Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» (Структура регламента).pdf

Данная структура носит рекомендательный характер. Каждая организация определяет для себя в какой форме разрабатывать регламент и какая структура должно быть.

2.2. Форма регламента

Обязательными реквизитами регламента являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста регламента.

Подписи лиц, согласующих проект регламента, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста регламента или на отдельном листе ознакомления заинтересованные работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

2.3. Содержание регламента

В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание разделов регламента процесса.

Наименование регламента

В наименовании регламента прописывается его краткая характеристика, определяющая основное назначение непосредственно самого процесса, для которого разрабатывается регламент. В нашем случае это «Расчет заработной платы»

Содержание

В содержании регламента перечисляются наименования всех действий, на которых основывается процесс. Главное требование к содержанию регламента – четкая структура.

Раздел 1. «Общие положения»

Данный раздел регламента является достаточно обобщенным. В данном разделе указывается организационная информация, касающаяся как и самого процесса, так и разрабатываемого к нему регламента.

Раздел 1.1. «Назначение»

В данном подразделе приводится описание необходимости регламентируемого процесса, т.е. для чего он предназначен.

Раздел 1.2. «Область применения»

В данном подразделе прописывается применение регламентируемого процесса. Для какого структурного подразделения организации разрабатывается регламент, для каких должностных лиц, в какой сфере деятельности предприятия будет применяться.

Раздел 1.3. «Нормативные ссылки»

В данном подразделе указывается нормативная документация, на основании которой разрабатывается регламент. Данный раздел имеет несколько обязательных подразделов.

Раздел 1.4. «Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений»

В этом разделе определяется порядок утверждения регламента, внесения изменений и дополнений к нему.

Раздел 2. «Термины, определения и сокращения»

Этот раздел содержит определения терминов ⁶ и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента. Данный раздел является одним из основных разделов регламента, так как данный раздел содержит сокращения и понятия, употребляемые в регламенте, показывающие специфику всего документа и регламентируемого процесса в целом.

Раздел 3. «Описание требований, процессов, методов работы»

В этом разделе приводится описание всех действий подробно описывающих выполнение процесса.

Раздел 4. Ответственность

В этом разделе определяется ответственность исполнителей за неисполнение регламента.

Раздел 5. Контроль

В данном разделе описываются средства контроля за исполнением регламента в целом.

Раздел 6. «Приложения»

Раздел 6.1. «Классификаторы и справочники»

В этом приложении помещается справочная информация, включающая классификаторы и справочники: перечни, таблицы значений и т.п.

Раздел 6.2. «Формы и правила оформления документов»

В этом приложении приводятся формы и разъясняются правила оформления документов, сопровождающих выполнение регламентируемого процесса.

Как правило, приводятся:

• формы документов (не заполненные);
• образцы заполнения форм документов;
• правила заполнения форм (если есть варианты заполнения, которые нецелесообразно представлять в виде образцов);
• правила нумерации документов.

Правила заполнения форм унифицированных документов определяет действующее законодательство.

Раздел 6.3. «Схемы процессов»

В этом приложении помещаются схемы процессов, описываемых в регламенте.

Раздел 6.4. «Алгоритмы расчетов»

В это приложение могут быть вынесены алгоритмы расчетов, применяемых в регламенте. Альтернативный вариант – изложить алгоритмы расчетов в методической инструкции, а в регламенте дать на нее ссылку.

При описании алгоритма расчета необходимо сформулировать ситуацию, в которой производится расчет, цель расчета, описать входные и выходные переменные, а также константы, указав для каждой величины:

• обозначение,
• наименование,
• смысл,
• единицу измерения,
• источник данных (для константы – значение).

Раздел 6.5. «Таблицы ролей исполнителей процессов»

Это приложение носит справочный характер, так как в удобном виде представляет собой ролевую структуру процесса.

Для описания ролей могут использоваться:

• матрицы ответственности;
• таблицы «процесс – исполнитель – функции – права – ответственность».^[6]

2.4 Организация разработки и внедрения регламентов

Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

Принципы реализации регламента:

• Четко поставленная цель.
• Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов.
• Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
• Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

Работа над регламентом, как правило, не заканчивается в момент введения в действие скорректированной по итогам «опытно-промышленной эксплуатации» версии регламента. Бизнес организации меняется, практика применения регламента выявляет неточности, ошибки, а также детали, не замеченные разработчиками или «узаконенные» в регламенте не оптимальным образом. Поэтому вполне естественны изменения и дополнения к регламенту. Когда объем этих изменений и дополнений станет достаточно большим, следует выпустить новую редакцию документа. Инициировать указанные доработки регламента должен, в первую очередь, работник, в обязанности которого входит контроль исполнения регламента.

Работу над текстом документа должен вести «держатель» этого документа, обладающий достаточными познаниями как в сути регламентируемого процесса, так и в принципах работы над текстом локального нормативного акта. Таким «держателем» может выступать кто-либо из заместителей менеджера процесса или работник подразделения, ответственного за разработку и поддержание актуальности документации системы менеджмента (при наличии такого подразделения).

В организации может быть утвержден «метарегламент» – документ, устанавливающий порядок разработки регламентов и других локальных нормативных актов. Прообразом такого документа может служить.

Глава 3. Проектирование регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы»

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение

1.1.1. Настоящий Регламент определяет порядок расчета заработной платы в организации ООО «Электросоюз» (далее – Общество).

1.2. Область применения

1.2.1. Требования и правила настоящего Регламента распространяются на процесс расчёта заработной платы сотрудников организации.

1.2.2. Настоящий Регламент обязателен для исполнения всеми структурными подразделениями Общества.

1.3. Нормативные ссылки

1.3.1. Настоящий Регламент разработан в соответствии с:

1. Трудовой кодекс РФ;

2. Федеральным Законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

3. ПБУ 10/99 «Расходы организации»;

4. Учетная политика организации.

1.4. Порядок утверждения, внесения изменений и дополнений

1.4.1. Настоящий Регламент, все изменения и дополнения к нему утверждаются генеральным директором организации совместно со структурным подразделением «Бухгалтерия» и вводятся в действие структурным подразделением «Бухгалтерия».

2. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

2.1. Термины и определения

2.1.1. Оплата труда – отношения между наемным сотрудником и работодателем на основании законодательства РФ

2.1.2. Заработная плата – часть оплаты труда, выраженная в денежном довольствовании и являющаяся ежемесячной и в определенной сумме.

2.1.3. Табель учета рабочего времени – документ, определяющий количество отработанных часов каждого сотрудника.

2.1.4. Сдельная форма оплаты труда

2.1.5. Повременная форма оплаты труда

2.2. Сокращения

2.2.1. ФОТ – фонд оплаты труда

2.2.2. МРОТ – минимальный размер оплаты труда

3. ОПИСАНИЕ ТРЕБОВАНИЙ, ПРОЦЕССОВ, МЕТОДОВ РАБОТЫ

3.1. Табельный процесс

3.1.1. Учет рабочего времени сотрудников, путем фиксации время прихода на рабочее место и ухода с рабочего места.

3.1.2. Формирование табеля учета рабочего времени – ежемесячно.

3.1.3. Ответственный – сотрудник отдела кадров.

3.2. Расчет и начисление заработной платы

3.2.1. Отправка на подтверждение табельных данных руководителями всех структурных подразделений предприятия. Ответственный – сотрудник отдела кадров.

3.2.2. Процесс подтверждения табеля учета рабочего времени. Ответственный – руководитель структурного подразделения.

3.2.3. Передача подтвержденного и утвержденного табеля учета рабочего времени в структурное подразделение «Бухгалтерия». Ответственный – сотрудник отдела кадров.

3.2.4. Запускается в автоматизированной системе расчет заработной платы, на основании внесенных данных из табеля учета рабочего времени. Формирование всех удержаний: налоги и страховые отчисления, если есть- отчисления по исполнительным листам. Ответственный – сотрудник бухгалтерии.

3.2.5. В автоматизированной системе формирование расчетно-платежной ведомости по всем сотрудникам. Ответственный – сотрудник бухгалтерии.

3.2.6. Проверка расчетных зарплатных данных и подписание ведомости у руководителя организации. Ответственный – сотрудник бухгалтерии.

3.2.7. Формирование расчетного листа индивидуально по каждому сотруднику. Раздача расчетных листов. Ответственный – сотрудник бухгалтерии.

3.3. Приказ на отпуск.

3.3.1. Формирование заявления на отпуск, подписание его у руководителя структурного подразделения, руководителя организации. Передача подписанного заявления в отдел кадров. Ответственный – сотрудник.

3.3.2. Прием заявления на отпуск у сотрудника, проверка на правильность заполнения заявления сотрудников. Ответственный – сотрудник отдела кадров.

3.3.3. Оформление приказа на отпуск. Передача данного приказа руководителю организации и руководителю структурного подразделения. Ответственный – сотрудник отдела кадров.