Файл: Автоматизация учета кадров (Постановка задачи).pdf

Введение

В наше время, которое называют веком информационных технологий, особое значение во всех сферах человеческой деятельности играет информация. Все большее внимание уделяется информированности о том или ином объекте, будь это крупная фирма или человек. Без полной информации практически невозможно решать серьезные задачи, добиваться реализации своей цели.

На каждом предприятии есть такое структурное подразделение как отдел кадров. Эффективность работы предприятия во многом зависит от профессионализма сотрудников, прием которого осуществляет именно это подразделение. Сотрудники отдела кадров должны быстро и качественно собрать информацию о человеке, обработать и проверить ее, а затем предоставить начальству. Чем раньше руководство получит информацию, тем быстрее будет заполнено рабочее место, и предприятие будет работать, не останавливая работу. Функциональная роль отдела кадров на предприятии очень велика по той причине, что именно в отделе кадров мы находим интересующую нас информацию о рабочих, служащих предприятия.

Но информация - это еще не все. В постоянно изменяющихся условиях нужно особое внимание уделить динамике изменения информации и наиболее быстрому доступу к ней. Не следует забывать и об удобстве и простоте пользования полученными данными. Время обработки информации иногда может превышать время ее получения, что ведет к замедлению принятия решения. Сейчас это особенно актуально в отделах кадров, работающих по-старинке, где теряется время на поиск нужной информации о рабочих.

Все вышеперечисленное практически невозможно себе представить без применения современных средств, сбора и обработки информации. Именно с использованием вычислительной техники достигаются высокие результаты в скорости получения информации и удобства работы с ней. Весь этот процесс перехода от старых принципов работы к информационным технологиям называется автоматизацией.

Персональный компьютер уменьшает время выполнения операций и при наличии специального программного обеспечения возможно выполнение некоторых функций в автоматическом режиме.

Цель автоматизация учета кадров позволяет решить следующие проблемы:

- исключить ошибки при неправильном вводе,

- исключить ошибки при подведении итогов,

- исключить задержки при обработке данных.

- свести к минимуму документы на бумажных носителях и др.

При грамотном использовании программного обеспечения можно свести документооборот к минимуму, уменьшить количество промежуточной документации.

Таким образом, можно сделать вывод, что тема данной курсовой работы является весьма актуальной в настоящее время.

1 Организационно - экономическая сущность задачи

Организационной сущность - порядок разработки и последующего использования уже готового информационного и программного обеспечения решаемой задачи.

Экономической сущность - характеристика системы технико-экономических показателей и документации.

1.1 Постановка задачи

Основной целью данной курсовой работы является автоматизация учета кадров на предприятии. Для этого необходимо разработать:

1) Кодификатор;

3) Классификатор;

4) Входные документы;

5) Выходные документы.

В этих документах отражается перечень работников, их поступление, движение и выбытие.

Учет кадров входит в обязанности отдела кадров. Исходные данные работники этого отела получают на основании входных документов.

Необходимость автоматизации данной задачи является наличие большого объема обрабатываемой информации и необходимость выполнения этой обработки как можно быстрее.

Выходные данные могут использоваться руководителями предприятий, аудиторами и налоговыми службами как на магнитных, так и на бумажных носителях.

Данные, необходимые для обработки, могут вноситься вручную, автоматизировано, а так же автоматически, и реализоваться на бумажном или электронном носителе.

Все вышеописанные задачи выполняются с использованием программы «1С Предприятие» на компьютере с микропроцессором серии Pentium, так как это является наиболее удобным.

1.2 Система показателей и методов их расчета

В списочный состав кадров включаются все работники, явившиеся на работу (явочный состав), а также работники, находящиеся в отпуске, командировке, не явившиеся по болезни, не явившиеся без уважительных причин, занятые выполнением государственных и общественных обязанностей и т.п. В списочный состав работников также входят все рабочие и служащие, принятые на работу, связанную как с основной, так и не с основной деятельностью на срок 1 день и больше, со дня зачисления их на работу. Включение в списочный состав производится со дня зачисления.

Списочное число работающих в связи с приемом и увольнением постоянно меняется и может быть дано только на определенную дату, поэтому для характеристики численности за плановый период для учета и планирования определяют среднесписочную численность (r).

Среднесписочная численность работников за месяц рассчитывается путем суммирования списочного состава работников за все дни месяца (включая выходные и праздничные дни) и деления на число календарных дней в месяц. При этом списочная численность работников в выходные и праздничные дни берется по предшествующему рабочему дню.

Среднесписочная численность работников за квартал определяется как сумма среднесписочной численности за каждый месяц и делится на три (независимо работало предприятие все месяцы или нет).

Среднесписочная численность работников за год определяется как сумма среднесписочной численности за все месяцы и делится на 12.

Среднесписочная численность работников с начала года определяется как сумма среднесписочной численности за соответствующие месяцы и делится на соответствующее количество месяцев.

В результате постоянного приема и увольнения состав кадров предприятия все время меняется. Это изменение называется движением или оборотом кадров.

Коэффициент текучести кадров

где rув — уволенные по собственному желанию и по инициативе администрации;

r — среднесписочная численность работников за определенный период.

Коэффициент оборота кадров по увольнению

где rув — все уволенные работники за определенный период.

Коэффициент оборота кадров по приему

где rприн — все принятые работники за определенный период.

Общий коэффициент оборота работников на предприятии

К общ. об = К об. по ув. + К об. прием , или К общ. об = (все уволенные + все принятые)/r

Коэффициент постоянства кадров

где rн — работники, состоящие в списочном составе весь календарный год.

Все показатели, которые используются в модели, можно разделить на следующие группы:

1. Входные документы отражают поступление кадров на предприятие. Входные показатели делятся на постоянные, значения которых не меняются в течение времени, и переменные, значения которых меняется во времени.

2. Нормативно-справочные – нормы и нормативы, необходимые при решении задач организации и планирования труда в сфере материального производства и управления.

3. Выходные документы отражают сведения о кадровых ресурсах.

2 Информационное обеспечение

2.1 Проектирование классификаторов

В настоящее время общество не стоит на месте, оно развивается и ищет все новые способы для удобной жизни, в том числе и в сфере информационных систем. Поэтому для создания более удобных условий передачи и обработки информации, сокращения записей возникла необходимость применения различного рода условных обозначений – кодов. Кодирование – возможность представления информации компактной форме, сокращения ручного труда при вводе данных в компьютер.

Классификация и последующее кодирование данных дают возможность составить коду подробную характеристику предмета, тогда как по названиям этого сделать нельзя. Кроме того, применение кодов облегчает группировку информации, ведь без применения данного рода условных обозначений она была бы весьма затруднена из-за большого количества учитываемых признаков и разветвлённой классификации.

При автоматизированной обработке данных классификация и кодирование являются необходимыми элементами для обеспечения однозначности понимания предметов как человеком, так и компьютером, и сокращения затрат труда и средств.

На наш взгляд, приступая к системе кодирования и классификации информации, нужно ознакомиться с основными определениями:

Классификация – результат распределения множества данных на группы.

Классификатор – документ, который содержит перечень объектов, сформированный в соответствии с выбранной системой классификации.

Кодирование – процесс представления данных с помощью определенного кода.

Код – совокупность знаков для обозначения объекта на основе выбора одного или нескольких алфавитов (цифровой, буквенный, смешанный); группа признаков, которыми обозначается объект кодирования в соответствии с принятой системой кодирования.

Система кодирования – совокупность правил образования кода. Она достаточно проста в применении, имеет возможность автоматической группировки позиций по признакам, закреплённым за отдельным разрядом кода, и автоматическое получение итогов нескольких степеней; код содержит подробную характеристику объекта и легко заполняется; легко произвести сортировку по любым разрядам кода.

Кодификатор – документ (таблица), отражающий порядок формирования кода и позволяющий представить структуру кода.

Составим кодификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение А).

Таблица 1 - Кодификатор сотрудников фирмы «Радуга»

После кодирования кадров фирмы целесообразно разработать их отдельные группы, т.е. разработать классификатор кадров. Разработаем классификатор сотрудников фирмы «Радуга» (Приложение Б).

Таблица 2 – Классификатор сотрудников фирмы «Радуга»