Файл: Анализ работы по заключению договоров и обоснование мероприятий по внедрению автоматизированной программы учета и ведения договоров в ООО «ПодольскТЭМ».pdf

- участие в проведении экономического анализа хозяйственно- финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат;

- обеспечение строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив;

- составление баланса и другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.

Юрист заключает договоры с контрагентами, представляет организацию при решении вопросов в арбитражном суде, консультирует руководство организации по юридическим вопросам.

Отдел кадров осуществляет прием и увольнение работников организации, оформляет приказы на прием, перемещение, отпуск, награждение, увольнение сотрудников, ведет учет служебных командировок.

Коммерческий отдел:

- оформляет товарные накладные и счета-фактуры на отгруженную контрагентам продукцию;

- предоставляет руководителю и учредителю информацию о движении продукции;

- осуществляет обеспечение организации сырьем, материалами, хозяйственным инвентарем по заявкам начальников производственных участков и отделов;

- занимается поиском и выбором поставщиков сырья и материалов;

- заключает и расторгает договоры;

- управляет ассортиментом товаров;

- занимается поиском новых клиентов.

Технический отдел составляет техническую документацию на выпускаемую продукцию, разрабатывает нормы расхода сырья и материалов.

Отдел технического контроля осуществляет контроль качества передаваемой на склад готовой продукции, а так же поступающих сырья и материалов.

Отдел охраны труда и техники безопасности проводит работу среди сотрудников организации по соблюдению ими норм и правил по охране труда и технике безопасности, контролирует наличие средств пожаротушения, разрабатывает планы эвакуации, составляет отчеты по охране труда и технике безопасности.

Сборочный участок осуществляет сборку автопроводной продукции (автопровод, жгут, щиток приборов).

Картонажным участком осуществляется производство гофрокартона и коробов для тары.

Швейный участок осуществляет пошив постельного белья, рабочей одежды, халатов, рукавиц брезентовых и тканевых.

Автотранспортный участок осуществляет доставку сырья и материалов от поставщиков на склад, а также доставку готовой продукции покупателям.

Энерго-механический участок занимается ремонтом и обслуживанием приборов учета электроэнергии, ремонтом, техобслуживанием производственных участков.

Общая структура организации представлена в Приложении 2.

Вся реализуемая продукция соответствует стандартам и подтверждена сертификатом качества.

ООО «ПодольскТЭМ» сотрудничает с многими компаниями такими как ТК«Мона Лиза», ООО «Адель Тиссу», ООО «Объединенная текстильная компания», ООО «Тексмегатрейд», ООО «ТК МосТара», АО «Серпуховский ЦКК», АО «Егорьевский крахмальный завод».

Основные финансовые показатели деятельности ООО «ПодольскТЭМ» представлены в Приложении 3. Анализ финансовых результатов деятельности показал:

- выручка уменьшилась на 11,4% и составила 23 967 тыс. руб., при этом себестоимость продаж увеличилась на 15,5 %;

- убыток от продаж уменьшился на 509 тыс. руб.;

- прочие доходы увеличились на 4 638 тыс. руб., что составляет 127,3 % от прошлого отчетного года;

- прочие расходы уменьшились на 552 тыс. руб.;

- убыток до налогооблажения уменьшился 95,8%;

- чистый убыток уменьшился на 99,4% и составил 29 тыс. руб.

Анализ показателей рентабельности представлен в Приложении 4.

Рентабельность продаж уменьшилась на 0,11%, это значит, что есть проблемы сбыта и качество работы менеджмента удовлетворительное. Рентабельность основной деятельность тоже снизилась на 6,43% и указывает, что затраты на получение прибыли увеличились. По показателям рентабельности можно сделать вывод, что использование денежных средств на предприятии не рационально.

Из представленного анализа можно сделать вывод, что предприятие имеет неустойчивое финансовой положение.

2.2 Характеристика процесса учета и ведения портфеля договоров ООО «ПодольскТЭМ»

Проанализируем процесс учета договоров на предприятии.

Сначала менеджер проводит переговоры с контрагентами, затем принимается решение по коммерческому предложению. Следом менеджер обменивается с контрагентами необходимыми документами для заключения договора. На основе документов создается проект договора, затем договор подписывается сторонами и регистрируется. После регистрации составляется план действий по исполнению договорных обязательств и по этому плану происходит исполнение условий договора, затем проводят контроль на качество исполнения условий. В завершении договорных условий договор либо продлевается, либо закрывается.

Рассмотрим каждый этап работы договорами более подробно.

На первом этапе контрагент присылает оферту - предложение о заключении сделки офис-менеджеру: он передает оферту генеральному директору, и последний либо принимает предложение, либо отказывается от него. Офис менеджер, исходя от решения генерального директора, подготавливает письмо об отказе, либо акцепт, и передает соответствующий документ контрагенту.

При положительном ответе на оферту офис-менеджер подготавливает необходимые документы для заключения договора, а именно заверенные копии учредительных и финансовых документов. Контрагент, в свою очередь, тоже обязан предоставить заверенные копии учредительных и финансовых документов.

На следующем этапе менеджер по работе с клиентами разрабатывает проект договора, используя учредительные и финансовые документы и заверенные копии учредительных и финансовых документов контрагентов. В проекте договора он составляет преамбулу, определяет предмет договора, определяет порядок расчетов, определяет права и обязанности сторон, определяет ответственности сторон, вносит реквизиты сторон.

Затем менеджер по работе с клиентами оформляет проект договора на основании переданных документов и передает проект договора на согласование соответствующим подразделениям предприятия. Офис- менеджер принимает протокол разногласий и так же передает его на согласование. После чего протокол разногласий подписывают с протоколом урегулирования разногласий, либо составляют письмо об отказе и передают его контрагенту. На основании данных протоколов проект договора редактируется и оформляется.

При визировании проводится четыре экспертизы: экспертиза надежности, экономическая экспертиза, бухгалтерская и юридическая экспертизы.

Экспертизу надежности проводит генеральный директор. Он рассматривает проект договора, проверяет, чтобы проект был составлен в соответствии с учредительными и финансовыми документами сторон, устанавливает данные личности представителя контрагента, устанавливает достаточное наличие имущества для обеспечения исполнения условий договора. При экономической экспертизе главный бухгалтер проверяет количество средств на осуществление договора, проводит анализ экономической эффективности сделки, проверяет соответствие цен на продукцию, работу (услуги) рыночным ценам, разрабатывает сметную документацию. Бухгалтерскую экспертизу также проводит главный бухгалтер: проверяет соответствие формы договора требования ПБУ, анализирует форму, порядок и сроки оплаты по договору. Юридическую экспертизу проводит юрист. Он проводит проверку соответствия договора нормам права и требованиям законодательства и проверяет наличие реальной возможности взыскания дебиторской задолженности.

Протокол разногласий рассматривает и принимает по нему решение генеральный директор. Решение может быть следующее:

- лист с замечаниями

- письмо об отказе

- подписанный протокол разногласий.

Принятое решение контрагенту передает офис-менеджер. При наличии замечаний к протоколу разногласий, юрист составляет протокол урегулирования разногласий.

Далее необходимо спланировать работы по договору, а именно составить календарный план исполнения договора, составить график работ, создать график платежей (расчетов), установить лимиты финансирования.

Затем можно переходить к исполнению условий договора. Для исполнения условий договора необходимо произвести учет трудозатрат, заключить дополнительное соглашение, произвести расчеты с контрагентами, определить прибыль (убыток).

Также необходимо осуществить контроль выполнения условий договора контрагентом.

В настоящий момент времени вся деятельность работы по договорам ООО «ПодольскТЭМ» ведется с помощью программы Microsoft Excel. В данной программе созданы несколько файлов-таблиц, в которые, в определенные столбцы заносится информация о договорах (данные по договору, контрагентам и их реквизитам, срокам, стадии исполнения).

Несмотря на то, что с началом использования шаблонной таблицы Excel значительно облегчилось ведение учета договоров, при построении модели были выявлены следующие недостатки:

- нет истории выдачи договора;

- нет удобного поиска и сортировки, для создания сложной выборки;

- нет удобных форм для заполнения таблиц, готовых запросов и печатных форм;

- «все в одной куче», например, при изменении каких-нибудь данных контрагента, приходится вручную вносить изменения во всем журнале.

Кроме того, сотрудниками были высказаны следующие недостатки:

- практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только определенному работнику (например, бюджет договора);

- в этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом;

- функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

При автоматизации процесса данные недостатки можно устранить с помощью:

- создания информационной системы, содержащей ряд готовых решений, а также электронные версии всех документов;

- автоматической регистрации новых документов;

- возможности создания требующихся запросов к информационной системе;

- возможности решения проблем обеспечения защиты от несанкционированного доступа, т. е. чтобы каждый пользователь имел свой собственный логин и пароль, а также имелись группы пользователей: - пользователь, администратор, только просмотр;

- возможности осуществления передачи документов при помощи персональных компьютеров, тем самым сокращение время на передачу документов ответственным лицам для подписания, анализа и принятия управленческих решений.

Предлагаемые на рынке автоматизированные системы учета договоров

весьма разнообразны и содержат существенно отличающийся функционал. Чтобы спрогнозировать результаты, лучше всего разбить весь проект автоматизации предприятия на несколько ключевых задач, решение которых напрямую повлияет на эффективность работы предприятия. Одна из основных функций автоматизации учета договоров это создание подконтрольной базы данных с информацией о контрагентах, реквизитах договорах, поставках, спецификациях (рисунок 2).

Рисунок 1. Информация о договорных отношениях

Должна использоваться следующая контактная информация о контрагентах:

- адреса;

- телефоны;

- адреса электронной почты;

- данные о руководителе, главном бухгалтере, коммерческом директоре, директоре по логистике;

- произвольные сведения.

В информационной базе должна быть возможность введения информации о нескольких контактных лицах, представляющих интересы контрагента.

Должна предусматриваться регистрация всех контактов с контрагентом, как планируемых, так и произошедших.

В записях о контактах необходимо указывать следующие сведения: сам

контрагент, контактное лицо со стороны контрагента, пользователь, ответственный за контакт со стороны предприятия, суть переговоров, затраченное время. Регистрироваться информация должна как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и информация, инициируемая пользователем (исходящая информация).

Автоматизированная система учета договоров поможет менеджерам планировать продажи, организовывать прозрачное управление сделками и оптимизировать каналы продаж. Система должна уметь хранить полную историю общения с контрагентами, формировать подходящие им предложения, завоевывать лояльность. Необходимо иметь возможность для менеджера составлять план на основе данных по своим клиентам с учетом вероятности, а руководителю, проанализировав объем подтвержденных платежей, составлять для менеджера стимулирующий план.