Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

• Интервью с управляющим отделения
• Изучение корпоративных документов
• Обзоры
• Наблюдение (людей, работающих с текущим процессом)

В данном параграфе будут описываться процессы организации мероприятий в компании ООО «СПЕЦИА» по методике IDEF0 (Рисунок 5).

Рисунок 5 - Блок-схема процесса организации мероприятия в ООО «СПЕЦИА»

Организация мероприятия состоит из шести основных этапов: исследование; творческая разработка; планирование; работа с участниками; реализация и координация и анализ результатов.

Ниже приведена блок-схема основных этапов организации мероприятия, которая была смоделирована по стандарту IDEF0(Рисунок 6).

Рисунок 6 - Описание бизнес-процессов организации мероприятий по стандарту IDEF0

Далее рассмотрим каждый этап по отдельности более подробнее.

1. Исследование. Первым этапом организации мероприятия является исследование. Ниже представлена блок-схема этапа «Исследование» по методике Idef 0(Рисунок 7).

Рисунок 7 - Моделирование этапа «Исследование» по стандарту IDE0

Исходя из блок-схемы, мы видим, что первые два этапа направлены на изучение отзывов прошлых мероприятий и статистики о продаже билетов на разных рекламных каналах. После проводится анализ конкурентной среды, где организаторы изучают программы крупных форумов и ожидаемые Санкт-петербургские конференции, смотрят, на какие темы проводятся мероприятия, какие спикеры выступают для понимания актуальных тем и выявления отличительных сторон мероприятия. Затем проектируются потребительские ожидания о конференции, то есть формируется общее представление о том, что было бы интересно для потребителя. Таким образом, в конечном этапе принимается решение о проведении мероприятия.

1. Творческая разработка. После этапа исследования идет творческая разработка. Данный этап включает в себя: определение цели и задач мероприятия, определение целевой аудитории, определение ожиданий клиента на основе изучения предыдущих практик, проектирование дизайна афиши по готовому шаблону, которая сможет привлечь целевую аудиторию, поиск спикеров (профессионалов) и формирование примерной программы мероприятия (Рисунок 8).

Рисунок 8 - Моделирование этапа «Исследование» по стандарту IDE0

---

1. Планирование. Развитие мероприятия требует значительного стратегического планирования. В основе процесса определяются ключевые углы проекта, а именно: ресурсы, время и контент мероприятия. Затем формируется команда организаторов, обычно туда входят трех до пяти компаний, и назначаются ответственные лица. После этого формируются документы, в которые входят: планирование мероприятия, организация, презентации спикеров и партнерские коммуникации.

На следующем уровне выбирается подходящее место для проведения мероприятия. Понимание параметров события также позволит планировщику определить тип средств, необходимых для успешного завершения события; таких как пространство стенда, аудио / визуальные технологии, компьютерные возможности и транспортные ресурсы. Далее определяется формат мероприятия и планируется общая канва по времени и порядку выступления спикеров (Рисунок 9).

Рисунок 9 - Моделирование этапа «Планирование» по стандарту IDEF 0

1. Работа с участниками (Приглашение на мероприятие).

Следующим важным этапом является «Работа с участниками». Данный этап состоит из следующих работ: уведомление участника о мероприятии; заполнение формы на сайте вручную; оплата билета на сайте; письмо с уведомлением; письмо перед мероприятием (Рисунок 10).

Рисунок 10 - Моделирование этапа «Работа с участниками» по стандарту IDEF0

1. Реализация и координация.

Наконец, само мероприятие требует тщательного управления, последним этапом является «реализация и координация». В данный этап входят такие задачи, как: разработка подробного плана действий на мероприятии, составление списка партнеров, определение коммуникационного плана с участниками, проведение локального риск-менеджмента. Затем проводится координация самого мероприятия, где еvent-менеджер проверяет, что оборудование работает правильно и все аудиовизуальные презентационные материалы подготовлены для программы, подготавливается площадка для мероприятия, решаются срочные вопросы на месте, ведется работа со спикерами и партнерами мероприятия (Рисунок 11).

Рисунок 11 - Моделирование этапа «Реализация и координация» по стандарту IDEF0

1. Анализ результатов. В заключительном этапе «Анализ результатов» event-менеджер изучает статистику продаж и проходимости мероприятия и анализирует статистику по информационным партнерам и каналам продаж, собирает все отзывы участников, спикеров и партнеров, фиксирует все недочеты и лучшие практики и идеи (Рисунок 12).

---

Рисунок 12 - Моделирование этапа «Анализ результатов» по стандарту IDE0

2.3. Анализ бизнес-процессов и выявление проблемных сторон и рекомендации по оптимизации бизнес-процессов компании

После описания и моделирования бизнес-процессов «как есть» нужно выявить, где находятся пробелы и где есть возможности улучшения. Также здесь определяется основные причины проблем.

В результате изучения материалов и анализа бизнес-процессов выяснилось, что первой проблемой является недостаточность трудовых ресурсов. Так, один человек - event-менеджер компании берет всю ответственность за выполнение большого количества работ. Из-за этого возникают большие риски, связанные с временем и эффективностью проведения мероприятий.

Второй проблемой является то, что люди в основном покупают билеты за день до мероприятия. Из-за этого бывает сложно заранее рассчитать, сколько человек придет на мероприятие и приходится делать многие задачи в последний момент.

На сегодняшний день, в Санкт-Петербурге проводится много мероприятий, направленных на обучение и развитие специалистов. Поэтому, третьей проблемой является конкурентоспособность с другими масштабными мероприятиями.

В-четвертых, из-за того, что в основном при организации мероприятий, компания пользуется бартерными услугами, их качество не всегда может соответствовать потребностям. Также нет промежуточных дедлайнов для спикеров вследствие чего качество презентаций спикеров может ухудшиться.

Все эти проблемы связаны в основном с тем, что компании не хватает денежных ресурсов. Поэтому, данную проблему можно выделить главной и её нужно решать в первую очередь.

Также выяснилось, что в компании не автоматизированы следующие процессы:

• Фиксирование оплаты билетов выполняется вручную, что несет за собой лишние временные затраты;
• Рассылка писем для участников также не автоматизирована;
• Нет единой формы для заполнения заявки участников;
• Статус участника автоматически не меняется в системе, поэтому приходится следить вручную.

---

После того, как были собраны данные о ключевых бизнес-процессах и выявления их проблемных сторон был сформирован ряд рекомендаций по улучшению бизнес-процессов организации мероприятий компании ООО «Specia».

Ниже приведена таблица 1, которая включает в себя ключевые проблемы, цель и рекомендации по решению выявленных проблем.

Таблица 1 - Рекомендации по улучшению бизнес-процессов компании ООО «СПЕЦИА»

Проблема	Цель	Рекомендации
Недостаточность финансовых ресурсов	Повышение финансовых показателей	Увеличение взносов участников Больше платных мероприятий для клиентов Привлечение спонсоров в данной области Продажа рекламных возможностей на сайте, на мероприятии
Негативное влияние внешних факторов: люди покупают билеты за день до мероприятия	Повысить объем продаж билетов	Сделать скидки на билеты, купленные заранее
Один человек выполняет несколько функций	Оптимизировать временные ресурсы	Набор квалифицированных специалистов Внедрение программы по управлению проектами MicrosoftProject
Качество презентации спикеров, спикеры оправляют презентации в день мероприятия	Повысить качество презентаций спикеров Улучшить своевременность	Сделать промежуточные дедлайны для спикеров (сдача презентаций за неделю до мероприятия) Делать прогоны мероприятий за несколько дней до мероприятия Введение мотивационной системы для спикеров
Качество презентации спикеров, спикеры оправляют презентации в день мероприятия	Повысить качество презентаций спикеров Улучшить своевременность	Сделать промежуточные дедлайны для спикеров (сдача презентаций за неделю до мероприятия) Делать прогоны мероприятий за несколько дней до мероприятия Введение мотивационной системы для спикеров
Не автоматизированы следующие процессы: Фиксирование оплаты билетов выполняется вручную, что несет за собой лишние временные затраты. вручную следить за статусом участника. Рассылка писем для участников также не автоматизирована Статус участника автоматически не меняется в системе Также выяснилось, нет единой формы для заполнения заявки участников	Автоматизировать бизнес-процессы, которые делаются вручную Понизить временные затраты	Разработка мобильного приложения путем введения автоматизации таких процессов, как: фиксирование оплаты билетов, фиксирование смены статуса участника, рассылка писем для участников сообщества, единая форма для заполнения участников

---

Таким образом, был сформирован ряд рекомендаций по улучшению бизнес-процессов.

Для повышения финансовых показателей, компании рекомендуется:

• увеличить взносы для участников сообщества на 5-10%;
• проводить больше платных мероприятий;
• привлекать новых спонсоров путем усиления продажи рекламных возможностей на мероприятии и на сайте.

Чтобы решить проблему с тем, что один человек выполняет несколько функций, нужно нанять как минимум одного квалифицированного специалиста и четко распределить все обязанности. Также рекомендуется внедрение программы по управлению проектами MicrosoftProject, которая сможет помочь координатору Специи в оптимизации календарного планирования, распределения ресурсов компании, отчетов о сделанных работах.

Для решения проблемы, связанной с тем, что люди покупают билеты в последний момент, можно внести скидки на билеты, купленные заблаговременно, к примеру, за неделю до самого мероприятия. То есть, если за день до мероприятия билет стоит 3000 рублей, то за неделю его можно будет приобрести за 2500.

Чтобы повысить качество презентаций спикеров, рекомендуется ввести промежуточные дедлайны для спикеров, то есть спикерам стоит присылать организаторам свои презентации за неделю до мероприятия, также стоит делать прогоны мероприятий за несколько дней. Кроме того, можно ввести систему мотивации, когда участник может оценить выступление по 10-балльной шкале и в конце награждать лучших спикеров денежной премией, это позволит повысить заинтересованность спикеров в повышении качества презентаций.

Для решения проблемы с тем, что многие процессы выполняются вручную и несут временные затраты, рекомендуется разработать систему, которая будет доступна каждому участнику Специи. Она сможет помочь в оптимизации временных затрат и автоматизации таких процессов, как: фиксирование оплаты билетов, фиксирование смены статуса участника, информирование участников о предстоящем мероприятии путем рассылки писем для участников сообщества, также необходимо разработать единую форму для заполнения участников.^[7]

Система будет представлена в виде облачного решения, которое даст возможность работы через любой браузер и через специально разработанное приложение.

Вся заполненная информация будет поступать в систему к руководителю мероприятий, где хранятся все данные о мероприятиях, об участниках, их контакты и история посещения мероприятий.

Таким образом, после проведения предложенных мероприятий по оптимизации бизнес-процессов, возможно улучшение следующих показателей:

---