Файл: Первичные учетные документы для целей налогового учета (Применение первичных документов).pdf

Введение

Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.

Цели работы: дать определение первичные учетные документы; рассмотреть нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов; структурировать ответственность за нарушение правил документального оформления первичных документов.

Прикладная значимость работы заключена в том, что от того, правильно ли оформлен первичный документ, зависит правомерность отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.

Задачи курсовой работы: определить значение первичных документов, рассмотреть правила заполнения первичных документов.

Предметом курсовой работы являются первичные учетные документы.

1. Первичные учетные документы и их значение

1.1 Понятие первичных учетных документов

Первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после её завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Так как оформление этих документов является началом учётной регистрации хозяйственных операций, то они составляют основу учётной информации, обеспечивая бухгалтерский учёт сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации. К первичной учётной документации относятся накладные, счета-фактуры, договора, акты сдачи-приемки, платежные поручения, кассовые приходные и расходные ордера, наряды, квитанции, товарные чеки и иные документы. Информация, содержащаяся в таких документах, систематизируется и накапливается в процессе ведения регистров бухгалтерского учёта.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичной учётной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта. Нужно отметить, что документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, обязательно подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции (если это невозможно, то непосредственно после её окончания). За своевременное и качественное оформление документа, передачу его в нужный отдел, а также достоверность содержащихся в нём данных ответственны лица, составившие и подписавшие этот документ.

Учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия.

После поступления в бухгалтерию первичные учётные документы проверяются на полноту и качество заполнения, а так же на законность совершенных хозяйственных операций и логическую увязку отдельных показателей. После окончания обработки на документах ставится специальная отметка, чтобы исключить возможность повторной обработки. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа, следовательно, все первичные учётные документы должны составляться с соблюдением установленных правил и требований.

Теперь рассмотрим основы документооборота в организациях. Для этого нужно дать ему определение. Итак, документооборот - это движение первичных учётных документов в бухгалтерском учёте, их создание или получение от других организации, принятие к учёту, обработка, передача в архив. Для точного и правильного ведения документооборота на предприятии составляется его график, который утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. График должен предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить первичный учётный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота оформляется, как правило, схемой или перечнем работ, выполняемых каждым подразделением организации (исполнителями) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации создают либо представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение играет важную роль. График способствует оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, облегчает контроль за работой над документами, осуществляемый руководителями подразделений, а также обеспечивает своевременность составления отчетности.

Практика свидетельствует, что к наиболее типичным ошибкам, допускаемым при заполнении и использовании первичных учетных документов, можно отнести следующие:

* отсутствие всех обязательных реквизитов, требуемых действующим законодательством, в используемых первичных учетных документах (например, номер и дата составления документа), а также неправильное или небрежное заполнение некоторых реквизитов первичных документов;

* использование форм первичных документов, созданных самостоятельно на предприятии, без соответствующего утверждения отдельным приказом руководителя предприятия или в приложении к учетным политикам;

* оформление или использование первичного учетного документа, содержащего информацию, не отражающую реальную хозяйственную операцию или основанную на несуществующей хозяйственной операции;

* заполнение первичных учетных документов частично или полностью простым карандашом с целью возможного дальнейшего изменения содержания первичных документов;

* отсутствие приказа руководителя предприятия об утверждении перечня лиц, которые имеют право на подписание первичных учетных документов;

* отсутствие в первичных документах подписей лиц, ответственных за осуществление хозяйственных операций и их отражение в учете, а также подписание первичных учетных документов не уполномоченным на то лицом;

* наличие исправлений в первичных учетных документах, в которых запрещаются какие-либо исправления, а также нарушение установленных правил, предусмотренных для исправления ошибок в первичных учетных документах, где подобные исправления допустимы;

* расхождение сумм бухгалтерских записей на счетах учета хозяйственных операций с суммами, фактически отраженными в имеющихся первичных учетных документах;

* допущение умышленных и неумышленных арифметических ошибок при проведении таксировки первичных документов;

Итак, первичные учётные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учёт. Учётная документация является одним из важнейших элементов метода бухгалтерского учёта, суть которого сводится к сплошному и непрерывному отражению хозяйственных операций с целью получения данных, необходимых для ведения текущего бухгалтерского учёта и контроля за деятельностью предприятия. Для точного и правильного ведения документооборота на предприятии составляется его график. Свой документооборот существует для каждого первичного документа. Значение учётных документов на предприятии огромно. Ни одна операция не может быть отражена в учёте, если на неё нет надлежащим образом составленного документа.

1.2 Классификация первичных учётных документов, формы документов

Классифицировать первичные учётные документы можно следующим образом: по объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления, по способу использования, по назначению, по месту составления, по количеству учётных позиции, по способу заполнения, по характеру регистрируемых операций.

Под формой документа понимается состав и расположение его реквизитов. Одно из важнейших условий оформления первичной учётной документации это наличие в ней всех сведений, необходимых для работы, учёта и контроля. Первичные документы принимаются к учёту в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учётной документации. Если же форма первичных учётных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, то такие документы должны разрабатываться организацией самостоятельно и в обязательном порядке содержать реквизиты.

Реквизиты служат для придания исчерпывающей характеристики хозяйственному факту, изложенному в документе, а так же придают ему юридическую силу. К обязательным реквизитам относят:

- наименование документа;

- наименование организации - составителя (должно совпадать с названием, указанным в учредительных документах организации);

- дата (подписания или утверждения; оформляется арабскими цифрами по принципу: день, месяц, год);

- наименования сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов и других факторов, в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (номер документа, адрес организации), при этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной документации остаются без изменения. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, а вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Регистрация документа проводится только после его подписания (утверждения); в этом случае документу присваивается регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учёта и последующего поиска.

1.3 Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов

Каждую хозяйственную операцию следует оформлять в бухгалтерском учете оправдательными первичными документами, а обязательность документирования хозяйственных операций установлена в Законе «О бухгалтерском учете». 

Положения Закона распространяются на все юридические и физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность, на некоммерческие организации (включая публичные учреждения) на нотариусов, адвокатов, медиаторов и учрежденные ими бюро, судебных исполнителей, а также на представительства и филиалы предприятий (организаций) - нерезидентов, зарегистрированных в РФ независимо от сферы их деятельности, вида собственности и организационно-правовой формы (далее - субъекты).

На основании требований Закона владение субъектом активами на любом праве, регистрация источников их происхождения и экономических фактов без документирования и отражения таковых в бухгалтерском учете запрещены. Именно на основании первичных документов бухгалтер осуществляет записи в учете и если отсутствуют конкретные документы, то фактически отсутствуют и основания для бухгалтерской проводки. Поэтому особое внимание ведущих специалистов в области бухгалтерского учета уделяется различным актуальным аспектам документального оформления хозяйственных операций соответствующими первичными документами.