Файл: Проектирование ИС по складскому учету группы компаний «Диал».pdf

Директор по логистике склада — это руководитель, отвечающий за перспективное планирование и построение логистических прогнозов, создание информационных систем, внедрение в производство логистических систем, организация процесса проектирования, расчет логистических расходов и составление бюджета на логистику и контроль затрат. В его направление входит осуществление, планирование, применение и оптимизации площадей, складских систем и оборудования.

Отдел товарного планирования — отдел, отвечающий за оптимизацию товарных потоков внутри компании. Функционалом отдела является: аналитика планов, составление прогнозов, составление всех планов закупок, расчет всех изменений в заказах, бюджетирование, распределение входящих потоков, снижение потерь от дефицита.

Отдел закупок — данный отдел является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Отдел таможенного оформления — отдел отвечающий за таможенное оформление. Задачами данного отдела является: В полной мере реализовать политику РФ относительно таможни; следить за соблюдением таможенного законодательства; защищать экономические интересы РФ, оказывать содействие внешнеэкономическому развитию предприятий, граждан, регионов; осуществление ТО и таможенного контроля (ТК); взаимодействие с другими отделами таможенного органа.

Отдел обслуживания клиентов — отдел, отвечающий за обслуживание клиентов до, вовремя и после покупки товара или услуги с целью увеличения уровня удовлетворённости клиента.

1.2. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

На рисунке 2 предоставлена модель TO-BE контекстной диаграммы IDEF0 по автоматизации бизнес процессов складского учета^[2]. Блоком данной диаграммы является “Учет продукции на складе”. Складской учет — это сортовой, количественный оперативно-технический учет с целью осуществление мероприятий по повышению эффективности работы складского хозяйства, сокращению фактов пересортицы товара, снижению уровня недостач и предотвращению фактов хищения.

Данный блок связан с 14 дугами, а именно: 4 входа, 3 выхода, 4 управления и 3 механизма. Ниже предоставлено определение каждой из дуг:

Накладная — оформление перехода права собственности на товар или другие материальные ценности от продавца к покупателю. В накладной указывается: наименование (вид) товара, его цена, количество, общая стоимость, НДС и реквизиты передающей и принимающей сторон.

Информация о клиенте — это сведенья о клиенте. В ней указываются: название организации-заказчика, её географическое месторасположение, юридические данные, инициалы контактных лиц, фото, контактные данные, ФИО.

Заказ на поставку товара — предложение заказчика поставить товары с определением сроков, объемов, количества, ассортимента и других необходимых данных. Представляют собой следующий набор данных: номер заказа, название организации-заказчика, грузополучатель, номера телефонов, описание товара, условие, подпись, дата.

Информация о поставщике — это сведенья о поставщике. В ней указываются: наименование фирмы, организационно-правовая форма, наличие товарного знака, профиль деятельности, специализация, ФИО руководителей, юридический и фактический адрес, телефон, факс, е-mail банковские реквизиты.

Отчетность — свод показателей активов и обязательств предприятия, отчет о прибылях и убытках, оценка экономической эффективности деятельности предприятия^[9].

Прайс-лист — перечень наименований товаров, описание товара и их характеристика.

Расходная накладная — Применяется для учета расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Оформление расходной накладной: наименование организации, наименование склада, количество и сумма расхода каждого товара и ответственные за передачу и хранение товара.

Руководитель — наблюдение за работой сотрудников, ведение документооборота внутри подразделения, разработка графиков постановки и отгрузки товаров.

Работник(-и) отдела сбыта — подготовка и заключение договоров с покупателями на поставку выпускаемой продукции, анализ выполнения плана поставок

Работник(-и) отдела поставок — закупка, доставка, прием, хранение, предпродажная подготовка продукции.

Вычислительная техника — совокупность технических систем, необходимых для автоматизации бизнес процессов, процессов вычислений и обработки информации.

ГОСТы приказы и постановления РФ — стандарты, правила, требования и нормы по: безопасности труда, упаковке, маркировке, транспортировке и хранении, автоматизации транспортных складских систем и пр.

Техническое условие — документ, устанавливающий технические требования, которым должны удовлетворять конкретный товар, материал, изделие и пр. В нем должно быть указаны процедуры, с помощью которых можно установить соблюдение данных требований.

Инструкции — документ, содержащий правила, указания или руководства для руководителей и рабочих, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления тех или иных задач.

На рисунке 3 предоставлена диаграмма декомпозиции автоматизации учета продукции на складе. Блоками данной диаграммы является: Получение товара на складе, занесение в базу данных, оформление заявки, хранение товара и выдача товара.

На данную модель действует приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н (ред. от 24.10.2016) "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов" Раздел 6 “Учет материалов на складах”.

Получение товара на склад – Работник(-и) отдел поставок договаривается с поставщиками о получении товара на склад и заполняя товаротранспортную накладную при прибытии транспортных средств с грузом согласно инструкции 15.06.1965 N П-6 "Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству". Данные о товаре будут занесены в БД. Товар будет отравлен на хранение.

Занесение в базу данных – Руководитель вносят данные о клиенте, поставщике, о товаре и заказа согласно ГОСТу 34.321-96 “Информационные технологии (ИТ). Система стандартов по базам данных. Эталонная модель управления данными" и инструкциям. Для работы с БД необходима вычислительная техника.

Оформление заявки – При оформлении собирается необходимая информация о клиенте и подготавливается заказ на выбранный им товар(-ы). Заявка отправляется в БД.

Хранение товара – После получения груза, работники склада (грузчики) отправляют товар, согласно документации, в зарезервированный для него стеллаж. После чего на данный товар выписывается прейскурант(прайс-лист).

ГОСТы:

ГОСТ 12.3.020-80 Система стандартов безопасности труда. Процессы перемещения грузов на предприятиях. Общие требования безопасности.

ГОСТ 12.2.003-91 Система стандартов безопасности труда (ССБТ). Оборудование производственное. Общие требования безопасности.

ГОСТ 15150-69 Машины, приборы и другие технические изделия. Исполнения для различных климатических районов. Категории, условия эксплуатации, хранения и транспортирования в части воздействия климатических факторов внешней среды.

ГОСТ 27596-88 Системы производственные гибкие. Системы транспортно-складские автоматизированные. Классификация и обозначение.

ГОСТ 27779-88 Системы производственные гибкие. Высота загрузки технологического оборудования и автоматизированных транспортных складских систем (АТСС).

ГОСТ 27889-88 Системы производственные гибкие. Системы транспортно-складские автоматизированные. Параметры.

Выдача товара – При наличии товара на складе, согласно ГОСТ Р 51303-2013 "Торговля. Термины и определения", клиенту выдается товар, указанной в заявке на поставку товара. Работник отдела сбыта выдает товар, заполняет расходную накладную и отчет о движении товароматериальных ценностей, где сопоставляется приход/расход ТМЦ с фактическими данными для ведение на складе с подсчетом итогов, и сверка достоверности движения ТМЦ с данными бухучета.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

В рисунке 4 отображена информационная модель, в которой представлены задачи по выдачи оплаченного товара со склада клиенту и учет потупленного товара на склад. Данная информационная модель поделена на 3 области:

1. Область отображает процесс конфигурации ИС в части ввода клиентов, которые необходимы в рамках задачи для того, чтобы создать портрет клиента и зафиксировать за ним историю приобретения товаров для отчета; в части ввода заявок о получении товара, которые необходимы для учета проданного товара клиенту(-ам); в части ввода товаров, чтобы узнать о наличии того или иного товара на складе и при необходимости его заказать. Ввод данных производится оператором отдела сбыта. Форма «Ввод данных в БД о выдаче товара» предполагает выполнение 3 операций:

• редактирование справочника товаров;
• редактирование таблицы заявок о получении товара;
• редактирование справочника клиентов.

2. Область отображает процесс конфигурации ИС в части ввода поступления, для того чтобы учесть полученный товар и произвести дальнейшую настройку ИС в части ввода товаров и написания отчета; в части ввода поставщиков, чтобы зафиксировать данные о поставщиках: какой товар они предоставляют и по какой расценке, для последующей закупки. Ввод данных производится оператором отдела поставок. «Ввод данных в БД о поступлении товара» предполагает выполнение 2 операций:

• редактирование таблицы поступления;
• редактирование справочника поставщиков.

3. Область отображает то, что моделируема ИС предоставляет на выходе: при наличии товара(-ов) на складе формируется прайс-лист, клиент получает результатный документ, содержащий параметры совершённого платежа и являющийся его подтверждением; бухгалтеру передается расходная накладная (ТОРГ-14) совместно с отчетами для учета расхода/продажи материальных ценностей внутри организации. Руководителю необходимы отчеты, чтобы отслеживать действия сотрудников организации.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

В таблице 2 указаны используемые классификаторы и системы кодирования. Разработанные классификаторы позволяют упростить работу системы и повысить ее эффективность. Ниже приведено подробное описание классификаторов:

1. Классификатор поступления. Используется серийная система кодирования. Классификатор является локальным и состоит из шести знаков, состоящая из букв латинского алфавита и цифр.

Структурная формула классификатора поступления: Ф1 = [XXXXXX]. Пример строки: sat54e.

2. Классификатор заявок. Используется серийная система кодирования. Классификатор является локальным и состоит из шести знаков, состоящая из букв латинского алфавита и цифр.