Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организациями.pdf

В случае, когда руководитель является источником коммуникации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. Кроме того важно, чтобы руководителем был правильно оценен процесс расшифровки и получения информации, а обратная связь.

Специалистами утверждается, что наиболее важным фактором, которые «общность» в коммуникациях между источником коммуникации и получателем информации, выступают изменения, происходящие в ее кодировании и расшифровке. Установление наиболее эффективных коммуникаций происходит в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Как правило, в случае, когда данные процессы разнородные, эффективность коммуникации существенно снижается.

Данная тенденция возникает в случае того, когда персонал организации имеет различный опыт, использует разную лексику, обладает разными знаниями, интересами и т. п.

В организации общение, взаимодействие между сотрудниками играет довольно важную роль. Взаимодействуя друг с другом, коллеги по работе приводят свою организацию к вершинам успеха. Люди должны понимать, что в связи с огромной конкуренцией на современном рынке, доброжелательное и благополучное общение на предприятии просто необходимо. Коммуникацию, связанную с организацией, можно разделить на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя коммуникация представляет собой взаимодействие организации и сотрудников с социумом. Это очень важная коммуникация, ведь то, как ты можешь общаться, правильно взаимодействовать с другими предприятиями и обществом, может зависеть успех деятельности предприятия.

Внутренняя коммуникация в организации – процесс взаимодействия сотрудников, их взаимопонимание и взаимодополнение друг друга, которое приводит к успеху их организацию. С помощью коммуникации сотрудники получают необходимые знания и мотивацию, которые могут помочь им в дальнейшем. Общение всегда приводит к коммуникативному процессу – процессу передачи и обработки информации между людьми.

В организации все сотрудники входят в составе групп в систему межличностных отношений. Группа является сугубо замкнутым объединением различным по количеству лиц. Они вступают между собой во взаимодействие, зависят и влияют друг на друга, с какой-либо данной целью. Выполняют разные обязанности для координации совместной деятельности. Такая группа ощущает себя как целое. Как известно, признаком коллектива можно также считать поддержание и следование определенной культуре, наличие общих ценностей, норм поведения, подчинение единым требованиям к облику его членов. Важным является в группе построение коммуникации. Без коммуникативного процесса слаженность действий группы достичь не возможно.

Роль коммуникации очень велика, не только просто в повседневной жизни, но и в отдельных отраслях, сферах жизни. Из каждого отдельного, самого маленького общения, складывается большой коммуникативный процесс. Что же касается организации, то здесь роль общения жизненно необходима. Благоприятное общение, как между сотрудниками, так и с руководителем обеспечивает жизнь организации, ее процветание, а не просто существование.

Без коммуникации (в широком смысле) в принципе не возможна организованная деятельность, ведь организация — это объединение людей, которому для функционирования необходима система обмена информацией. При её отсутствии объединение превращается во множество изолированных друг от друга индивидов. Таким образом коммуникации — это нервная система организации.

Коммуникация — процесс установления и развития контактов между живыми существами, порождаемый потребностями совместной деятельности, включающий в себя обмен информацией, обладающий взаимным восприятием и попытками влияния друг на друга. Вне общения невозможна человеческая деятельность.

1.2. Модели и типы коммуникации

Коммуникация в организациях является сложным и динамичным процессом. Его можно рассматривать как действие, как взаимодействие, а также и как процесс. В зависимости от этого и различаются модели коммуникации.

Рассмотрим данные модели. Модель процесса коммуникации как действия представлена на рис.1.

Расшифрованное
сообщение

Закодированное
сообщение

Канал связи

Получатель

Источник

Символы Сигналы

Рис. 1. Модель коммуникации как действия^[7]

В данной модели источник коммуникации разрабатывает послание, которое состоит из символов. Далее символы превращаются в сигналы, или кодируются. Эти сигналы посылаются через каналы для получателя информации, которым они расшифровываются или интерпретируются.

Данная модель включает также звук, оказывающий влияние на процесс. Изначально эта модель коммуникационного процесса применялась в электронной коммуникации, однако использовалась также для описания коммуникации между людьми. Коммуникация рассматривалась как односторонний процесс. В данной модели нет места для обратной связи.

Модель коммуникации как взаимодействия по сравнению с предыдущей моделью отличает наличие обратной связи. Данная модель неоднократно подвергалась критике за неточность. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Данная модель коммуникационного процесса представлена на рис. 2.

Расшифрованное
сообщение

Закодированное
сообщение

Получатель

Источник

Канал связи

Расшифрованное
сообщение

Закодированное
сообщение

Получатель

Канал связи

Источник

Рис. 2. Модель коммуникации как взаимодействия^[8]

Современные модели коммуникации считаются более полными, поскольку рассматривают коммуникацию как процесс.

Наиболее важное отличие данной модели состоит в том, что коммуникационный процесс больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Суть модели коммуникации как процесса заключается в том, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя информации.

Развитие данной модели отражает трансформацию представлений о коммуникации: от линейной модели до модели процесса с акцентом на внутренние и внешние факторы.

Модель коммуникации как процесса представлена на рис. 3.

Внутренняя информация

Внутренняя информация

Канал

Устные
сообщения

Звук

Устные
сообщения

Источник

Получатель

Источник

Получатель

Канал

Внутренняя информация

Внутренняя информация

Рис. 3. Модель коммуникации как процесса^[9]

Далее рассмотрим основные типы коммуникации:

1. Внутриличностная коммуникация

Данный вид коммуникации возникает внутри самого индивидуума. В этом случае индивидуум выступает и как посылающая, и как принимающая информацию сторона, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

1. Межличностная коммуникация

Представляет собой коммуникацию с другим человеком. Является самым распространенным типом коммуникации. В межличностной коммуникации люди действуют и как принимающая, и как посылающая информацию стороны. Посланием выступает предоставляемая информация, а канал ее передачи, как правило, взгляд или звук, обратная связь - ответ каждого участника коммуникационного процесса.

1. Коммуникация в малой группе

В малой группе каждый человек имеет равные шансы на участие в обсуждении, а также обладает возможностью быть легко услышанным и взаимодействовать с другими. Такое взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10—12 человек.

Малые группы составляет нескольких индивидуумов, которые посылают и получают информацию. Этим обуславливается вероятность возникновения недопонимания. Что касаемо каналов связи, то они более структурированы. Часто в организациях малые группы называют «командами». Однако команды не всегда могут быть полезны для организации, поскольку одни люди склонны к работе в группе, а эффективность других при командном взаимодействии снижается.

1. Общественная коммуникация

В общественной коммуникации источник информации передает послание аудитории (получателям информации). Данный тип коммуникации возникает в том случае, если группа слишком большая, что не позволяет ее членам принимать эффективное участие в работе группы.

Каналы коммуникации те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако также возможно использование технических средств, например средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Обратная связь достаточно ограничена. Как правило, общественная коммуникация осуществляется в формальных организациях, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающих. Однако аудитория все же выражает свое отношение к оратору. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

1. Внутренняя оперативная коммуникация

Это структурированный коммуникационный процесс в пределах организации, непосредственно направленный на достижение ее целей. Структура коммуникации подразумевает, что она является частью деятельности компании. Рабочие цели организации связаны с ее непосредственной деятельностью, к примеру, производственной или деятельностью, относящейся к сфере услуг.

Примерами данного типа коммуникации являются связь между отделами организации, отчеты отдела реализации товаров или ведомости складского учета, передающие информацию о потребностях отделу оперативного планирования.

1. Внешняя оперативная коммуникация

Данный вид коммуникации связан с достижением организациями своих целей или межорганизационной деятельностью. Коммуникационный процесс осуществляется между организацией и внешними образованиями. Сюда относится взаимоотношения с правительственными, государственными и региональными органами, а также общественностью. Данный тип коммуникаций важен, поскольку эффективность деятельности любой организации зависит от внешней среды.

1. Личностная коммуникация

Взаимоотношения между работниками не всегда могут опираться на рабочие задания. Люди постоянно нуждаются в общении. Поэтому в организации особое место занимает личностная коммуникация.

На коммуникационный процесс оказывают влияние некоторые факторы:

1. Должностное положение

Процесс коммуникации в формальных организациях связан с положением работников. Как правило, коммуникационный процесс имеет вертикальную направленность. Однако существуют и другие измерения информационного потока, которые также заслуживают внимания: коммуникационные потоки сверху вниз, снизу вверх и горизонтальные. В большинстве организаций эти три потока существуют одновременно или в различные периоды времени.

Восприятие работниками коммуникаций определяется различными факторами, например изменением информации или же рабочего окружения сотрудников, определенное влияние оказывает и прошлый опыт. В действующей организации приказы высшего руководителя фильтруются, а затем воспринимаются. Процесс фильтрации представлен на рис. 4.

Прошлый опыт

Информационная смесь

Стимулы

Восприятие

Личностные факторы

Рис. 4. Процесс фильтрации информации^[10]

1. Стиль управления

Руководство оказывает непосредственное влияние на коммуникационный процесс организации. Из-за высокой степени вероятности искажения информации при передаче послания, руководством могут устанавливаться правила, согласно которым послания должны будут передаваться в определенном направлении и последовательности. На практике, наиболее эффективными организациями являются те, в которых поощряется участие каждого члена организации в коммуникационном процессе, где не приветствуется единоличный контроль над организационными коммуникациями.

1. Разделение труда.

Разделение труда в организации значительно облегчает коммуникации между ее работниками.

Это обусловлено следующими причинами:

• работники лучше понимают свои задачи;
• цели отделов организации являются общими;
• расстояние между рабочими местами при разделении труда обычно сокращается.

Для стабильных организаций, которые характеризуются лишь небольшими технологическими и кадровыми изменениями, следует разработать систему коммуникаций благодаря рутинности передачи информации и ее содержания. В динамичной организации большое значение приобретает точность информации. В таких организациях часто передается нерутинная информация, для чего нередко приходится перестраивать коммуникационный процесс.