Файл: Особенности коммуникаций в организации.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации – это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией, основанная на обратной связи и направленная на достижение целей организации.

Актуальность темы заключается в том, что роль коммуникаций неоспорима как на малых фирмах, так и в крупных компаниях и корпорациях. От действенности коммуникационных связей и реакций зависит будущее не только предприятия, как хозяйствующей единицы на рынке, но также и людей, функционирующих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благосостояние всего государства в целом. Коммуникации имеют большое воздействие на действенность управления компанией и на ее работу в целом. Безусловно, что, если люди не в состоянии обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, обозначать цели и добиваться их.

Действенная коммуникация очень важна для преуспевания организации. Решение большинства административных вопросов основано на прямом взаимодействии людей (начальника с подчиненным, подчиненных друг с другом) в рамках всевозможных ситуаций.

Межличностная коммуникация считается наилучшим способом обсуждения и ответов на проблемы, которые отличаются неопределенностью и двусмысленностью.

Цель данной работы – проанализировать особенности коммуникаций в организации.

Задачи:

1. Рассмотреть коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей;
2. Раскрыть особенности коммуникаций в организации;
3. Выявить проблемы коммуникации в организации и способы их предупреждения.

Предметом исследования является управление организацией.

Объект исследования: особенности коммуникаций в организации.

В работе использованы труды российских и зарубежных авторов, интернет ресурсы, статьи из периодических изданий.

Курсовая работа состоит введения, двух глав, заключения, списка литературы и приложения.

1. Коммуникации в организации: сущность, современные технологии и типы связей

1.1 Сущность процесса коммуникации

Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, представляющей предмет обмена, т.е. сообщений. Но при этом сам факт обмена информацией не может гарантировать эффективности общения принимавших в них участие людей. Люди сами сталкивались с вариантами малоэффективного обмена информацией с друзьями, семьей, сотрудниками на работе. Для того, чтобы лучше воспринимать процесс обмена информацией и обстоятельства его эффективности, нужно иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее человек.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи, либо собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, адресат, которому направлена информация и которое интерпретирует ее.

Во время обмена новостью отправитель и получатель проходят разные этапы. Их задача – использовать канал для его передачи так, чтобы обе направления взяли в прок и поделили исходную идею. Это тяжело, так как этот временной промежуток является одновременно точкой, в какой логический подтекст, возможно, искажен или до конца утрачен.

Обмен новостью наступает с формулирования идеи или подбора коммуникационных данных. Отправитель решает, какую нужную идею или известие нужно сделать предметом обмена.

Кит Дэвис подчеркивает: «Неудачное известие не будет лучше на глянцевой бумаге либо от повышения с увеличением мощности громкоговорителя. Лозунг этапа – «не начинайте с беседами выговаривать, не начав думать». Чтобы проводить обмен эффективно, он должен принять в расчет различные факторы. Например, управляющий, который хочет обменяться данными об оценке результатов работы, обязан четко вникать в то, что идея заключается в том, чтобы объяснить подчиненным определенную идею о их сильных и слабых сторонах и о том, как можно усовершенствовать итоги такой их работы [4, с.12].

Идея не может заканчиваться неясными общими похвалами или критикой поведения подчиненных. Управляющие, небрежно перебрасывающиеся информацией, могут функционировать неудачно, потому что по отношению к ним подобным образом действует высшее руководство.

Кодирование и выбор канала.

Процесс трансформирования идеи в воззвание, которое подлежит передаче и кодирование в коммуникационном процессе должно начинаться с выбора конструктивных порядков кодовых символов. Умение в разговоре писать, жестикулировать, позировать играет огромную роль в возможности отправителя кодировать передаваемую идею. Система шифровки должна быть известна получателю. В качестве конструктивных порядков кодовых знаков могут выступать:

• речевые системы, основой которых служит устная речь;

• системы письма;

• знаки телодвижений;

• язык жестов;

• видеосистемы;

• звуковые системы (например, азбука Морзе) и др. [7, с.85].

Вследствие кодирования появляется обращение. В данном случае отправитель надеется, что обращение воспримется соответственно заложенному в него смыслу.

На следующем этапе отправитель употребляет канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) адресату. Речь идет о физической передаче сообщения, которую некоторые люди по ошибке принимают за процесс коммуникаций. В то же время передача становится лишь одной из главнейших стадий, через которые следует пройти для того, чтобы сообщить идею другому лицу [3, с.11].

Для того, чтобы процесс коммуникации был окончен, передаваемый блок информации должен быть раскодирован так, чтобы быть доступным для получателя. Любой принимающий интерпретирует (декодирует) передаваемый блок информации с точки зрения своего предыдущего опыта и представлений. Чем скрупулезнее дешифрируется передаваемый блок информации, тем эффективнее коммуникация.

Среди имеющихся коммуникационных сетей для групп различной численности имеется возможность выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг. Сосредоточенность информационных контактов сопряжена со степенью свободы субъектов – участников коммуникации. Свобода субъектов намного выше в конфигурациях без центра.

Формальная, централизованная иерархия владеющие властью, при которой подчиненные контактируют в общении вместе лишь через собственного управляющего, показана с представлением в сетях типа «колесо». Одно лицо занимает расположенное центрально пространство в корпоративной команде и большая масса участников той самой группы при определении собственного взгляда сориентированы на центр. Это связано с лидерскими функциональными особенностями лица, находящегося в центральной части «колеса», его способностями оказывать эффективное общественное воздействие на иных участников группы. Оно еще связано с обязанностью отвечать за передачу инфы и принятие конечных окончательно принятых заявлений.

Если члены группы объединены между своими членами, как звенья одной цепи, в какой-то из них практически одобряет, поддерживая контакт с кем-то одним, то это сеть типа «цепочка».

В сетях типа «круг» члены группы имеют все шансы коммутировать лишь тех, кто расположен рядом с ними. Примером вполне децентрализованных групп являются «всеканальные» сети, которые употребляются тогда, когда необходимо содействие отношению всех участников в решении непростых задач. Такой подход именуют ещё раскрытыми коммуникациями [9, с.15].

Характер взаимной зависимости трудовых нагрузок в группе или организации предопределяет тип действенной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает употребление централизованных сетей. Сложная взаимозависимость выдвигает требования «командного» подхода к построению коммуникационных сетей.

Коммуникации имеют большую величину подтекста логичного для успеха формирований, на коммуникации управляющие начальники растрачивают от 50 до 90% времени, но, исследования по выбору показали, что примерно 70% руководителей считают коммуникации основным и главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями [4, с.8].

По данным зарубежных исследований эффективность горизонтальных коммуникаций доходит 90%, вертикальных – 20–25%. Таким образом, исполнители могут выполнять свои функции, имея в своем распоряжении лишь пятую часть назначенной им информации. Малая эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций свидетельствует о том, что бригадир, уходя из кабинет руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха – около 40%. Коммуникации снизу-вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это свидетельствует о том, что не используется весь потенциал в организации коммуникаций [3, с.11].

Российские руководители выделяют 10 заповедей успешной коммуникации.

1. Перед коммуникацией следует четко определять идеи, внедряемые в послание.

2. Проанализировать истинную цель каждой коммуникации.

3. Проанализировать всё физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.

4. Проконсультироваться с другими людьми при планировании коммуникации.

5. Обратить внимание на интонацию и основное содержание сообщения.

6. Воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение что-либо полезное и ценное для его получателя.

7. Всегда держать в поле зрения то, как действует коммуникация.

8. Устанавливать коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.

9. Добиться того, чтобы дела установки не противоречили словам.

10. Учиться умению слушать другого [6, с.11].

1.2 Современные технологии осуществления коммуникационных процессов

Информационная технология – это совокупность методов и средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых. Базовые информационные технологии: – текстовые процессоры, гипертексты – табличные процессоры – графические процессоры – системы управления базами данных – экспертные системы – мультимедиа – web – технология Интегрированная информационная система – открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы.

Наиболее мощными в настоящее время являются ERP – системы, предназначенные для планирования потребностей в производственных ресурсах (материальных, трудовых, финансовых, энергетических и т.д.). Отличительная черта этих конструктивных порядков – возможность планирования денежных издержек на проектные разработки обновления оснащения и инвестиций в производственное изготовление, предоставление обладателям высших мест управления коммуникационных данных, неизбежно подходящей для формирования твердо уверенных заявлений [7, с.125]. В практике управления обширное с передачей распределение приобрели следом идущие программные конструктивные порядки, интегрируемые в пределах рамок справочно- уведомительных конструктивных порядков в одно единое: CRM модульный отсек, специализирован для выполнения обязанностей маркетинга и реализована. Он анализирует новостной материал о продвижении продуктовых изделий и служб организации на рынок и о положении потребности на продукцию, получит согласие с клиентами временные отрезки и состояния снабжения продукции, выслеживает процесс хода гарантийного обслуживания продукции в процессе её использовании. SCM – управление цепочками снабжений, выслеживает новостной материал о положении отгрузки сырья, вещественных истин и совсем готовой продукции. SRM – специализированный модуль для реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщика, получит согласие временные отрезки и состояния закупки сырья, материалов.

1. Сократить время получения информации (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании). 2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки). Значительное влияние на производственную и экономическую деятельность организации оказывают внешние факторы. Основные из них связаны с воздействием рынка. Так, спрос, необходимые состояния потенциальных пользователей к производимым изделиям, вероятно дозволительной вероятности конкурирующих предприятий в выпуске сходной аналогичной продукции, состояния поставщиков сырья, вещественных истин, составляющих комплекцию изделий, вероятно дозволительной вероятности и необходимые состояния вкладчиков инвестиций определяют экономическое состояние компании. Внешняя общественная среда заключает в себе экономические условия, социальную конструкцию общества, систему образование дающего воспитания и подготовки сотрудников, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности [9, с.25].