Файл: Технологии и методы продаж в гостиничном бизнесе (Работа персонала службы приема и размещения с клиентами).pdf

Система позволит вести архив документов внутри самого программного средства, а также формировать копии документов на случай потери основной базы.

Таким образом, совершенствование системы документооборота возможно посредством разработки электронных форм всех документов как стандартными средствами MS Office, такими как MS Word или MS Excel, так и посредством программы «1С: Отель 8: «Управление отелем».

Совершенствование документооборота, связанного с согласованием внутренних документов отеля, возможно через внедрение программного средства «Система электронного документооборота «Directum».

Внедрение данных систем позволит снизить трудовые, временные и финансовые затраты на согласование документов. Внедрение систем позволит снизить объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, оптимизировать технологию согласования документов, снизить длительность согласования, повысить экономию канцелярских принадлежностей.

Заключение

Служба приема и размещения (reception) - это подразделение гостиницы, осуществляющее прием и регистрацию прибывающих гостей, их размещение в номера.

Форму документооборота гостиница службы reception «Шаляпин Палас Отель» можно охарактеризовать, как децентрализованную, поскольку все документы, как входящие, так и исходящие, проходят через различные службы гостиницы.

Документооборот службы reception «Шаляпин Палас Отель» подразделяется на несколько направлений, таких как документооборот, связанный с проживанием и заселением в номерах, документооборот, связанный с согласованием внутренних документов отеля, документооборот, связанный с он-лайн бронированием.

Учет документов ведется в двух формах – на бумажном носителе и электронной базе, при этом порядок ведения документации представляет собой согласование документов на бумажном носителе с последующей оцифровкой документов.

Согласование внутренних документов также ведется в ручном режиме, для чего проводится распечатка необходимых документов на бумаге, формирование на бумажном носителе списка сотрудников, которых необходимо согласование документа, а также пеший труд сотрудников для их обхода и сбор подписей.

Документооборот, связанный с он-лайн бронированием ведется посредством программного средства «1С: Отель 8: «Управление отелем», который позволяет в режиме он-лайн получать информацию о забронированных через сайт отеля номерах. Однако при заселении гостей в номера также имеет место быть ручной документооборот.

Недостатками документооборота службы reception являются высокие трудовые, временные и финансовые затраты на согласование документов, а именно большой объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, разносу документов по ответственным лицам, длительность их согласования, повышенный расход бумаги для повторной печати исправленных документов.

Совершенствование системы документооборота возможно посредством разработки электронных форм всех документов как стандартными средствами MS Office, такими как MS Word или MS Excel, так и посредством программы «1С: Отель 8: «Управление отелем».

Совершенствование документооборота, связанного с согласованием внутренних документов отеля, возможно через внедрение программного средства «Система электронного документооборота «Directum».

Внедрение систем позволит снизить объем ручной работы по заполнению и сканированию документов, оптимизировать технологию согласования документов, снизить длительность согласования, повысить экономию канцелярских принадлежностей.

Список используемой литературы

1. Барихин А. Делопроизводство и документооборот. - М.: Книжный мир, 2012. - 416 с.
2. Байкова И. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами. - М.:  Эксмо, 2013. - 384 с.
3. Белов А. Делопроизводство и документооборот. - М.:  Эксмо, 2013. - 288 с.
4. Биржаков М. Документооборот туристского предприятия. - М.:  Герда, 2013. - 288 с.
5. Глущенко П. Модели систем электронного документооборота на предприятии. - М.:  Вузовская книга, 2013. - 120 с.
6. Зайцева Н. Менеджмент в сервисе и туризме. - М.:  Вузовская книга, 2012. - 368 с.
7. Зайцева Н. Менеджмент гостиничного бизнеса. - М.:  Вузовская книга, 2013. - 165 с.
8. Еланцева О. Документационное обеспечение управления в социально-культурном сервисе и туризме. - М.:  Флинта, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2011. - 208 с.
9. Еланцева О. Стандартизация и сертификация в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Флинта, НОУ ВПО Московский психолого-социальный университет, 2011. - 448 с.
10.  Ехина М. Организация обслуживания в гостиницах. - М.:  Академия, 2013. - 208 с.
11. Кабушкин Н. Менеджмент гостиниц и ресторанов. - М.:  КноРус, 2011. - 416 с.
12. Коваленко В. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. - М.:  Форум, 2011. - 400 с.
13. Морозов М. Экономика и предпринимательство в социально-культурном сервисе и туризме. - М.:  Академия, 2012. - 288 с.
14. Морозова Н. Информационные технологии в социально-культурном сервисе и туризме. - М.:  Академия, 2012. - 240 с.
15. Павлова Н. Администратор гостиницы. - М.:  Академия, 2013. - 208 с.
16. Пищулов В. Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 240 с.
17. Решетова М. Экономика и предпринимательство в социально-культурном сервисе и туризме. - М.: Академия, 2012. - 224 с.
18. Рябоконь Н. Организация документационного обеспечения бухгалтерского учета в сфере сервиса и туризма. - М.: Феникс, 2011. - 384 с.
19. Чернов В. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2012. - 84 с.
20. Официальный сайт «Шаляпин Палас Отель». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.shalyapin-hotel.ru/
21. Официальный сайт «Система управления отелем 1С:Отель 8». Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.1chotel.ru/
22. Официальный сайт «"Directum" - cистема электронного документооборота». Электронный ресурс. Режим доступа: http:// http://www.directum.ru/