудники вахтового метода хотят улучшения передачи им информации от руководителей.

7. Удовлетворены ли вы следующими аспектами своей работы:

Рисунок 8. Удовлетворенность сотрудниками АО «ССК» аспектами работы

Как видно из диаграммы (рис.8), приоритет отдается уровню оплаты, а у возможностей влияния на вопросы, касающиеся вашей работы процент совсем маленький, а у сотрудников работающих вахтовым методом, процент вовсе отсутствует.

8. Используете ли вы компьютерную информационную систему в своей работе?

Рисунок 9. Данные об использовании компьютерной информационной системы сотрудниками АО «ССК»

На диаграмме (рис.9) показано, что офисные сотрудники постоянно используют компьютерную информационную систему, а сотрудникам вахтового метода вахтового метода эта система недоступна, кроме сотрудников, работающих на должности Мастер.

9. Сколько времени (в процентах) в свой обычный рабочий день вы тратите на следующие виды работ (количество процентов в сумме должно составлять 100%)?

Рисунок 10. Количество затрачиваемого времени в рабочий день сотрудниками АО «ССК»

Из диаграммы видно (рис.10), что офисные сотрудники чаще всего работают с информационной системой, а работники вахтового метода с помощью прямы переговоров с другими людьми.

2.3. Проблемы организационных коммуникаций в АО «СКК»

Подведем итоги опроса.

Офисные работники:

• удовлетворены коммуникациями в организации;
• больше всего черпают информацию от управляющих подразделением и из электронных писем, но хотят получать больше информации непосредственно от руководителей;
• сотрудники хотят получать больше информации о результатах продаж и вакансиях;
• хотят улучшения перехода информации от них к руководству;
• сотрудники постоянно используют компьютерную информационную систему;
• сотрудники чаще всего работают с информационной системой.

Для офисных работников лучшим средством внутриорганизационных коммуникаций является электронная почта. Это самое простое технологическое средство внутрикорпоративных коммуникаций. С помощью электронных писем у руководителей появляется возможность общения с сотрудниками в неформальном стиле общения. Плюсами использования электронных писем является экономия времени, средств, индивидуальный подход, скорость. Прямолинейное общение происходит посредством переписки и демонстрирует ценность сотрудника.

Работающие вахтовым методом:

• не удовлетворены коммуникациями в организации;
• получают информацию от управляющих подразделением;
• хотят получать больше информации из интранета и из совещаний;
• интереснее получать больше информации об экономической ситуации в организации и о льготах для сотрудников;
• хотят улучшения передачи им информации от руководителей.

Перечислив все ответы на вопросы, можно отметить, что для офисных сотрудников наиболее продуктивной будет система электронных писем, и они удовлетворены внутриорганизационными коммуникациями. А с работниками вахтового метода обстоит другая ситуация. В одном из вопросов они указали, что хотели бы получать больше информации из совещаний и интранета.

Сначала разберем совещания.

Такого рода мероприятие обычно проводится раз в год. По возможности приходят все сотрудники организации или филиала. Все действие сопровождается выступлением начальства и праздничной программой. К преимуществам общих собраний персонала относится праздничная атмосфера, можно увидеть руководство и всех сотрудников организации, повышает энтузиазм и лояльность. К минусам можно отнести цену, могут возникнуть проблемы качественной организации времяпровождения и с поддержанием порядка после фуршета, особенно если в меню был включен алкоголь.

Так же мы рассмотрели один из видов совещаний - информационные сессии подразделений, на которых до сотрудников подразделений доводят информацию по какой-либо теме. Как правило, это мероприятие сопровождается участием начальства. Информационные сессии проводятся либо в связи со значимыми изменениями в организации, либо в случае кризисного реагирования. К плюсам относятся двусторонняя коммуникация, контакт с непосредственным руководством, насыщенная информативность и сопровождается раздаточным материалом и презентацией. К недостаткам относится то, что необходимо оторвать сотрудников от работы, требуется тщательная подготовка к данному мероприятию и эффективно коммуникация не может продолжаться более одно или полутора часов.

Совместные обсуждения и совещания затратны для организации, так как отрывают людей от их прямых задач, но долговременный эффект их положителен не только потому, что это один из эффективнейших методов обсуждения и генерации новых идей, но и потому, что они дают возможность непрерывно поддерживать командный дух в коллективе. Но, в нашем случае может возникнуть проблема – расстояние между офисом и месторождением.

Оценим корпоративный сайт предприятия.

Существует базовый список разделов корпоративного сайта, с помощью него проверим, что присутствует на сайте.

Таблица 1

Базовый список разделов корпоративного сайта

Даже человеку, не работающему в данной организации, зайдя на сайт, будет видно, что им не пользуются, новостей и фотоотчетов небольшое количество, вся информация обновляется очень редко.

Выводы

Коммуникационный процесс между уровнями управления и подразделениями на АО «СКК» осуществляется с помощью телефонной внутренней связи, компьютерной сети, громкой связи, служебных записок. Коммуникации между предприятием и внешней средой осуществляются с помощью факса, телетайпа, почтового отделения, электронной почты.

Причинами неэффективной коммуникации и обратной связи в АО «СКК» являются: искаженное восприятие информации; возникающий иногда стиль руководства, основанный на убеждении в излишнем информирования персонала о положении дел на предприятии; плохая структура информационных материалов, используемых в работе; возникающий иногда неблагоприятный психологический климат в коллективе.

Глава 3. Пути развития организационных коммуникаций в АО «СКК»

Выявив проблемы организационных коммуникаций в АО «СКК» можно предложить рекомендации, направленные на их устранение.

1. Проведение телеконференций и электронных совещаний.

Такого рода совещания используются, если участники физически не могут принять участие.

Этапы проведения электронных совещаний ничем не отличаются от обычных совещаний. Первым этапом мы определяем цели электронного совещания. Вторым этапом идет подготовка совещания, то есть подготовка повестки, регламента. Третий этап представляет собой извещение участников электронного совещания. Четвертый этап непосредственно проведение самого электронного совещания. С помощью такого средства внутрикорпоративных коммуникаций, мы можем повысить лояльность персонала, повысить уровень мотивации, за счет включения персонала в процесс принятия решений, за счет возможности объяснить те или иные решения.

1. Совершенствование корпоративного сайта.

У АО «СКК» есть сайт, где находится общая информация о компании, но раздел коммуникаций в нем отсутствует. В различных компаниях, разделы посвященные коммуникациям более менее выглядят у всех одинаково. Обычно это разделы: «Идеи», «Блоги», «Объявления», «Спасибо». В разделе «Идеи», сотрудники организации могут предложить идеи по улучшению продукта компании, жизни офиса. В данном разделе важно оперативно обеспечивать реакцию на идеи. В разделе «Блоги», можно делиться своим опытом, спросить совета, организовать группы по интересам. Так же в этом разделе можно устроить интерфейс так, что бы сотрудники могли подписываться на темы интересные им связанные как с рабочими процессами, так и с развлекательными.