Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях.pdf

Актуальность. Управление персоналом содержит в себе многочисленные элементы, такие как: подбор и наем персонала, прогнозирование ситуации на рынке труда, мотивация персонала, содействие адаптации работников. Невозможно переоценить значение коммуникационного процесса в управлении. Практически все, что совершает руководитель, требует обмена данными, для упрощения достижения целей организации. Без обмена данными, сотрудники организации не смогут действовать сообща, определять цели и достигать их. Коммуникации на предприятии в современном мире процесс тяжелый, состоящий из действий, каждое из которых необходимо для того, чтобы идеи сотрудника стали ясными другому сотруднику.

В работе предприятия могут возникать серьезные проблемы в силу того, что руководители, концентрируя свое внимание на вопросах связанных с финансами, производством, материально-техническим снабжение и сбытом, упускают из поля зрения персонал, который обеспечивает работу на предприятии по всем перечисленным направлениям. Именно благодаря обмену информацией, который необходим всем ключевым видам управления персоналом, коммуникации являются связующим процессом.

Цель работы – провести исследование и оптимизировать систему внутриорганизационных коммуникаций на предприятии.

Для реализации цели необходимо решить следующие задачи:

выявить сущность коммуникационного процесса;
изучить проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций;
выявить специфику внутриорганизационных коммуникаций в АО «ССК»;
разработать программу мероприятий по улучшению внутриорганизационных коммуникаций в АО «ССК».

Научно-методическая основа работы – литературные источники по менеджменту, теории организации.

Для выполнения задач в работе были использованы методы сравнительного анализа, наблюдения, анкетирования.

Структура работы. Работа включает введение, три главы, заключение, список литературы, приложения.

Глава 1. Теоретические аспекты коммуникаций в современных организациях

Сущность коммуникационного процесса в организации

Коммуникации в менеджменте – это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией^[1].

Коммуникация в организации – это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций. Своевременность их реализации зависит от способности руководителя осуществить сбор, анализ, интерпретацию и передачу информации в подходящий момент; решить, какая информация ему нужна и когда^[2]. Внутренняя коммуникация – это поток информации интеллектуального либо психологического содержания, цель которого понижение отрицательных факторов в отношениях управления и служащих, и укрепление положительных. То есть, внутренние коммуникации подразумевают введение порядочных взаимоотношений между работниками, между служащими и управляющими, не считая этого, они содействуют обеспечению условий эффективного и психологического соучастия.

Внутриорганизационные коммуникации – это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что мы тщательно создавали ранее, может рассыпаться. Основные цели внутренних коммуникаций это: выстраивание эффективной системы трансляции информации внутри компании; формирование и укрепление единой корпоративной культуры; укрепление лояльности и вовлеченности персонала^[3].

Рассмотрим базовые элементы процесса коммуникации.

Отправитель – это человек, собирающий информацию и передающий ее далее.

Сообщение – соответственно сама информация, закодированная с помощью символов и представленная в той или иной форме.

Канал – это средство передачи информации.

Получатель – это человек, которому предназначена информация и который ее интерпретирует^[4].

Рисунок 1. Процесс коммуникации^[5]

Коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили; если руководитель организации принял эффективное решение^[6].

Проблемы эффективного функционирования системы

организационных коммуникаций

Определим основные проблемы эффективного функционирования системы внутрикорпоративных коммуникаций.

Первая проблема состоит в игнорировании потребностей целевой аудитории. Сколько бы мы не вкладывали ресурсов, система внутриорганизационных коммуникаций не будет эффективной, если она не будет отвечать потребностям сотрудников организации^[7].

Вторая, заключается в том, что – тяжелой ситуацией является отсутствие трансляций по средствам внутриорганизационных коммуникаций, а именно когда нет сформулированной корпоративной идентичности, образа компании, который ориентирован на целевые группы персонала, является смутным и противоречивым, и приоритетом для руководства не является управление репутацией компании среди персонала^[8].

Третья проблема в когнитивном диссонансе – ситуация, когда сотрудник получает противоречащую друг другу информацию из одинаковых по статусу источников. Как правило, данную ситуацию сопровождают негативные эмоции, потому как сотрудник не может определиться какому из источников доверять или начинает искать третий источник необходимой ему информации. В организации такая ситуация может произойти в том случае если разные менеджеры сообщают различную друг от друга информацию об одной и той же новости. Например, о повышении заработной платы или положении на рынке труда. Такая ситуация имеет место быть если нет слаженной системы внутриорганизационного информирования^[9].

Четвертая проблема заключается в большом объеме информации и дефиците времени на ее рассмотрение. Информации непросто пробиться к своему получателю, поскольку каждый сотрудник организации находится в большом информационном потоке. И в этом потоке информационного «шума» играют роль конкурирующие сообщения, то есть они затрудняют восприятие информации и в итоге оба сообщения не воспринимаются адекватно. При том времени становится все меньше, так как растет производительность труда и занятость сотрудника своими прямыми обязанностями. Именно по этой причине часто не остается времени на рассмотрение информации в средствах внутриорганизационных коммуникаций.

Существует и пятая проблема, связанная с четвертой. Заключается в том, что помимо объективного отсутствия времени, на рассмотрение информации, у человека существует субъективное свойство, такое как ограниченная емкость восприятия информационного потока или по другому можно сказать ограниченная кратковременная память^[10].

Шестая проблема заключается в несовпадении информации известной сотруднику и официальной информации. Часто такое приводит к падению доверия к руководству^[11].

Седьмая проблема – это несоответствие способа подачи информации ее восприятию. Потому как целевые группы персонала, как правило, очень различаются по своему уровню образования, интеллекта, интересов, возраста, то эти отличия сказываются и в предпочитаемых ими способах и каналах получения информации. Низовые уровни персонала, такие как сотрудники производства, как правило, ценят более наглядные и зрительные каналы предоставления информации, такие как телевидение^[12]. В то же время офисные сотрудники и менеджеры, как правило, владеют наиболее развитым абстрактным мышлением и аналитическими способностями и вследствие этого ценят сильнее текстовую информацию с предоставлением различных точек зрения. Этим группам персонала больше подходит Интернет. В соответствии с этим, при адресации сообщений тем или иным целевым группам, очень важно принимать во внимание не только содержание сообщения, но и форму подачи и каналы, при помощи которых сообщения доводятся до целевых групп^[13].

Суть восьмой проблемы заключается в том что, руководство старается одним средством внутриорганизационных коммуникаций удовлетворить все целевые группы. В итоге ни одна из групп не считает, что данная информация адресована непосредственно им. Крайняя проблема заключается в отсутствии учета реальных интересов различных целевых групп, которые в свою очередь являются аудиторией для эффективного функционирования системы внутриорганизационных коммуникаций^[14].

Выводы

Внутриорганизационные коммуникации – это некий слаженный механизм, который соединяет все элементы компании, без этого механизма все, что тщательно создавалось ранее, может рассыпаться.

Базовые элементы процесса коммуникации: отправитель, сообщение, канал, получатель.

Коммуникации считаются успешными, если получатель понял информацию согласно тому смыслу, который в нее вложили. Принцип обратной связи является базовым принципом внутриорганизационных коммуникаций. Для того что бы коммуникации стали эффективными необходимо пользоваться следующими правилами:

коммуникация должна отвечать потребностям сотрудников;
необходима слаженная система внутриорганизационного информирования, во избежание когнитивного диссонанса;
необходимо брать во внимание то, что разные целевые аудитории предпочитают разные каналы получения информации;
работники хотят быть не только снабженными информацией, но и быть услышанными;
необходимо понимание того, с какой целевой аудиторией мы работаем, заслуживать их доверие и интерес, только тогда внутриорганизационные коммуникации смогут быть эффективными.

Глава 2. Анализ организационных коммуникаций в АО «ССК»

2.1. Характеристика организационных коммуникаций в АО «СКК»

Сибирская Сервисная Компания (ССК) – негосударственная независимая российская компания, предоставляющая широкий спектр услуг предприятиям нефтегазодобывающего комплекса.

Основными видами деятельности являются: поисково-разведочное и эксплуатационное бурение нефтяных и газовых скважин, в том числе горизонтальное, текущий и капитальный ремонт скважин, подбор рецептур, разработка и сопровождение буровых растворов, цементирование скважин, услуги по технологическому сопровождению наклонно-направленного бурения.

Организационная структура предприятия представлена в Приложении 1.

Ключевыми партнерами Сибирской Сервисной Компании являются: ПАО Нефтяная компания «Роснефть», ПАО «Газпром», ПАО «Газпромнефть», ПАО «ЛУКОЙЛ», ПАО «НОВАТЭК», МГК «ИТЕРА», ПАО Нефтегазовая компания «Русснефть», ПАО АНК «Башнефть», Компания «Салым Петролеум 45 Девелопмент Н. В.», Иркутская Нефтяная Компания, ПАО «Новосибирскнефтегаз».

Средства внутриорганизационных коммуникаций АО «ССК»:

1. Печатные (бумажные) средства: ежегодный отчет компании для сотрудников; брошюры, руководства, справочники, книги;

2. Технологические средства: электронные письма; интранет;

3. Персональные средства: информационные сессии подразделения; слухи; пространственные приемы.

Средств достаточно много, но в основном они направлены на сотрудников, работающих в офисе, но на предприятии, помимо офисных сотрудников, большую часть работников составляют люди, работающие вахтовым методом. Если работники вахтового метода, занимающие более высокую должность, на отдыхающей вахте очень часто появляются в офисе, то работники, занимающие более низкие должности на вахтовом методе, появляются очень редко в офисе, особенно, учитывая тот факт, что некоторые живут в других областях РФ. Также имеются сотрудники, работающие в цехах, которые находятся на базе АО «ССК» (за офисом в черте города Стрежевой).

2.2. Анализ системы делового общения в организации

Для того что бы проанализировать внутриорганизационные коммуникации, использован метод коммуникационного аудита (Приложение 2). Коммуникационный аудит - это анализ внутренних и внешних информационных потоков компании, а также метод получения обратной связи об эффективности информационной политики и степени достижения стратегических целей.

В опросе участвовало 40 респондентов, 20 из которых работники офиса, соответственно остальные 20 работники цехов и вахтового метода. Опрос состоял из 10 пунктов, на каждый из которых было необходимо поставить оценку в виде 5-и бальной шкалы или отметить один из пунктов.

Исходя из этого опроса, получены следующие результаты:

1. Вы удовлетворены коммуникациями в компании и уровнем доступа к информации?

Рисунок 2. Удовлетворенность коммуникациями и уровнем доступа к информации сотрудниками в АО «ССК»