Файл: Основные функции в системе менеджмента(Основные функции управления).pdf

- определения целей – при выборе первостепенных целей и ранжированию целей по значимости;

- планирования – при установлении последовательности действий и обеспеченности ресурсами;

- организации – при распределении ресурсов, расстановке персонала, установлении заданий;

- контроля – выборе наиболее значимых отклонений и определении очередности корректирующих действий.

Из этих соображений координация отнесена к общим функциям, не включенным в управленческий цикл.

По своему характеру координационная деятельность бывает:

- превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

- устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе;

- регулирующая, т.е. способствующая сохранению существующей схемы работы;

- стимулирующая, т.е. улучшающая деятельность системы или существующей организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Для выполнения данной функции используются:

- всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы);

- результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, и т.д.;

- технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации.

С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).

ГЛАВА 2. Анализ использования функций управления в ООО «Пегас Туристик»

2.1 Краткая характеристика ООО «Пегас Туристик»

PEGAS Touristik – один из лидеров российской туристской отрасли и одна из крупнейших международных туристских компаний. История компании началась в последней четверти ХХ века.

PEGAS Touristik сегодня – это современная универсальная туристская компания, которая предлагает широкий спектр услуг для всех групп клиентов, активно участвует в социальной и экономической жизни страны.

На сегодняшний день компания:

- отправляет туристов на отдых из 50 городов РФ;

- предлагает отдых на лучших курортах и отелях (2500 отелей) в 22 странах мира;

- организует групповые, индивидуальные, корпоративные, спортивные и VIP туры;

- предлагает 7 дней в неделю, 24 часа в сутки онлайн заказ туров и билетов на регулярные рейсы по всему миру как аккредитованный агент IATA;

- оказывает качественное обслуживание в более чем 820 фирменных офисах продаж в 257 городах.

Задачи компании:

- предоставлять качественное обслуживание;

- оказывать услуги в соответствии с современными стандартами сервиса;

- уделять внимание пожеланиям клиентов и оказывать максимальную заботу;

- стараться, чтобы каждое решение принималось в интересах клиентов;

- предлагать именно то, что нужно клиенту, и предвосхищать его желания.

Компания «Пегас Туристик» образована в 1994 году и присутствует на рынке г.Москва более 20 лет. В Москве присутствует 91 офис компании. Объектом анализа является офис ООО «Пегас Туристик», расположенный по адресу: 123519, г. Москва, ул. Коккинаки, д. 4, пом. IV.

Свою деятельность на рынке туристических услуг компания осуществляет на основании лицензии на проведение туристической деятельности, выданной Государственным комитетом Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму (в настоящий момент данное учреждение переименовано в Федеральное агентство по туризму)

ООО «Пегас Туристик» осуществляет свою деятельность на условиях франшизы.

2.2 Особенности функций управления ООО «Пегас Туристик»

В данном вопросе рассмотрим особенности реализации общих функций менеджмента в ООО «Пегас Туристик».

Решение о выборе организационной структуры управления принимается высшим руководством компании. Наиболее лучшей структурой организации считают такую структуру, которая позволяет эффективно взаимодействовать с внутренней и внешней средой, удовлетворять потребности сотрудников и организации в целом, а также наиболее эффективно достигать поставленных целей.

Организационная структура рассматриваемого туристического агентства ООО «Пегас Туристик» наглядно представлена на рисунке 3.

Рисунок 3 – Организационная структура ООО «Пегас Туристик»

В штате ООО «Пегас Туристик» присутствуют:

Директор – занимается координацией деятельности работников предприятия сферы услуг, заключает договора, принимает сотрудников на работу и увольняет, распоряжается финансами предприятия.

Главный бухгалтер отвечает за финансово-хозяйственную деятельность предприятия, занимается непосредственно обработкой текущих бухгалтерских документов и подготовкой аналитических данных для составления бухгалтерской отчетности.

Администратор – контролирует работу менеджеров-консультатнов, чьей функцией является непосредственно работа с клиентами, оформление документов, работа с партнерами и т.д.

Менеджер по въездному туризму – работает непосредственно с клиентами, разрабатывает туры и экскурсии по России.

Менеджер по выездному туризму – разрабатывает туры и экскурсии по странам ближнего и дальнего зарубежья.

Менеджеры имеют многочисленные должностные обязанности. Они:

- разрабатывают новые туристские и экскурсионные маршруты, выбирают страны, города, гостиницы;

- определяют достопримечательности, объекты архитектуры;

- консультируют клиентов и ведут клиентскую базу;

- принимают иностранных туристов;

- бронируют билеты и гостиницы;

- заказывают трансфер;

- оформляют туристские путевки;

- оформляют документы для получения виз и страховок;

- привлекают новых клиентов;

- взаимодействуют с контрагентами, которые занимаются предоставлением туристских услуг;

- разрешают проблемные ситуации, которые формируются у туристов;

- совершенствуют своих знания в сфере инфраструктуры страны и городов, особенностей населения, культуры, обычаев и т.д.;

- изучают новинки туристской индустрии;

- изучают характеристики гостиниц, апартаментов, а также иных средств размещения туристов, выявляют объекты делового и спортивного назначения;

- участвуют в туристских выставках;

- готовят материалы для того, чтобы издавать рекламные каталоги и буклеты.

Система управления ООО «Пегас Туристик» имеет линейно-функциональную структуру, характеризующуюся управляющим воздействием на разработку и принятие решений одним должностным лицом (директором).

Функция планирования предполагает, что в организации осуществляются следующие действия:

- на основе изучения интересов основных групп влияния и внешней среды формулируется миссия компании;

- на основе возможностей компании и требований рынка устанавливаются ее краткосрочные и долгосрочные цели;

- на основе установленных краткосрочных и долгосрочных целей компании и состояния внешней и внутренней среды определяются альтернативные стратегии;

- для осуществления стратегий в организации разрабатываются политика и процедуры, которые устанавливают стандарты и нормы в действиях членов компании;

- практическая работа в подразделениях основывается на оперативных планах;

- планы организации в целом и ее частей обеспечиваются системой показателей и финансовыми ресурсами для их осуществления.

Определение миссии необходимо для того, чтобы выявить, в чем заключается основная задача предприятия и любую деятельность предприятия подчинить ее решению.

Формирование миссии позволяет определить, для чего существует конкретная организация, причем данное определение не изменяется обычно на протяжении всего цикла жизнедеятельности организации. Выработка новой миссии обычно приводит к созданию нового предприятия.

Ответ на вопрос «Кто мы, что мы делаем и куда направляемся?» определит курс, который должна взять фирма, и поможет выработать сильную индивидуальность.

Миссия может быть сформулирована как в виде одной фразы, так и в виде многостраничного программного заявления руководства компании, в котором отражаются все аспекты согласования интересов различных групп и основные характеристики компании.

Миссия ООО «Пегас Туристик»: «Продажа качественного туристского продукта поможет занять нам лидирующее положение на рынке по доле и прибыли, что приведет к процветанию нашего общего дела и общества, в котором мы живем и работаем».

Цели организации определяются после получения формулировки миссии, то есть миссия, с одной стороны, дает возможность установить, какие цели необходимо поставить, чтобы деятельность предприятия соответствовала его миссии, а с другой, – отсекает часть возможных целей.

Установление целей переводит видение и направление развития компании в конкретные задачи, связанные с производством и результатами деятельности фирмы. Цели являются обязательством управленческого аппарата добиться определенных результатов в установленное время.

Обычно выделяют долгосрочные и краткосрочные цели. Разделение целей на краткосрочные и долгосрочные имеет принципиальное значение, так как эти цели существенно различаются по содержанию. Для краткосрочных целей характерна большая конкретизация и детализация, чем для долгосрочных. Иногда между долгосрочными и краткосрочными целями устанавливаются промежуточные цели, их называют среднесрочными.

Цели ООО «Пегас Туристик»:

- увеличение доли рынка;

- повышение объемов продаж туристского продукта;

- повышение качества туристской продукции;

- развитие коллектива предприятия.

Стратегия развития ООО «Пегас Туристик» – стратегия концентрированного роста. Используя стратегию концентрированного, роста фирма стремиться улучшить свой продукт или начать производить новый, не меняя при этом отрасли, что касается рынка, то фирма ведет поиск возможностей улучшения своего положения на существующем рынке либо же перехода на новый рынок.

Мотивировать означает побуждать, как управленческая категория, это воздействие на побудительные факторы сотрудника, под влиянием которых у него возникает потребность работать таким образом, чтобы содействовать достижению целей. Стимулирование труда представляет собой способ управления трудовым поведением работника, который состоит в целенаправленном воздействии на поведение персонала посредством влияния на условия его жизнедеятельности, используя при этом мотивы, движущие его деятельностью.

В ООО «Пегас Туристик» уровень работ всех сотрудников определен должностными инструкциями, внутренними нормативными документами, а также действующим законодательством.

В управлении персоналом ООО «Пегас Туристик» следует отметить применение таких групп методов:

1. Административно-организационных методов управления:

- регулируются взаимоотношения между сотрудниками, используя для этого положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;

- используется властная мотивация во время того, как управляется текущая деятельность предприятия.

2. Экономических методов управления:

- осуществлении материального стимулирования труда работников: основной заработной платы и премиальных по итогам труда.

3. Социально-психологических методов управления:

- у сотрудников развивается чувство принадлежности к организации в результате того, что формируются стандарты обслуживания, ведется корпоративная реклама, широко используются логотипы компаний и т.п.;

- труд работников стимулируется на основании того, что предоставляются социальные гарантии, организовываются организационные праздники сотрудникам и их детям.

Необходимо отметить наличие ключевого акцента в том, чтобы развивать систему стимулирования персонала, на осуществление материальных методов стимулирования. Со стороны ООО «Пегас Туристик» происходит самостоятельная установка вида, системы, оплаты труда, размеров тарифных ставок, а также должностных окладов, формы материального поощрения. Закрепление основных правил оплаты труда и премирования происходит в Положении об оплате труда работников ООО «Пегас Туристик», который утвержден на основании приказа директора. Для всех вновь принимаемых на работу сотрудников требуется в обязательном порядке ознакомление с таким положением. Определение индивидуальных заработков каждого работника происходит на основании их личного трудового вклада, качества труда, результатов производственно-хозяйственной деятельности компании. В качестве базы используется тарифная система оплаты труда.