Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Расчет заработной платы» на предприятии.pdf

Следующим этапом выявим зоны наибольшего сосредоточения затрат. Для этого сопоставим коэффициенты значимости и затрат каждой функции в таблице 13.

Таблица 13 – Сопоставление коэффициентов значимости и коэффициентов затрат

Так как описанные ранее функции являют собой единый цикл, значит их значимость будет равной. В теории и практике ФСА оправданное соотношение между затратами и функцией должно быть равным или близким к 1. Если коэффициент затрат меньше 1, соотношение считают более благоприятным. При коэффициенте, превышающем 1, рекомендуется принимать меры по снижению затрат на получение функции^[19]. Рассчитаем коэффициенты затрат для каждой функции и получим следующие результаты: = 1,65; = 0,59; = 0,44; = 1,11; = 1,22.

Следовательно, меры по снижению затрат необходимо принять для таких операций как: Формирование з/п, налогов и прочих удержаний, Согласование платежной ведомости, Выполнение перечисления з/п на карты сотрудников.

Первая и третья из выделенных операций осуществляется в автоматизированной системе АИС_УиК, однако, она морально устарела, и поэтому случаются сбои и простои в выполнении операций. Вторая функция осуществляется в ручную, таким образом: расчетно-платёжная ведомость распечатывается на бумажный носитель и бухгалтер относит ее на подпись главному бухгалтеру. Нами предлагается внедрить новую систему 1С: Бухгалтерия^[20] и устранить вторую из выделенных операций путем внедрения цифровой подписи.

Таким образом, на основании предлагаемых мероприятий построим модель бизнес-функции «Подготовка к расчету заработной платы» «как должно быть».

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть».

Поскольку преобразования коснулись только бизнес-функции «Подготовка к расчету заработной платы», то целесообразно отразить на модели «как должно быть» только ее (рис. 4).

Рисунок 4 – Модель бизнес-функции «подготовка к расчету з/п» «как должно быть»

Для грамотного составления регламента нового бизнес-процесса необходимо определить владелец процесса, выходы и входы процесса; ресурсы процесса (табл. 14).

Таблица 14 – Определение границ и параметром бизнес-процесса «Расчет заработной платы» с учетом изменений

Как видно из таблицы 14, изменения коснулись ресурсов и управленческих воздействий рассматриваемого бизнес-процесса в рамках бизнес-функции «подготовка к расчету з/п».

Для того чтобы устранить несоответствия модели «как есть» и модели «как будет» необходимо разработать проект реинжиниринга бизнес-процесса^[21] «Расчет заработной платы».

Первым этапом разработки проекта по реинжинирингу бизнес-процесса «Расчет заработной платы» является формулировка целей проекта. Построим дерево целей^[22] проекта по реинжинирингу бизнес-процессов (рис. 5).

Рисунок 5 – Дерево целей проекта по реинжинирингу бизнес-процесса

Предложенная система целей позволит оптимизировать бизнес-процесс «Расчет заработной платы» и достигнуть повышения его эффективности.

Исходя из целей, сформируем критерии эффективности процесса «Расчет заработной платы»:

1. высокое качество результата бизнес-процесса;
2. малая длительность бизнес-операции;
3. низкая стоимость бизнес-операции.

Таким образом, конкретные цели проекта по реинжинирингу бизнес-процесса «Расчет заработной платы» по выбранным критериям следующие:

1. увеличение качества результата бизнес-процесса на 90% поможет увеличить эффективность от процесса на 7%;
2. повышение квалификации персонала на 50% позволит увеличить эффективностьна 15%;
3. снижение средней длительности операции на 95% позволит увеличить эффективность на 10%.

Бизнес-целью разрабатываемого проекта является повышение эффективности бизнес-процесса «Расчет заработной платы» путем оптимизации его бизнес-функций и сокращения их стоимости. Для системного представления результатов обоснования проекта используем матрицу структурированных бизнес-выгод^[23] (табл.15).

Таблица 15 – Идентификация выгод проекта

Результаты проекта:

1. увеличение прибыли из-за снижения себестоимости процесса;
2. увеличение количества потребителей результатов процесса;
3. сокращение длительности бизнес-процесса;
4. повышение производительности труда сотрудников бухгалтерии.

Допущения проекта: стоимость лицензий на ПО сторонних разработчиков не изменится.

Ограничения: предприятие должно обязательно пройти процедуру сертификации ISO 9001.

Сроки и этапы реализации проекта:

15.11.2019 – 15.11.2020 год:

Первый этап. Сроки: 15/11/2019- 25/02/2020 год;

Второй этап. Сроки: 26/01/2020 – 09/11/2020 год;

I Этап:

В ходе данного этапа формулируются предпосылки для осуществления проекта. Содержание этапа включает анализ нормативно-правовой базы для нахождения ключевых проблем, которые препятствуют широкому внедрению ИТ, анализ эффективности расходов средств, которые выделяются на информатизацию, анализ зарубежного опыта внедрения АИС, изучение опыта работы в сфере подобных компаний.

В качестве результатов 1-го этапа формируются системы мониторинга:

• глобальных тенденций развития автоматизированных систем и их применения в сфере деятельности предприятия;
• широты применения АИС в подобных фирмах;
• результативности затрат ИТ-сфере;
• результативности применения АИС, информационных ресурсов в организациях;

На данном этапе важным моментом является подготовка пакета нормативных документов, направленных на разрешение проблем, связанных с внедрением в эксплуатацию АИС в работу предприятия. Нужно начинать обучение персонала организации работе с 1С:Бухгалтерией до реализации проекта.

II Этап:

Здесь на основе проведенного анализа и созданного нормативного фундамента осуществляется реализация проекта по внедрению в эксплуатацию 1С:Бухгалтерию в рассматриваемую организацию. Он, в свою очередь, делится на следующие составляющие:

1. Составляющая техническая.

Покупка восьми персональных компьютеров, трех лазерных принтеров, коммутационного оборудования, в том числе, одного оптоволоконного кабеля.

После экспертного мониторинга регионального рынка компьютерного оборудования было выбрано предприятие ООО «Линкас», в котором были осуществлены закупки оборудования на общую сумму 455,404 тыс. руб., в том числе следующего (табл. 16).

Таблица 16 – Характеристика и стоимость закупленного оборудования

Продолжение таблицы 16

2. Программная составляющая.

Новые персональные компьютеры должны быть обеспечены соответствующей операционной системой. Был проведен анализ рынка операционных систем, и был сделан вывод, что выгодным вариантом является приобретение готового решения. Оценка альтернатив, привела к решению выбрать на систему Microsoft Windows 10, поскольку она полностью удовлетворяют требованиям к общему программному обеспечению. Для покупки Windows 10 также было избрано ООО «Линкас», стоимость ОС составила 17,59 тыс. руб.

Кроме операционной системы нужно купить саму 1С:Бухгалтерию: 360 тыс. руб. Итого по программному обеспечению 377,59 тыс. руб.

Персонал:

Для оптимизации бизнес-процесса нужно осуществить ротацию сотрудников фирмы. Для начала нужно увеличить численность и повысить профессионализм расчетного отдела. Для эффективного взаимодействия с 1С:Бухгалтерией, обучения работе с ней и постоянного консультирования ее непосредственных пользователей, и, кроме того, иной работы с АИС, нужно принять на работу IT-специалиста для занятия должности системного администратора.

В результате проведения реинжиниринга бизнес-процессов затраты на бизнес-функции составят (табл. 17).

Таблица 17 – Затраты, необходимые для выполнения новых функций

Продолжение таблицы 17

Таким образом, в результате внедрения изменений стоимость бизнес-функции уменьшится в два раза. Это доказывает эффективность и целесообразность внедряемых изменений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе исследования нами были получены следующие результаты и сделаны аналитические выводы.