Файл: Методы и средства проектирования информационных систем и технологий: применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Для управления процессом необходимо назначить должностное лицо, ответственное за выполнение процесса и его результат. Чтобы должностное лицо могло управлять процессом, в его распоряжение должны быть выделены ресурсы, необходимые для проведения процесса, делегированы права и полномочия. Каждый процесс существует не сам по себе, а выполняет, какие либо функции в организации и является подконтрольным высшему руководству организации. Поскольку в ряде случаев процессом может управлять не один сотрудник, а коллегиальный орган управления, то определение владельца процесса будет следующим.

Процессный подход лежит в основе нескольких популярных и достаточно эффективных концепций по совершенствованию работы организаций. На сегодняшний день можно выделить четыре направления, которые используют процессный подход в качестве главного подхода по повышению эффективности деятельности.

К таким направлениям относятся:

• Всеобщий менеджмент качества (TQM). Это концепция, которая предусматривает непрерывное повышение качества продукции, процессов и системы управления организацией. В основу работы организации ставится удовлетворение потребителя;
• Постоянное улучшение процессов (Continuous Improvement Process). Это концепция, которая предусматривает незначительные, но постоянные улучшения процесса, по всем его составляющим. Наиболее известным подходом, в основе которого лежит постоянное улучшение процессов является японский подход кайдзен (kaizen);
• Совершенствование бизнес-процессов (Business Process Improvement) или управление бизнес процессами (Business Process Management). Это подход, направленный на то, чтобы помочь организациям оптимизировать бизнес процессы с целью повышения их эффективности. Изменения процессов осуществляются постепенно, но обязательно на систематической основе;
• Реинжиниринг бизнес-процессов (Business Process Reengineering). Этот подход возник в начале 90-х годов 20-го века. В его основе лежит переосмысление существующих процессов и их радикальное изменение (перепроектирование). В отличие от трех вышеуказанных подходов реинжиниринг предусматривает быстрое изменение процессов. Также в этом подходе значительный упор делается на применение информационных технологий.^[4]
  1. Ресурсная база и декомпозиция подхода

Процессный подход является важнейшим признаком совершенного управления. Этот подход, используемый в качестве базового в международных стандартах ИСО серии 9000:2000, на самом деле не нов. Еще в конце 60-х годов была разработана методология структурного анализа и проецирования сложных систем SADT .

---

На рынке методология SADT появилась в 1975 г. Позднее этот подход к описанию процессов был оформлен в виде Федерального стандарта США под названием IDEFO . Наибольший интерес к процессам появился после публикаций М. Хаммера, Д. Чампи и др. в середине 80-х. В 1988 г. процессный подход был включен в модель премии Малкольма Болдриджа, а в 1991 г. - в модель совершенного бизнеса Европейской премии по качеству.

К ресурсам процесса могут относиться: информация, персонал, оборудование, программное обеспечение, инфраструктура, среда, транспорт, связь и пр.

Ресурсы процесса:

• находятся под управлением владельца процесса;
• их объем планируется на большое количество циклов или длительный период работы процесса.

Отнесение информации и персонала одновременно ко входам, ресурсам и выходам процесса не является ошибкой. Так, к примеру, персонал, с точки зрения основных процессов, является ресурсом, который поставляет кадровая служба. С точки зрения кадровой службы – персонал – это продукт, который поступает на вход в виде необученных кандидатов на заполнение вакансий, а на выходе процесса подбора и обучения кадров готовые специалисты передаются руководителям подразделений.

Деление объектов, необходимых для выполнения процесса, на «входы» и «ресурсы» является достаточно условным. Более важным для выполнения процесса является точное определение того, что должно поступить в распоряжение владельца процесса, чтобы процесс состоялся и был выполнен успешно.

Выходы, входы и ресурсы должны обозначаться существительными, поскольку они являются материальными объектами.

Процесс, представленный на рисунке 2, имеет входы и выходы. Для выполнения процесса используются ресурсы (персонал, оборудование, инфраструктура, среда и пр.). Управление процессом осуществляет владелец процесса. Все ресурсы, необходимые для выполнения процесса, находятся в его распоряжении. Можно дополнить определение владельца процесса, приведенное выше, следующим образом: «владелец процесса – должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о процессе, управляет ходом процесса и несет ответственность за результаты и эффективность процесса».

Рисунок 2 – Контекстная диаграмма предприятия^[5]

На рисунке 2 изображен поток обрабатываемой информации, результат, получающийся на выходе предприятия по производству систем пожаротушения, правила, согласно которым происходит взаимодействие функциональных блоков и механизмы взаимодействия. Так, входными параметрами являются коммерческие предложения и производственная необходимость. В результате обработки входных данных получаем изготовление и продажу материалов, отчеты, денежные средства. Все процессы происходят на основе регламентирующих документов и законодательстве РФ. На данный момент, механизмами работы являются функциональное подразделение, отдел закупок и поставщик.

---

Для того чтобы вести управление процессом, владелец процесса должен получать информацию о ходе процесса и информацию от потребителя (клиента) процесса. Поэтому одной из составляющих частей процессного управления является система поступления информации владельцу процесса. Соответственно, вышестоящему руководству должна поступать регулярная отчетность о ходе процесса.

Для работы процессов вышестоящее руководство должно определить назначение процесса, поставить перед владельцем процесса цели и утвердить плановые значения показателей результативности и эффективности процесса. Владелец процесса, в свою очередь, принимает управленческие решения на основании поступившей информации и установленных планов.

На рисунке 3 представлена декомпозиция одного из процессов верхнего уровня на более детальный процесс (подпроцесс, функцию). Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используются укрупненные процессы. Примером процесса верхнего уровня может быть процесс закупок сырья и материалов для производства, который включает такие функции, как: планирование закупок, заключение договоров, оформление заказов, получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей), оплата ТМЦ, отпуск ТМЦ в производство. Число уровней декомпозиции процессов определяется задачами проекта и не должно быть слишком большим – более 6…8 уровней. При определении бизнес-процессов, существующих в организации, целесообразно начинать описание процессов с верхнего уровня.

Для более детального моделирования процессов построим декомпозицию контекстной диаграммы деятельности предприятия (рисунок 3).

Рисунок 3 - Декомпозиция контекстной диаграммы предприятия

Из приведенных данных на рисунках 1 и 2 можно сделать выводы о недостатках в организации работы предприятия в части организации поставки продукции в целом и взаимодействии подсистем администрирования и производства в частности. В силу того, что свод закупки материалов производится вручную менеджерами по продажам, существует множество потерь и ошибок при оценке необходимых материалов.

На следующем уровне декомпозиции рассматриваются логически взаимосвязанные элементарные технологические операции, детально описывающие выполнение бизнес-функции (решение экономической задачи). Одной из нотаций функционального моделирования, наиболее удобной для детального представления решения задачи, является нотация EPC. (Приложение А)

---

Одним из важнейших вопросов, возникающих при моделировании бизнес-процессов, является определение необходимой глубины описания. При проведении декомпозиции моделей количество объектов на диаграмме растет в геометрической прогрессии. Поэтому всегда очень важно изначально определить практически целесообразную степень детальности описания.

Верхний уровень описания бизнес-процессов соответствует процессам, которыми управляют топ-менеджеры уровня заместителей генерального директора. Второй уровень процессов, как правило, рассматривается на уровне крупных функциональных подразделений предприятия. Третий уровень – уровень функций подразделений и отделов. Четвертый уровень – функции, выполняемые на рабочих местах, и т.д.

Исходя из 1 главы курсовой работы, можно сделать вывод, что процесс – это совокупность элементов, касающихся структуры процесса, его направленности, способов измерения, а также владельцев и потребителей процесса.

Процессный подход состоит из ключевых элементов таких как: вход и выход процесса; ресурсы; владелец, потребители и поставщики процесса и показатели процесса.

Бизнес-процесс – это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Если рассматривать деятельность организации в целом, то для ее описания используются укрупненные процессы. Если более детально – то используется декомпозиция, т. е. разбиение большого процесса на малые части.

Глава 2. Оптимизация бизнес-процессов компании ООО «Spesia»

2.1. Краткое описание компании ООО «Spesia»

Specia – это Содружество Петербургских Цифровых Агентств (Saint-Petersburg Community of Interactive Agencies), которое начало свою деятельность в 2012 году по инициативе цифровых агенств «Кельник», Nimax, Serenity, Astra Media Group и студии Usability Lab. Цель сообщества заключается не только в получении коммерческих выгод, сколько в решении важных задач, которые не решаются по отдельности и развитии индустрии цифровых продуктов и коммуникаций среди компаний. К задачам Специи относятся представление интересов отрасли в диалоге с государством и другими структурами, увеличение объёма рынка, решение проблемы кадрового голода и так далее.^[6]

---

Содружество проводит различные мероприятия, которые направлены на обучение участников цифрового рынка, привлечением новых компетентных работников и интеграцию рынка в целом. Важной задачей Specia является формирование технологического бренда Санкт-Петербурга.

На сегодняшний день, в сообщество входит около 180 компаний цифровой индустрии: веб-студии, интернет-агенства, разработчики программ и приложений, брендинговые и PR-агенства. Среди крупных участников агентства Санкт-Петербурга можно выделить такие компании, как: Nimax, Кельник, RealWeb, Trinet, AstraMediaGroup, Serenity, Wебком и многие другие, большие продуктовые компании (1С-Битрикс, UMI, LiveTex), мобильные разработчики (TouchInstinct, Бегемот-Бегемот), образовательные структуры (Графен, EpicSkills, HTML Academy), а также множество веб-студий размером от 2 до 20 человек.

В конце каждого квартала Специа формирует рейтинг самых активных компаний в digital-сфере. Чтобы расти в этом рейтинге, компаниям нужно выполнять ряд действий: проведение различных образовательных программ для клиентов и компетентных специалистов, участие в различных мероприятиях, направленных на объединение (спорт, выезды), обеспечение инфраструктуры сообщества и другие.

Компании, которые находятся в топе рейтинга попадают в «координационный совет». Участие в координационном совете (сокращённо «КС») — это одновременно и привилегия, и повинность наиболее активных участников СПЕЦИИ, так как оно требует дополнительных инвестиций времени для организации инфраструктуры СПЕЦИИ.

2.2. Моделирование и описание бизнес-процессов организации мероприятий в компании ООО «SPECIA»

В данной главе будет описываться практическая часть по оптимизации бизнес-процессов компании ООО «SPECIA». Ниже представлена схема алгоритма проведенных работ по оптимизации бизнес-процессов (рисунок 4).

Рисунок 4 - Алгоритм проведенных работ по оптимизации бизнес-процессов компании ООО «SPECIA»

Первым этапом оптимизации бизнес-процессов является описание бизнес-процесса «как есть». Данный этап фокусируется на тщательном рассмотрении текущего процесса, который должен быть изменен. Информация о текущем процессе была собрана различными способами, в том числе:

---