Файл: Разработка конфигурации «Управление товарными потоками» в среде 1С:Предприятие 8.3..pdf

ВВЕДЕНИЕ

Информационные системы являются основным средством, инструментарием решения задач и информационного обеспечения. Информационное обеспечение – это совокупность процессов сбора, обработки, хранения, анализа и выдачи информации, необходимой для обеспечения управленческой деятельности и технологических процессов любого предприятия.

Учет информации о различных областях деятельности организации может быть выполнен с применением информационных систем.

Объектом исследования в работе является товарный поток предприятия.

Предметом исследования в работе являются работы по управлению товарным потоком.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Управление товарными потоками» организации в среде 1С Предприятие 8.3.

На основании поставленной цели определены задачи для выполнения в курсовой работе:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию информационной системы.

1 Глава. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Товарные потоки предприятия включают в себя управление и работу с информаций о движении товаров от поставщиков, работу по реализации товаров покупателями клиентам, оценку товарных запасов предприятия, а так же формирование товарного ассортимента предприятия.

Товарные потоки организации в целом хоть и имеют общие свойства, но для каждой организации выражаются по-разному, исходя из рода деятельности, товарной номенклатуры и способов продажи товаров клиентам. Например, для магазина в помещении управление товарными потоками включает в себя заказы и поставки товаров, непосредственную реализацию товаров продавцами. Для крупных торговых организаций с разветвленной сетью управление товарными потоками заключается в оптимизации логистических и транспортных операций, формирование поставок и реализации продукции согласно плана продаж. Часто товарные потоки имеют четкую сезонную направленность, тогда речь идет о том, чтобы сформировать партии товаров для сезонных распродаж.

Для торгового предприятия, которое занимается продажей товаров клиентам, а именно физическим лицам в розницу и юридическим лицам оптом и малым оптом непосредственными участниками процесса управления товарными потоками являются менеджеры по продажам и отдел снабжения.

Менеджеры по снабжению отвечают за обеспечение товарами предприятия, формирования полной номенклатуры товаров и обеспечение заказов клиентов. Менеджеры по продажам в свою очередь обеспечивают реализацию продукции и товаров, формируют план продаж и исходя из него формируют план закупок для предприятия.

Отдел снабжения работает с поставщиками, сопровождает товар и предлагающуюся к нему документацию в пути, после чего сдает его заведующему складом.

За деятельность отдела закупок и сбыта отвечают менеджеры. Задачами данного отдела являются:

• формирование ассортимента товаров;
• поиск поставщиков;
• организация закупок;
• приемка товаров;
• управление товарными запасами и товарным ассортиментом;
• прием заказов на поставку товаров [5, 6].

Каждый из менеджеров отвечает за определенные функции. Так, менеджер по закупкам отвечает за организацию поставок товаров, поиск поставщиков, прием товаров, слежением за товарными запасами.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель «Как есть») и идеального положения вещей – того, к чему нужно стремиться (модель «Как должно быть»).

Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм – единичных описаний фрагментов системы.

Для входных данных были выбраны: заказы на товары, информация о клиенте, поступление товаров, информация о товарах.

Выходной информацией являются: оформление закупки товаров, формирование заказов на приобретение товаров, формирование плана закупок, отчет по продажам, отчет по выполнению плана продаж и закупок, анализ товарных запасов. Механизмами обработки функционального блока являются менеджеры предприятия.

Для уточнения границ рассматриваемой задачи производится декомпозиция модели IDEF0. В декомпозиции производится рассмотрение всех функций и этапов обработки данных для формирования плана закупок и анализа товарного запаса [10, 11].

Модель IDEF0 деятельности по управлению товарными потоками представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по управлению товарными потоками предприятия

Основная задача управления товарными потоками предприятия состоит в обеспечении организации товаром в соответствии с возможностями его хранения, на данный период, при полном удовлетворении заказов потребителей. Поэтому определение потребности в закупке запасов должно согласовываться со службой продаж и имеющейся мощностью склада.

Закупка товаров всегда связана с анализом потребностей покупателей, а так же с оценкой имеющегося товарного ассортимента в организации. Задачей службы снабжения является оценка имеющегося товарного ассортимента и остатков на складе. В случае если на складе уже имеются товарные запасы, каких либо товаров, и заказов на них от покупателей нет, то данный товар не должен закупаться. Если же на товар есть спрос, и на складе запасы отсутствуют, то данных товар должен быть включен в закупку.

Декомпозиция модели IDEF0 деятельности по управлению товарными потоками представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 деятельности управлению товарными потоками предприятия

Задачей менеджеров предприятия является оценка имеющегося товарного ассортимента и остатков на складе. В случае если на складе уже имеются товарные запасы, каких либо товаров, и заказов на них от покупателей нет, то данный товар не должен закупаться. Если же на товар есть спрос, и на складе запасы отсутствуют, то данных товар должен быть включен в закупку. Контроль за выполнением заказов и обеспечение обслуживания клиентов также является одной из важных задач обеспечения товарных запасов и проведения закупок.

На основании построенных моделей строится узловая модель, которая позволяет определить функциональность проектируемой информационной системы, а также закладывает основу для проектирования сценария диалога программного обеспечения в дальнейшем при проектировании пользовательского интерфейса, рисунок 3.

Рисунок 3. Узловая модель по управлению товарными потоками предприятия

На основании моделирования бизнес-процессов, возникла необходимость в разработке и внедрении программного обеспечения информационной системы «Управление товарными потоками» для сотрудников предприятия.

Цель проектирования информационной системы заключается в выполнении автоматизации деятельности по работе с движением товаров, а именно контроль и анализ товарных запасов предприятия, формировании товарного ассортимента при закупках товаров у поставщиков, учет продаж.

Показателем эффективности и оптимального товарного потока служит сумма прибыли, полученной от клиентов с предлагаемым ассортиментом, а показателем оптимальности товарного запаса - доля реализации, выполненной из складского запаса в общем объёме реализации.

Проектируемая информационная система предназначена для решения следующих задач:

• учет цен поставщиков на товары;
• формирование закупки товаров и материалов на основании заказов товара клиентами;
• оценка остатков и запаса товаров;
• формировать все необходимые виды отчетной документации по закупкам, продажам и заказам;
• улучшить качество обработки информации;
• сократить время формирования документов.

Проектируемое программное обеспечение информационной системы «Управление товарными потоками» должно позволять:

• производить учет цен на товары;
• провести учет выполняемых заказов;
• провести учет выполняемых продаж;
• производить оформление закупок товаров на основании заказов;
• отслеживать динамику изменения сбыта, на основе которой будут планироваться продажи;
• выполнять расчет остатков товаров, на складе исходя из продаж и заказов на товары;
• анализ товарного запаса организации.

1.2 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

При решении задачи по управлению товарными потоками на предприятии следует учитывать множество показателей при работе с товарами. Каждый документ, отражающий движение товаров (приход или расход) учитывается в организации и служит для оценки показателей детальности менеджеров, так и оценке предприятия в целом.

При выполнении операций по управлению товарными потоками необходимо выполнять ряд операций по учету различных документов связанных с заказом и приходом товаров, их реализации и отражения на остатках. При использовании информационной системы, выбор товаров, составление документов займут гораздо меньше времени, так как работа будет сводиться к выбору и передвижению уже имеющихся документов и товаров и выбор их [8].

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования ИС «Управление товарными потоками» и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков.

Таблица 1

Характеристики объёма информационных потоков

В среднем оплата труда менеджера составляет 150 руб./ч. Следовательно, стоимость составление отчета остаткам за день составит 150 руб./ч. * 60 ч. = 9000 руб.

При использовании ИС «Управление товарными потоками», время, потраченное на формирование отчета по остаткам, составит 0,1 часа. В год, данная операция будет занимать 30 ч. Следовательно, стоимость в год составит:

150 руб./ч. * 30 ч. = 4500 руб.

Экономическая выгода только по формированию отчетов по продажам за день составит: 9000 руб. – 4500 руб. = 4500 руб.

Использование информационной системы «Управление товарными потоками» при оформлении документов дает положительный экономический эффект по оплате труда и увеличивает производительность труда, что может привести к большей эффективности сотрудников и минимизации издержек при трудоустройстве дополнительного персонала [13].

Схема документооборота товарного потока предприятия представлена на рисунке 4.

Рисунок 4. Схема документооборота товарного потока предприятия

1.3 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Обоснование выбора обеспечивающих технологий включает в себя определение подсистем технического, технологического, программного, информационного, обеспечения, необходимых для создания ИС.

При построении структуры экранных форм для ввода данных первичных документов с оперативной информацией целесообразно использовать комбинированную форму, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.