Файл: Первичные учетные документы для целей налогового учета (Применение первичных документов).pdf

Среди всей документации бухгалтерии можно выделить три документальных потока: входящие (поступающие) документы, исходящие (отправляемые) документы и внутренние документы. К категории учетной документации относятся документы бухгалтерского учета (предусмотренные в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете), финансовая отчетность, информации, бухгалтерские регистры, долговые обязательства, бухгалтерские данные в любой форме (включая компьютерную) и др.

На предприятии первичные бухгалтерские документы можно классифицировать на следующие группы:

I - типовые формы первичных документов строгой отчетности;

II - типовые формы первичных учетных документов, утвержденные Министерством финансов и другими уполномоченными государственными органами в установленном порядке;

III -первичные документы, разработанные предприятием самостоятельно и утвержденные в приложении к учетным политикам.

Прежде всего, следует знать, какие требования действующего законодательства относительно документального оформления хозяйственных операций предъявляются к лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности. Ответственность за ведение бухгалтерского учета и составление финансовой отчетности несут:

* руководство (исполнительный орган) - в субъектах с ограниченной ответственностью;

* партнеры (в субъектах, собственники которых несут неограниченную ответственность);

* собственник (в случае индивидуальных предпринимателей). Налогообложение организаций и физических лиц.

Вышеуказанные лица обязаны обеспечить:

* разработку и утверждение форм первичных документов и бухгалтерских регистров в случае отсутствия типовых форм или в случае, если таковые не удовлетворяют потребности субъекта, а также правил движения документов и технологии обработки бухгалтерской информации;

* составление и своевременное, полное и правильное представление первичных документов и бухгалтерских регистров в порядке, установленном Министерством финансов, а также их целостность и сохранность в соответствии с требованиями Государственного органа надзора и управления Архивного фонда;

* документальное оформление экономических фактов субъекта и отражение их в бухгалтерском учете;

2. Применение первичных документов

2.1 Применение первичных документов строгой отчетности

Случаи применения первичных документов строгой отчетности регламентированы Законом и Инструкцией о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, Так, типовые формы строгой отчетности применяются в следующих случаях.

- отчуждение активов с передачей права собственности (за исключением ценных бумаг;

- оказание услуг (за исключением финансовых услуг, оказываемых финансовыми учреждениями, организациями мнкрофннанснрова ния, сберегательно-заемными ассоциациями);

- осуществление перевозок активов в рамках территориально дезинтегрирован ного субъекта и за пределы субъекта без передачи права собственности;

- приобретение активов и услуг по имуществе иному найму у поставщиков-граждан.

В связи с тем, что несоблюдение сроков документального оформления хозяйственных операций может искажать налогооблагаемую базу и соответственно показатели финансовой отчетности, важно четко соблюдать сроки составления первичных учетных документов: в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее. Первичные документы составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события.

Так же первичные документы строгой отчетности составляются в момент осуществления операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее осуществления или после совершения события или на конец отчетного периода, принимая во внимание соответствие затрат и доходов, которые влекут за собой одновременное признание доходов и расходов и являются непосредственным результатом одних и тех же экономических событий. Например, представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства. Если предприятие выписывает налоговую накладную с нарушением установленных сроков в другом периоде, то на основании такого документа расходы или доходы будут признаны в другом периоде, а также НДС будет начислен или принят в зачет также в другом периоде.

На бланках строгой отчетности, составленных с ошибками, вычеркиваниями, неоговоренными исправлениями и другими недозволенными записями, делается пометка «испорчен». Следует иметь в виду, что не допускаются исправления в первичных документах, подтверждающих операции по поставке и закупке экономических ценностей и услуг.

На практике часто возникают вопросы относительно правомерности внесения дополнительных записей вручную в заполненные первичные документы строгой отчетности в электронной форме на компьютере и впоследствии распечатанные. В настоящее время данный факт допускается (если при этом не осуществляется исправление в документе) и носит название комбинированный способ заполнения типовых форм первичных документов строгой отчетности.

Заполнение форм строгой отчетности осуществляется:

• вручную (разборчиво чернилами или ручкой);

• на печатной машинке или на компьютере;

• комбинированно (вручную, на печатной машинке или на компьютере), обеспечивая сохранность и архивирование информации, содержащейся в первичных документах строгой отчетности, в соответствии с правилами, предусмотренными Государственным органом надзора. 

При инвентаризации типовых форм первичных документов строгой отчетности составляется «Инвентаризационная опись типовых форм первичных документов строгой отчетности». В случае установления недостач и излишков типовых форм первичных документов строгой отчетности на основании инвентаризационной описи составляется инвентаризационная опись «Регистр сверки результатов инвентаризации» В случае обнаружения отсутствия бланков строгой отчетности они списываются на убытки. Виновные лица возмещают стоимость этих бланков и несут административную и уголовную ответственность в соответствии с действующими нормативными и законодательными актами.

2.2 Оформление типовых форм первичных документов

Должностным лицам предприятий, организаций, учреждений выдаются доверенности для получения товарно-материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по договору, соглашению или другому заменяющему их документу. Если у работника, получающего товарно-материальные ценности, в момент их получения имеется в наличии печать предприятия-покупателя, то доверенность в данном случае не выписывается и соответственно документы, подтверждающие приобретение данных ценностей, заверяются печатью в соответствии с установленными законодательством требованиями. В случаях, когда уполномоченное лицо должно получать заявленные товары, материалы и продукты с одного склада, но по нескольким договорам, соглашениям и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат договоров, соглашений и других аналогичных документов или несколько доверенностей, если товарно-материальные ценности следует по¬лучать на нескольких складах.

Главный бухгалтер предприятия, организации, учреждения обязан обеспечить:

* контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

* инструктаж лиц, получающих доверенности, относительно порядка представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

* своевременный контроль за использованием доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, актов приемки и т.п.);

* контроль за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности в случае, если она не использована.

В целях организации контроля за использованием доверенностей на получение товарно-материальных ценностей рекомендуется утвердить на предприятии приказ примерно следующего содержания.

Контроль за соблюдением поставщиком установленного порядка отпуска по доверенности товарно-материальных ценностей возлагается на главного бухгалтера предприятия, организации, учреждения - поставщика. В тоже время контроль за своевременным и полным оприходованием товаров (материалов), поступивших на перерабатывающие предприятия, в торговую сеть и т.д., должен производиться систематически на основании соответствующих документов поставщиков бухгалтерией предприятия, организации - получателя.

2.3 Документальное оформление накладной

Типовая форма первичного документа строгой отчетности как накладная заполняется при не облагаемых НДС поставках активов и услуг (работ) в случаях:

• отчуждения активов с передачей права собственности;

• оказания услуг и выполнения работ;

• транспортировки активов в пределах территориально дезинтегрированного субъекта, а также за пределы субъекта без передачи права собственности в случае передачи активов в переработку, на хранение, обследование;

• передачи активов в лизинг, аренду, имущественный наем.

Типовая форма накладной используется, в том числе и при поставке услуг, а также при рефактурировании расходов в случае поставки услуг по сдаче внаем имущества. Также накладная может заполняться в случае систематических поставок активов и услуг (работ), облагаемых НДС, до заполнения налоговой накладной. Кроме того, накладная заполняется в случае поставок, облагаемых НДС по нулевой ставке, в соответствии с Налоговым Кодексом.

В случае, когда в накладной невозможно отразить все наименования и характеристики поставленных активов, оказанных услуг и/или выполненных работ, заполняется приложение к накладной, являющееся неотъемлемой ее частью. Следует иметь в виду, что по запросу получателей (покупателей) - граждан отправитель (исполнитель) заполняет и выдает накладную. Порядок заполнения накладной на основании требований Инструкции о порядке заполнения «Накладной» с учетом последующих изменений и дополнений приведен в

В настоящее время субъектам, которые имеют автоматическую систему распечатки и доходы от продаж которых за предыдущий отчетный год превышаютоределенную сумму, разрешается:

- использование специальной бумаги с защитными знаками: персонифицированные водяные знаки и цветные нити, с серией и номерами, присвоенными Государственной налоговой службой, для самостоятельной печати накладной;

- исключение или внесение дополнительных показателей в накладную при условии сохранения обязательных элементов, предусмотренных Законом «О бухгалтерском учете», и соблюдения положений Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности.

В качестве первичного документа, подтверждающего осуществление хозяйственной операции по импорту товарно-материальных запасов, а также в качестве документа, подтверждающего их первоначальную стоимость, индивидуальным предпринимателям разрешается использовать таможенную декларацию.

Для операций по экспорту-импорту активов и услуг в качестве первичных документов могут использоваться документы, применяемые в международной практике или предусмотренные договором. Бланки международных транспортных накладных, приобретенные налогоплательщиками для осуществления международных перевозок, могут использоваться только после регистрации их в государственном предприятии по изданию бланков.

Налоговой накладной является типовая форма первичного документа строгой отчетности на бумажном носителе или в электронной форме, представляемого покупателю (получателю) субъектом налогообложения, зарегистрированным в установленном порядке, при осуществлении облагаемых НДС поставок.

Выдача бланков налоговых накладных осуществляется за плату, на основании письменного заявления, в котором указывается количество запрошенных бланков, поданного плательщиком НДС в налоговый орган, в зоне обслуживания которого он зарегистрирован, а в случае плательщика НДС, являющегося крупным налогоплательщиком, - в ГГНИ. Субъект налогообложения, осуществляющий облагаемую НДС поставку на территории РФ, обязан представить покупателю (получателю) налоговую накладную на данную поставку. Следовательно, выписка и предоставление налоговой накладной является обязанностью продавца (поставщика). Налоговая накладная составляется в момент возникновения налогового обязательства, установленного разделом НК РФ. Представление налоговой накладной осуществляется на момент возникновения налогового обязательства, за исключением случаев, предусмотренных НК.