Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций (Коммуникации: понятие, виды, барьеры).pdf

Пример Регламента взаимодействия сотрудников по электронной почте:

«Настоящий Регламент взаимодействия сотрудников (далее регламент) определяет действия сотрудников по получению и/или предоставлению информации (документов) в корпоративной электронной почте.

Настоящий Регламент распространяет свое действие на сотрудников центрального офиса Компании, расположенного в г. Москва (далее - ЦО), и сотрудников подразделений Компании, расположенных в разных городах России (далее –Дивизионы).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

Каждый сотрудник имеет право написать любому сотруднику компании, при этом во избежание путаницы и увеличения эффективности коммуникации, должны соблюдаться следующие правила:

- сотрудник уровня N в первую очередь адресует вопрос сотруднику уровня N+1, т.е. своему непосредственному руководителю.

- при не получении в сроки, установленные настоящим регламентом, ответа от сотрудника уровня N+1, сотрудник уровня N обращается с запросом к сотруднику уровня N+2, при этом ставя в копию сотрудника уровня N+1.

- и так далее вплоть до генерального директора компании.

- сотрудник любого уровня, получивший запрос от неизвестного ему сотрудника, прежде чем отвечать обязан обратиться к своему непосредственному руководителю за разъяснением имеет ли сотрудник, составивший запрос необходимые для этого полномочия и подлежит ли данный запрос ответу. Для ускорения идентификации каждый сотрудник обязан указать в электронном сообщении имя, фамилию, должность и регион.

- запрос из ЦО должен направляться ответственному сотруднику в соответствующей территории, уровнем не ниже руководителя подразделения. Список ответственных сотрудников (Приложение № 1) формирует и утверждает региональный директор.

- для удобства информационных рассылок, не требующих ответа созданы соответствующие группы рассылки (например, «вся компания», «все менеджеры» и т.д.)

1. Правила написания сообщения:

- сотрудник, инициирующий Запрос, должен обязательно заполнить графу «Тема сообщения», четко и кратко обозначить ситуацию и суть запроса, исключающую его двойственное понимание.

- в случаях, когда требуется срочное предоставление информации, документов либо согласования в теме письма обязательно должна быть пометка «СРОЧНО!!!» с указанием крайнего срока ответа, в письме должны быть указаны причины срочности, а также содержаться документы в количестве, достаточном для их согласования (в случае необходимости).

- в теле письма (в случае необходимости) должна содержаться информация, устанавливающая определенные сроки ответа (предоставления информации/документов, согласования) отличные от сроков, установленных настоящими Регламентом, при этом сотрудник, инициирующий запрос, должен учитывать время, необходимое для выполнения такого запроса, разницу во времени в соответствии с часовым поясом, в котором находится сотрудник, получающий запрос, а также количество территорий, входящих в зону ответственности.

2. Сроки ответа на запрос:

- ответственный сотрудник (сотрудник получивший запрос) обязан ответить на поступивший в его адрес Запрос в течение 3 (трех) рабочих дней. Ответ должен содержать исчерпывающую информацию/документы по полученному Запросу.

- в случае если полученный ответственным сотрудником Запрос не относится к его компетенции, сотрудник незамедлительно (строго в рамках 1-го рабочего дня) уведомляет инициатора запроса об этом и обозначает ФИО сотрудника, которому следует переадресовать Запрос, при этом сотрудник, которому переадресовывается запрос, ставится в копию такого письма.

- в случае, если ответственный сотрудник не имеет физической возможности ответить на Запрос (по сути) в указанные выше сроки, он в течении 1 (одного дня) отвечает на Запрос с указанием ориентировочной даты ответа.»

На мой взгляд, применение подобного регламента способно существенно снизить электронный коммуникационный барьер в любой организации и значительно улучшить эмоциональный климат. Очевидно, на контроле исполнения правил должен стоять менеджмент кампании, во главе с генеральным директором и директором по персоналу.

Современная организация не может нормально функционировать в условиях внутреннего информационного вакуума и отсутствия четкого регламента со сроками реагирования на запрос того, или иного уровня. По данным исследования, проведенного среди работников британских компаний, 60% из тех, кто считает коммуникации в своих организациях неэффективными, собираются в ближайшие два года сменить работу.

В России далеко не в каждой компании существует осмысленный подход к управлению электронными коммуникациями. Сведения теряются, не доходя до персонала, которому они действительно необходимы, внешние партнеры не получают своевременных ответов и предложений, что пагубно влияет на имидж компании. Сфера электронных коммуникаций требует повышенного внимания менеджмента, применяемые правила и технологии должны регулярно анализироваться, пересматриваться и видоизменяться, с учетом требований времени и изменения структуры организации.

Заключение

В настоящее время значение коммуникации в бизнесе крайне высоко. Предприятиям, организациям, их руководству и сотрудникам необходимо получать и осваивать все новую информацию, решать нестандартные, ранее не встречавшиеся, вопросы. Особенно важен эффективный обмена информацией для управления крупными, межрегиональными компаниями. Если люди не смогут качественно обмениваться информацией, они не сумеют эффективно, успешно работать вместе, формулировать цели и достигать их. Коммуникации - эта сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем в организациях. Повышение эффективности личных коммуникаций является основой успешного взаимодействия коллег внутри организации и компании с клиентами и внешними контрагентами. Целью данной работы являлось рассмотрение природы сложностей внутренних коммуникаций в организации и способов улучшения качества коммуникаций, как среди сотрудников, так и за пределами компании. Исходя из рассмотренного материала, можно сделать вывод, что процесс коммуникаций в организации сложен и требует тщательного и постоянного анализа, наряду с разработкой правил и регламентов, нацеленных на повышение эффективности взаимодействия сотрудников. Организационные коммуникации сегодня стали важнейшим ресурсом экономического, технологического и социального развития любой компании.

Обмен информацией является неотъемлемой частью рабочего процесса, люди делятся информацией все время - по телефону, через электронную почту, в скайп-конференциях, на вебинарах и различных классах, и зачастую этот процесс не до конца упорядочен, поэтому повышение качества и скорости этого процесса, разработка и внедрение успешных технологий и закрепление понятных правил является важнейшей целью, которую должен ставить перед собой менеджмент любой организации, если эта организация хочет быть успешной и конкурентоспособной.

Список используемой литературы

1. Бехар Г. Дело не в кофе. Корпоративная культура Starbucks. М., 2008.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2008. - 528 с.
3. Галькович Р.С., Набоков В.И., Основы менеджмента. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 189 с.
4. Гэлэгер Р. Душа организации: Как создать успешную корпоративную культуру. Издательство: Добрая книга, 2006 г.
5. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. - М.: 2006. - 397с.

6. Комаров М.А., Максимцов М.М. Менеджмент: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим специальностям. - М.: ЮНИТИДАНА, 2012

7. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004

8. Рассел Т. Навыки эффективной обратной связи. СПб. 2002г.

9. Руэ Д. Искусство презентации. М, 2006.

10. Тихомирова О.Г., Варламов Б.А. Менеджмент организации: история, теория, практика: учебное пособие. - М.: ИНФРАМ, 2012г.

11. Уолтер Айзексон. Лучшие статьи за 10 лет. Вся правда о лидерстве Стива Джобса. Harvard Business Review (HBR), стр. 20 http://hbr-russia.ru/special/terrasoft/Sbornik_Terrasoft.pdf

12. http://www.elitarium.ru/barery-obshhenija-psihologija-vozdejstvie-soobshhenie-priem-vnimanie-rech-beseda/

13. http://www.elitarium.ru/preodolenie_barerov_obshhenija/

1. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C.117 ↑

2. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C.117 ↑

3. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 121. ↑

4. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 121 ↑

5. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 121 ↑

6. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 122 ↑

7. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 124 ↑

8. Руэ Д. Искусство презентации. М, 2006. С. 83. ↑

9. Бехар Г. Дело не в кофе. Корпоративная культура Starbucks. М., 2008. С. 109 ↑

10. Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Основы менеджмента. Москва • Издательство «ДЕЛО» • 2004. C. 117 ↑

11. Бехар Г. Дело не в кофе. Корпоративная культура Starbucks. М., 2008. С. 111 ↑

12. Бехар Г. Дело не в кофе. Корпоративная культура Starbucks. М., 2008. С. 112 ↑

13. Бехар Г. Дело не в кофе. Корпоративная культура Starbucks. М., 2008. С. 115 ↑

14. Рассел Т. Навыки эффективной обратной связи. СПб. 2002. ↑

15. Рассел Т. Навыки эффективной обратной связи. СПб. 2002. ↑

16. Гэлэгер Р. Душа организации: Как создать успешную корпоративную культуру. Издательство: Добрая книга, 2006 г. С. 23 ↑

17. Рассел Т. Навыки эффективной обратной связи. СПб. 2002. ↑

18. Жигалов В.Г. Основы менеджмента и управленческой деятельности. Учебное пособие для кооперативных учебных заведений в 2-х частях. - М.: 2006. - 397с ↑

19. Уолтер Айзексон. Вся правда о лидерстве Стива Джобса, стр. 20 Harvard Business Review (HBR). Лучшие статьи за 10 лет. http://hbr-russia.ru/special/terrasoft/Sbornik_Terrasoft.pdf ↑