Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Развитие и подготовка сотрудников» (Контрольный пример реализации проекта и его описание).pdf

Введение

Для любого предприятия или организации всегда актуален вопрос грамотного, рационального и оптимального управления персоналом. Управление персоналом – огромная область, открытая для исследований. Одной из ее важных частей является правильная организация системы, которая обеспечивала бы рост квалификации персонала, поскольку своевременное повышение уровня работников – это инвестиции в саму компанию.

В настоящее время большинство крупных предприятий имеют в своей структуре подразделения, отвечающие за обучение персонала. Эти подразделения решают задачи, связанные с планомерным развитием сотрудников с момента их появления в компании.

Сейчас для подобных подразделений разработано множество программных продуктов, представляющих собой системы различной сложности – от простых информационных систем учета до комплексов автоматизации и планирования процесса обучения.

Простые информационные системы, как правило, обеспечивают решение сравнительного узкого круга задач, включающих в основном учет образовательных программ (курсов, семинаров, вебинаров и т. д.), ведение реестра обучения сотрудников различных подразделений, и т. д.

Объектом исследования в данной работе выступает некая проектно-конструкторская компания (далее Компания), которая выпускает проекты для своих заказчиков по различным направлениям.

Цель данной работы – рассмотреть и спроектировать простой вариант системы учета повышения квалификации сотрудников Компании ИСУПРС. В качестве решаемых задач определены следующие:

- учет учебных курсов;

- учет сотрудников и подразделений компании;

- непосредственно учет самого процесса обучения;

- надежное хранение информации и получение быстрого доступа к ней;

- организация эргономичного и интуитивно-понятного интерфейса для пользователя системы;

- получение необходимой информации о процессе обучения (когда и кто какие курсы прошел, проходит или будет проходить).

Целью создания ИСУПРС является автоматизация действий менеджера, отвечающего за развитие персонала. Практические результаты применения ИСУПРС определяются следующим показателями:

- предоставление по запросу любой необходимой информационно-справочной информации о процессе обучения сотрудников на предприятии в рамках компетенций ИС;

- организация БД для хранения информации;

- разработка средств для обеспечения взаимодействия пользователя с СУБД.

Работа включает аналитический и практический разделы. В первом описываются общие сведения и концептуальные решения, во втором – описываются разработанные модели информационной системы.

1. Аналитическая часть

1.1 Выбор комплекса задач автоматизации

Проектно-конструкторские работы, выполняемые сотрудниками Компании, предполагают применение особых навыков работы со специальными программами, наличие знаний в узкоспециализированных предметных областях. Поэтому в Компании инженеры имеют соответствующие дипломы об образовании. Однако стандартного набора послевузовских знаний, как правило, не достаточно, поскольку настоящая проектная деятельность имеет очень много направлений и требует тех знаний и умений, которые обычно не охватываются программами высшего профессионального образования, или охватываются не полностью. Для решения этой проблемы существуют программы обучения и повышения квалификации инженеров в узкоспециальных направлениях. Одной из задач Компании является обеспечение инженеров теми дополнительными навыками и знаниями, которые будут требоваться им для выполнения работы.

Задача обеспечения подготовки и развития сотрудников предполагает создание списков инженеров и заявок на их обучение, составление договоров с обучающими фирмами. Результатами должны являться полученные сотрудниками сертификаты и примененные знания и навыки непосредственно в рабочей деятельности. Организацией подготовки сотрудников должны заниматься непосредственные руководители подразделений – главные инженеры, которые также могут повышать свою квалификацию и получать дополнительные знания. Все документальное обеспечение ведет отдел кадров – заявки на обучающие фирмы, договора и т.д.

В целом решение данной задачи способно повысить такие показатели Компании, как: производительность, техническая грамотность и качество выполнения проектных работ, выполнение работ «в ногу со временем». Данные показатели являются ключевыми для Компании, следовательно, задача подготовки и развития сотрудников должна решаться наиболее рационально с учетом всех возможных особенностей.

1.2 Характеристика существующих бизнес – процессов

На рисунке 1.1 приведена контекстная диаграмма бизнес-процессов деятельности Компании. Эта и последующие диаграммы описания бизнес-процессов и потоков данных выполнены в нотации IDEF0 (DFD) с применением специального программного средства AllFusionProcessModelerверсии 7.1.

Рисунок 1.1 – Контекстная диаграмма бизнес-процессов AS-IS

Проектная деятельность Компании предполагает обработку поступающих заявок от заказчиков на выполнение проектов. При этом проектные работы ведутся инженерами различных категорий под руководством главных инженеров проекта (ГИП).

Выполнение проектных работ связано с применением специальных знаний, навыков, методов и технологий, что ставит перед руководством Компании задачу организации подготовки и развития сотрудников в плане их специальной технической подготовки. Для этого заключаются договора со специальными фирмами на обучение инженеров Компании.

Проектные работы регламентируются действующими стандартами, нормами и правилами в области проектных работ.

Проектная деятельность Компании ставит комплекс задач, включающий три основные группы:

• Организация работы с заказчиками, в результате которой подготавливаются исходные данные и составляются задания на проектные работы для производственных отделов. Задания заказчиков рассматриваются компетентными инженерами и утверждаются ГИП.
• Непосредственное выполнение проектов инженерами производственных отделов. Каждое производственное подразделение имеет своего ГИП, который руководит работой подчиненных. Результатом деятельности производственных отделов являются выпущенные серии проектов, предоставляемые заказчику. Проекты также могут быть отправлены на доработку в случае обнаружения ошибок.
• Обеспечение развития технической подготовки и развития сотрудников. В рамках этой задачи ГИП должны обеспечивать уровень квалификации и умений своих инженеров, необходимый и достаточный для выполнения профильных проектных работ по заданиям заказчиков. Такой уровень подготовки и развития специалистов обеспечивается посредством организации и проведения обучающих курсов по различным профильным узкоспециализированным направлениям. Обучение такого рода проводится сторонними фирмами в рамках разработанных ими программ. Для направления инженеров на обучение по выбранным курсам сотрудники отдела кадров по рекомендации ГИП подготавливают договора с соответствующими фирмами.

Схема описанных задач приведена на диаграмме декомпозиции на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 – Схема бизнес-процессов Компании AS-IS

Схема взаимодействия с заказчиками приведена на диаграмме на рисунке 1.3 и предполагает несколько этапов, в ходе которых составляется формальное задание на проектирование: обсуждается состав задания заказчика, определяются наборы исходных данных; полученные данные классифицируются по профилю работ для назначения соответствующего производственного отдела ведущим по проекту; составление конечной спецификации и варианта задания в производственный отдел.

Рисунок 1.3 – Схема взаимодействия с заказчиками AS-IS

Стандартный процесс выполнение проекта показан на диаграмме на рисунке 1.4 и проходит в три этапа: разработка и согласование основных проектных решений (ОПР) – концепции, которая будет лежать в основе проекта; выполнение непосредственно проектных работ; прохождение нормоконтроля и экспертизы проекта, в результате которых могут быть выявлены ошибки проектирования или оформления проектной документации – в этом случае проект возвращается исполнителю на доработку.

Рисунок 1.4 – Схема процессов деятельности производственных отделов AS-IS

По итогам проведенной экспертизы проектов анализируются допущенные проектантами ошибки и выявляются их специфические особенности, указывающие на возможные причины их появления. При этом принимаются во внимание средства, с помощью которых выполнялся проект, а также полнота примененных в конкретном проекте возможностей этих средств.

Одной из причин проектных ошибок может быть недостаточное владение проектантом, допустившим ошибку, навыком работы со специальным инструментом или технологией проектирования, а также недостаточный уровень знаний в области примененных в проекте средств и (или) технических решений.

В таком случае главным инженером проекта может быть предложено решение по устранению недостатка знаний и навыков проектанта, которое может заключаться в направлении его на дополнительное обучение. При этом определяется наиболее важная область, в которой у проектанта не хватает знаний и навыков, устанавливается возможность проведения дополнительного обучения.

Для этого ГИП обращается к соответствующим компетентным фирмам и организациям и подыскивает походящий курс обучения. При этом личным звонком или посредством переписки уточняется программа обучения и составляется предварительная договоренность, сопровождающаяся направлением фирмой коммерческого предложения по обучению в адрес Компании. На основании такого предложения бюро кадров подготавливает соответствующий договор с выбранной фирмой.

Таким образом обучаемый инженер должен приобрести навыки проектирования и необходимый набор знаний для исключения повторных ошибок при выполнении проектов.

На рисунке 1.5 приведена диаграмма процессов организации подготовки и развития инженеров, связанного с повышением уровня знаний, квалификаций и владения методами и средствами проектирования.

Рисунок 1.5 – Схема процессов организации развития и подготовки сотрудников Компании AS-IS

Из приведенных диаграмм видно, что при существующей организации бизнес-процессов отсутствует система учета как знаний и умений сотрудников, так и обучающих программ. Кроме того, нет перспективного планирования обучений, что позволило бы избежать возможных ошибок проектирования в будущем и тем самым повысить эффективность и повысить качество выпускаемых проектов.

1.3. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

На рисунке 1.6 приведена схема документооборота, касающаяся процесса подготовки и развития сотрудников, принятая в Компании. На схеме проиллюстрированы все основные этапы и задействованные в них лица, имеющие отношение к данному процессу. Схема выполнена в MSVisio 2013 в соответствии с описанием, приведенным в п.1.2.

Рисунок 1.6 – Схема документооборота процессов подготовки и развития инженеров в Компании

Анализ схемы документооборота совместно с диаграммами бизнес-процессов позволяет сделать заключение о наличии недостатков, снижающих эффективность и производительность работы Компании. В качестве таких недостатков основными можно выделить следующие:

• Отсутствие системного учета возможных направлений и программ обучения инженеров.
• Отсутствие подхода, позволяющего работать «на перспективу», то есть учитывать современные тенденции развития программных, технических и методологических средств в области проектирования.
• Отсутствие анализа и уточнения требований заказчика к технологическому и методологическому обеспечению проекта на этапе детального обсуждения задания с заказчиком и его принятия к исполнению.
• Отсутствие системного использования средств автоматизированного проектирования (САПР), которое также частично является следствием плохо-организованной системы обучения и, как следствие, отсутствия у инженеров навыков владения САПР.
• Отсутствие системы учета знаний инженеров по данным пройденных ими программ обучения.